《“三步九扣”发放好会议材料》

“三步九扣”发放好会议材料

发放会议材料，既是办公室人员的经常性工作，也是办会人员的常规性事务，貌似简单，想做好并不容易。 

发放前，精心谋划、想透全程 

紧扣会议方案，确定材料发放形式。主动对接会务承办人员或会务组，研究会议实施方案、会议指南等，及时掌握材料发放的时间、地点、对象及其他要求，并根据不同的会议规模，确定不同的发放方式。 

比如，对人数较少、议程简单的小型会议，既可以会前根据登记记录依次发放材料，也可以在时间紧急的情况下，先行按份号依次发放材料，会中及时做好补登工作；对人数较多、形式复杂的大型会议，要在会前根据会务工作部署，制定材料发放任务及人员分工安排方案，明确具体责任，并制定会议材料运行表，明确发文日期、材料标题、供稿单位、送印时限、交付时限、分发时限、分发范围等，施行“挂图作战”，确保发放材料准确、及时、安全。 

紧扣运转环节，协调起草、印制、运输三方。主动对接材料起草组负责人或具体起草人员，动态掌握材料的起草、呈报、签批等情况，尽力压缩定稿与印制之间的运转时间，留足会前发放材料的准备时间，可根据材料类别、密级、数量等的变化灵活调整人员分工。 

主动对接印制部门，按照主次先后和轻重缓急，优先印制时间紧急、重要的会议材料，及时按程序交付发文人员。 

如遇到材料不能按计划印制、交付的情况，要第一时间向会务负责人或相关领导汇报并提出合理的补救建议。如果会议地点与印制地点之间距离较远，还要提前备好车辆，做好会议材料的运送、移交、保密等工作。 

紧扣确保整体效果，积极主动补台。“一字之失，一句为之蹉跎；一句之误，通篇为之梗塞。”发文人员领取会议材料后，既要按照任务及分工安排做好联系协调、材料发放等本职工作，还要做好补台、把关工作。要认真核对标题、密级、页码等内容是否无误，检查文字、数字、标点符号等用法是否规范，对一些明显错误，及时联系文稿起草人员或负责人核对。比如，“预选候选人名单”与“候选人名单”就容易混淆，虽然仅有“预选”两字之差，但内涵却有天壤之别。 

另外，如有粘连、缺页、破损等不符合要求的材料，要迅速协调更换。 

发放中，严谨细致、查漏补缺 

紧扣登记记录，时时校准份号。需要在会议报到时发放的会议材料，按材料份号登记后由参会人员或相关工作人员签名领取。 

紧扣发放记录，核对回收材料。对照材料发放记录，逐件清点、核对回收的会议材料。经清点确认未按要求退回的会议材料，要按份号追溯到具体参会人员或会议工作人员，并及时通过电话催退等方式督促其按要求及时清退。 

紧扣归档要求，整理归档资料。按规定收集会议材料、底稿、签批单等所有资料，形成全链条的归档资料，并按照程序做好登记、移交、归档工作，以备后查。 

同时，发文人员要及时总结、复盘，梳理好的经验和注意事项，为下一次做好会议材料发放工作提供借鉴。