《养老险档案作用与管理综述》

养老险档案作用与管理综述

养老保险是社会保险的主要内容之一，养老保险档案是养老保险管理工作的重要业务载体，记录应当及时准确完整，有力地保障国家、企业和参保人员的合法权益。以笔者所从事的铁路企业养老保险工作为例，由于企业生产力布局不断调整，单位合并、拆分、新设、改制等情况接连不断，但凡养老保险档案管理规范的单位，在养老保险管理上都能很快适应新情况，顺利地开展后续工作，反之则往往显现出台账不齐、资料不全、交接不畅等问题，养老保险管理工作开展就较为被动。

一、养老保险档案的构成与特点

参照《社会保险业务档案管理规定（试行）》，养老保险档案可以定义为：企业和各经办机构在办理养老保险业务过程中，直接形成的具有保存和利用价值的专业性文字材料、电子文档、图表、声像等不同载体的历史记录。所以，养老保险档案不仅是对参保人员养老保险全过程的记载，还包括了有关文件、个人台账和经办业务记录，比如国家和地方政府出台的有关政策、职工养老保险手册、台账、花名册、变更表、各类报表以及有关财务凭证等，不仅有书面记载的，还有数字化记载的。养老保险档案有以下特点：

1.涉及范围广。养老保险管理与个人、企业和社保经办机构以及财务部门都有涉及，凡与养老保险业务有关的都应纳入养老保险档案范畴，是对养老保险管理工作全方位的记载。

2.信息化要求高。现代化的养老保险管理必须采用高度信息化的平台，很多业务过程都要通过计算机技术来完成，那么养老保险档案也要高度信息化以满足现代化管理的要求。

3.保管期限长。与参保人员个人有关的记载一般要长达数十年，对于企业和社保经办机构来说就更长了，只要养老保险管理工作在继续，那养老保险档案的记载就不会停止，所以养老保险档案的保管期限非常长，从几十年到一百年甚至是永久保管的都有。

4.安全性要求高。养老保险档案有纸质记载的，也有电子记载的，有些记载具有唯一性和不可替代性，比如个人手册、个人基数确认表等，有些记载涉及隐私问题，比如个人收入或待遇、单位工资总额等。这就要求养老保险档案管理过程中要特别注重安全性，除了妥善保管、有效备份以外，在网络化发达的今天，还要防止不法分子对数据信息的非法窃取、删除或篡改。

二、养老保险档案的作用

3.养老保险档案的保管要做到制度建立、专人负责、安全存放和交接衔接。社保经办机构和企业应建立养老保险档案管理制度，明确管理人员分工和职责，对档案建立、维护、交接等环节进行制度化管理。档案纸质材料应当排列整齐有序，储存在专门的场所，重要材料应复印备份，档案电子数据应当有比较强的网络安全性，必须做到异地备份，数据格式要有清晰的说明以便日后升级维护。这里特别要强调交接环节一定要尤其重视，严防脱节，否则会给后续工作带来无法预计的困难。比如少数铁路单位就是在生产力布局调整中没有对养老保险档案的交接给予足够重视，造成单位几经变迁后，原有资料或不知所踪，或部分丢失，又或存放零乱，给继任者的工作开展带来了极大的困难，特别是例如农民合同工补缴花名册、精简职工花名册等资料都是特定历史条件下的特定产物，一旦损毁就无法弥补。所以一定要加强对养老保险档案交接环节的管理，可以结合建立考核奖惩机制，督促管理人员既要在在岗时认真履行好职责，又要在换岗时做好交接工作，以保证养老保险档案管理的延续性。

4.养老保险档案要实现数字化、网络化管理。要充分利用计算机数据库管理功能和网络平台，建立养老保险档案管理信息系统，实现档案管理的数字化和网络化。这是我国社会保障体系建设、社会保障信息化建设和提高社保经办机构管理服务水平的必然要求，也是现代化养老保险档案管理的发展方向。档案管理的数字化和网络化不仅有存储量大、检索方便、数据传递快速便捷等优点，而且在实现资源共享、提高统筹层次方面也有现实意义。

总之，要保证养老保险乃至整个社会保险工作的积极发展，强化社保经办机构管理服务职能，增强服务手段，切实保障国家、企业和参保人员的合法权益，就必须深刻认识养老保险档案的作用与意义，建立健全养老保险档案，在构建和谐社会的伟大进程中更好地推动养老保险事业的发展。