《企事业单位公文写作的方法与技巧》

企事业单位公文写作的方法与技巧

    所谓公文，就是“公务文书”的简称。就整个社会机构来说，它承载着“上传下达、左右沟通”“记录归档、反馈备查”等方面的重大职能。在信息内容上是否准确，在理解应用上是否到位，在形式表达上是否规范，在公信力上是否有效，都是决定“公务文书”能否发挥应有作用的关键性因素。只有基本具备上述因素，才能真正达到公文写作的要求。有人把公文说成“八股文”，这既是一种不负责任的胡乱譬喻，又是实实在在的“行外话”。

    在机关、团体和企事业单位等公务活动中，公文是传递信息、记录事务的重要形式和载体，具有格式上的规范性、内容上的完备性和功能上的效用性等基本特征。由于它时刻应用在各类公务活动中，所以正确、规范而又熟练地撰写公文，是每位公务人员尤其文秘人员应当具备的公务能力和基本素养。公文语言文字和内容的写作，除了“简洁、明确”等具体要求外，还需要讲求“言之有物、行之有理”。所谓“理”，既指内容上的逻辑性，又指形式上的规范性。

    一、简析“不规范公文”现象及其主要成因

    我国自古就有“字如其人”的说法，其实“文如其人”又何尝不是如此，然而就“公务文本”而言，由于这样那样的因素，其中“不规范”现象是客观的，甚至是普遍存在的。比如，公文写作的主体如果是领导者，他们往往胸有大格局，却没有时间精力、思维能力或者书写水平等，自己去完全搞定公文写作，所写出来的公文在“文、言、形、理”等各个方面，难以有效地规避“失范”现象。而这些公文如果让“写作人员”——辅助领导写作的专业人员去奉命而作，他们虽然具有一定的写作能力和专业水平，往往由于缺乏领导者的高度和格局，没有身体力行地去学习与思考、实践与探索，尽管努力体现领导者的显意图，也难以逃脱“领导讲些什么就写些什么”的局限性，所写出来的公务文书自然也会出现“不规范”现象。再如，在“写作客体”——公务信息上是否客观和精准，在“写作受体”——发文对象上是否存在“无的放矢、不看对象”问题，在“写作载体”——公文体式和撰写程序上是否发生“脱节或不严密”等等。所有这些，都是造成公文不规范现象的主客观因素。在上述种种矛盾状态下，公文写作与普通意义上的写作学、新闻学、文学等难以区别开来，也就基本形成当前公文写作领域中的“失范”现象。要从根本上有效扭转这些乱象，必须在立足基本功基础上，善于讲求一系列策略和技巧。

    二、立足写作人员角度试说公文写作策略和技巧

    作为“捉刀者”，写作人员要立足主题，精心审思和合理筹划，做到“六有”，即有站位、有格局、有情怀、有章法、有干货、有积累，并在此基础上，努力学会并善于把握如下一些策略和技巧，进而在熟能生巧中写就“规范性”公文。

（一）立足单位实际，明确公文写作目的。公文写作只有首先明确主要目的——写作的对象和意图，才能确保它与制文单位（或部门）的职权范围一致，这是有效把握写作口吻、基本分寸的客观基础和必要前提，否则，在“大方向”上容易发生偏差，这是“大忌讳”。其思维流程大致如下：一是准确明确主旨。公文讲求“阐发基本观点”“准备解决问题”“有何理论依据”，以及“收文对象”和“发送范围”等，缺乏对公文主旨的了解和把握，无异于“盲人摸象”。二是结合实际，把上述元素融为一体。从语言角度来讲，在明确主旨后，要善于对其中各类元素进行解析和分类，并通过“化繁杂为简约、化细节为条理”，形成“该粗该细、清晰明了”的条路思维，这既是“核心”，也是体现写作人“抓大放小”能力的关键。三是保持政策的系统性和连贯性。无论什么样的公文，一旦制成并发布出去，就具有相应的权威性和指导性，“烦琐性、碎片化”现象，既有损单位和公文的公信力，又让收文对象难以实际操作。因此，公文写作必须要与单位意志相契合，具有明确的目的和指向性，方能凸显公文的实效。

（五）集中众人智慧，赢得公文最大认同。“两人智慧胜一人”。这一流传甚广的信条式舶来语，意在强调“合作求胜”的必要性和重要性，与“三个臭皮匠，赛过诸葛亮”这一俗语有异曲同工之妙。公文写作又何尝不是如此的呢。非但如此，公文写作的实际影响力往往更大，需要同时把“四情”相互渗透并有效地融合起来，即“上情、中情、下情、外情”。只有这样，才能赢得最大程度的认同感。比如，在公文稿成形后，请有经验的同行或者相关人士阅读，让他们从内容、字词句、结构形式等方面帮助修正，博取他们的宝贵意见。即便哪怕一个字词一个标点，也是有所收获的。再如，要想让组织和领导满意，就必须在成稿后送呈主要领导进行审阅，并根据他们的意见和建议加以修改，尤其是讲话稿，更需送相关领导通审。如此而为，不仅有利于规避遗漏、歧义和错误等现象，而且有利于构建良好的上下级关系和同事关系；对于公文写作者来说，也是“有百利而无一害”的裨益和促进之事。

    总之，在社会信息化特质日益加剧的今天，公文及其写作在公务活动中的运用越来越频繁，发挥的作用越来越大、影响越来越深，既可以体现一个单位或部门的内在精神，又能够为单位或部门赢得发展和未来。这是一种融“智慧与情感、能力与艺术”为一体的重大课题，我们必须悉心研究，不断锤炼公文写作的策略与技巧，提升公文质量，为单位贡献才智和力量。