《试论信息化对民政档案管理工作的影响》

试论信息化对民政档案管理工作的影响

一、信息化对民政档案管理工作的促进作用

民政工作是面对社会广大群体的具体工作，负责着社会的稳定发展，和人们的日常生活。在时代的变迁下，民政工作已经成为社会上为群众服务的重要工作。而随着社会的不断稳定发展，也给民政工作带来一定的难题。民政工作中档案管理工作是企业管理流程中一项重要的工作，档案就是把民政单位的各个部门工作在档案部门归档;民政工作是面对整个社会群体的，工作任务量很大，整理的资料也很多。比如，个人的户口、婚姻状况和考证等繁杂工作。现在，随着国家制度的完善，社会的改革，虽然民政工作没有地域的局限。但民政工作以远远不局限于原来的工作范围，新的工作领域越大，工作的职责就越多。而信息技术可以有利的帮助民政企业在档案管理时有效的分档，让所有归档的文件在档案管理人员的归档下快速的完成。

1.信息化改变了档案载体。传统的民政档案载体为纸质载体，一切为手工操作，而随着网络技术及计算机的应用，存档方式逐渐变为以虚拟的数字化形式――电子文件形式存档。建立档案的全文数据库，使得常规的纸质资源的检索被电子化数据所代替，抛弃了传统由手工进行档案管理的方式，数字化媒体得到了有效的广泛的使用。

2.提高档案的利用效能。民政部门是直接与群众打交道的部门，而民政档案工作，归根结底也是为人民群众提供便利。传统的民政档案从收集到整理、归档、利用的过程繁琐，一份

档案的形成通常需要很长的周期，而信息化大大缩短了民政档案从形成到提取利用的时间，为档案管理效能的提升带来了新的捷径。

3.为档案的功能从“重保存”到“重利用”提供了保障。传统的民政档案在利用过程中十分不便，而信息化的档案管理，客户端用户只需要拥有一个账号和口令，即可随时随地对档案进行操作，借助计算机实现人机对话，突破了时间与空间的瓶颈限制，为档案使用者提供了便利条件。

二、信息化民政档案管理的要求

现在的民政档案管理工作中，还有需要处理的隐患。可展现在以下几点：第一点，民政档案管理中的资料有的地方分1~3级别机构的资料，而这3个级别中资料的完整度却不一样，主要是级别高的资料较为完善，低级别的资料很少，而级别低的机构恰巧才能反映出我国现代机构的现状，这是最不满意的地方。第二点，在民政档案管理中大部分资料以文字叙述为主，没有一些由图案和数字表构成的材料，这样的档案管理就会有局限性，存档的档案可以翻阅的记录较少，较少的发挥了档案管理的水平，局限了档案管理的才能。

理系统，对其安全性能进行优化，杜绝使用外来数据来源，不允许使用档案信息化管理的电脑接收陌生邮件，进行聊天，不能使用不明u盘、光盘、硬盘等，要设立软硬件防火墙，以防止网络黑客、木马、病毒的侵袭。做好数据的常规更新与维护，民政部门要指派专人负责信息平台的管理，建立相关的数据备份与保密制度，为信息化的实施提供有力保障。

2.通过云服务平台，构建更加开放的档案利用格局。当前saas云已成为未来大型数据库的发展趋势，而民政档案信息覆盖面广，数据容量大，要更好的实现全国联网，就必须推广saas云服务器。如，当前我国的婚姻登记信息已于2012年7月实现全国联网，但是在异地登记信息查询过程中还存在信息不准确、查询周期长的问题，其主要原因就是现有的服务器平台容量及速度满足不了数据利用的需要。

3.探索实施民政档案管理的“第三方”运作模式。目前美国、日本等民政部门的管理由社会“第三方”行业组织运作，90年代便实现了全国民政信息的联网。而在我国，长期以来，民政部门都是政府部门的重要组成部分，民政业务由政府部门负责。随着信息化技术的进一步应用，民政部门的业务量骤增，民政部门应积极探索将不涉及保密性的档案业务管理工作交由社会“第三方”部门运作，将档案管理业务外包，把传统的信息采集、编目、使用、咨询等业务扩展到最广泛的社会活动中来，由“第三方”部门根据自己的行业咨询优势，为档案用户提供更加周到的服务。