《行政执法案件档案管理办法》

行政执法案件档案管理办法

2006-12-15

第一章总则

第一条为加强对全区工商行政管理系统行政执法案件档案（以下简称案件档案）的管理，充分发挥案件档案在行政执法工作中的作用，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国行政处罚法》及《工商行政管理机关行政处罚

程序暂行规定》制定本办法。

第二条本办法所称的案件档案是指本区工商行政管理机关依据国家有关法律、法规、规章，在行政执法中直接形成的文字、图表和声像等材料。

本办法适用于本区工商行政管理系统范围内对各类案件档案的管理。第三条案件档案是工商行政管理机关的专业档案，是国家档案的重要组成部分，本区工商行政管理机关应重视对案件档案的建立、管理，落实管理人员，健全工作制度，配备必要的设施，做好案件档案的管理和利用工作。第四条案件档案实行统一领导、分级管理的原则。工商行政管理机关依照本办法管理案件档案，并分别接受省、市和区档案局对案件工作的监督、指导。

第二章案件档案的范围

第五条案件处罚决定执行完毕，复议决定书送达后三十日内，工商行政管理机关应当按照下列要求及时将案件材料立卷归档。办案机关案卷按如下顺序装

订：

一、正卷

（一）案卷封面；

（二）案卷材料目录；

（三）处罚决定书；

（四）复议决定书；

（五）证据材料；

（六）听证报告；

（七）核审意见；

（八）听证笔录；

（九）财物处理单据；

（十）其他有关材料；

二、副卷

（一）案卷封面；

（二）案卷材料目录；

（三）案件调查终结报告及批件；

（四）立案审批表；

（五）案件来源材料；

（六）有关领导的批示；

（七）案件的内部讨论记录；

（八）案件的调查提纲i

（九）其他有关的内部材料。复议机关案卷按如下顺序装订：

（一）案卷封面；

（二）案卷材料目录；

（三）复议决定书；

（四）复议申请书及其附件；

（五）原行政决定；

（六）行政复议案件受理审批表；

（七）行政复议案件受理通知书；

（八）被申请人答辩材料；

（九）复议终结报告及批件；

（十）证据材料；

（十一）延期复议的决定、通知；

（十二）复议决定书底稿；

（十三）送达回证；

（十四）其他有关材料。第三章案件档案的管理

第六条案件承办人员应在办案过程中随时做好案件材料的收集、整理工作。案件处罚决定或复议决定执行完毕，或罚缴分离执行的财务手续履行完毕后，即要由案件承办人员负责立卷装订，内勤人员负责案卷质量检查，及时做好归档

工作。第七条案件档案分为一案立卷和合案立卷。凡适用行政处罚简易程序处理的违法案件为合案立卷，其它违法案件为一案立卷。

第八条一案立卷分为正、副卷分别单独装订，便于档案的保管和利用。正卷是对案件依法处理的具有法律证据的全部材料，可按规定提供外界利用；副卷是承办案件过程中，产生的有关内部工作情况的文书材料，一般不对外利用。正、副卷内文件材料按问题属性和时间先后顺序排列，即所有卷内文件材料先按问题属性分类，每一类文件材料再按时间先后顺序排列，正卷和副卷的内容区分及卷内文件材料排列顺序按本办法第二章规定执行。

第九条合案立卷中的案件数，视单个案件材料多少而定，卷厚一般不宜超过2厘米（约200张），每个案件内的材料排列先后顺序为结论性文件、证据材料

和其它有关材料。

第十条卷内文件材料应依次编写页号，页号统一编写在有文字的每面材料

正面的右上角和背面的左上角。

第十一条每卷案件档案都应填写卷内文件目录，目录中标题一般应概括地反映文件材料的主要内容。为查阅方便，一案立卷的卷内目录采取分二级类目填

写的方法。

第十二条卷内文件材料应去掉金属物，对破损的材料应按档案技术要求修复，对字迹模糊或褪色的文件材料应复制并与原件一并立卷。案卷中文件材料纸张过大的应按规定折叠，纸张狭窄的须经补边后装订，票据、单据等较小的材料应粘贴在16开空白纸上，并加盖骑缝章。

第十三条卷内中的各项内容要正确填写，封面居中填案卷标题，标题应包括当事人名称（全称）、违法行为内容，“正卷”或“副卷”应标明。合案立卷的保管期限为“短期”，一案立卷的为“长期”。

第十四条案卷号按年度、部门和结案先后时间顺序，由档案管理部门统一编号填写。备考表中的“本卷情况说明”一栏，应填写立卷过程中对卷内文件需要说明的情况，若无情况说明应将立卷人、审核人的姓名和立卷时间填上。第十五条案件档案应由形成档案的部门按年度编制移交清册。合案立卷目录应逐一填写每件案件的主要情况，在保管期满销毁后，以此目录代作销毁清册

之用。

第十六条案件档案所有材料（包括卷皮、卷内目录、案卷目录等）均应用蓝黑墨水或碳黑墨水书写，字迹要工整、清晰。第十七条一案立卷的档案应由案件承办人员在案件办理完结后的二个月内整理装订完毕（特殊情况除外），并移交本部门内勤人员保管；合案立卷的档案应由部门内勤人员按年度统一立卷装订。

第十八条各部门应在第二年的第二季度前将上一年度结案的案件档案及编制的移交清册移交给档案部门集中保管，档案部门对一案立卷和合案立卷的案

件档案要分柜保存。

第十九条对结案期满10年的案件档案，应按照《江苏省档案管理条例》有关规定，确定保存价值，进行鉴定，决定是否需要销毁。销毁案件档案，应由本机关档案管理部门和案件处理部门共同派人监销。监销人员在销毁案件档案之前，应认真对照销毁清册进行清查核对，确定无误后方可销毁。销毁后应在销毁清册上签字或盖章，签署销毁日期，销毁案件档案的清册应归档保存。第二十条案件档案应有专门的档案柜存放。对档案保管要加强防火、防盗、防尘、防光、防潮、防虫工作，以确保档案的安全，延长档案的使用年限，对已破损、霉变、褪色的档案要及时采取修补、复制等措施。第二十一条工商行政管理机关档案专（兼）职人员应熟悉档案管理和经检工作业务，忠于职守，遵守纪律，定期检查案件档案的保管情况，做好各项管理工作，提高管理水平。对案件档案工作成绩显著的单位、部门和个人应给予表彰

奖励。

第四章案件档案的利用

第二十二条工商行政管理机关应重视案件档案信息资源开发，做好案件档案的统计汇总工作，为工商行政管理工作服务。

第二十三条案件档案不向社会开放。律师受当事人委托参与诉讼时，可以到法院，也可以到查处案件的工商行政管理机关查阅案件档案正卷。除上级主管机关和法院外，不提供一案立卷的副卷。

第二十四条利用案件档案应先办理利用登记手续，经同意后在档案保管单位内查阅。除案件复议、诉讼、执法检查等特殊情况经局领导同意外，案件档案一律不予外借。利用案件档案时，阅卷人不得在档案上作任何标注、修改、污损，不得抽取、拆散案卷材料，以维护档案的完整。对损坏档案的行为应按有关规定

处理。

第二十五条本办法自印发之日起施行。

第二篇：行政处罚案件档案管理办法吉林市工商行政管理局行政处罚案件档案管理办法

第一章

总则

第一条

为规范行政执法行为，加强行政处罚案件档案管理，依据《中华人民共和国行政处罚法》、《工商行政管理机关行政处罚程序规定》及档案管理有关规定，制定本办法。

第二条

行政处罚案件档案（简称案卷），是指在依法办理行政处罚案件中形成的、反映执法活动全过程、具有保存价值的文字、图表、声像等各种形式的历史记录。

第三条本办法适用于全市工商行政管理系统行政处罚案件的档案管理。

第四条

行政处罚案件档案应当由档案管理部门统一进行管理，建立健全相关制度，明确岗位职责，确保案件档案的规范、完整和安全。

第二章立卷装订

第五条行政处罚案卷包括简易程序案卷和一般程序案卷。

第六条简易程序案件可以合并立卷，20至50案装订成一卷；一般程序案件原则实行“一案一档一号”的立卷原则，也可以分为正卷、副卷。

第七条简易程序案件立卷材料及装订顺序：

（一）卷内目录表

（二）卷内材料部分1.当场处罚决定书

2.必要的证据材料【现场笔录、询问笔录、与案情相关的情况说明】

3.行政处罚收据或执行情况记录4.其他文件材料

第八条一般程序案件立卷材料及装订顺序：

（一）卷内目录表

（二）综合材料部分（隔页纸）1.立案审批表2.行政处罚决定书

3.对当事人制发的其他法律文书3.1.询问通知书3.2.责令改正通知书

3.3.实施强制措施决定书[含（场所、设施、财物）清单]3.4.解除行政强制措施决定书3.5.延长（查封、扣押）期限决定书

3.6.（检测、检验、检疫、技术鉴定）期间告知书3.7.（查封、扣押）财物移送通知书3.8.先行处理物品通知书

3.9.分期（延期）缴纳罚款通知书3.10.行政处罚（听证）告知书3.11行政决定履行催告书

4.送达回证：上述文书中，没有设置一体式送达回证的文书，送达所填写的送达回证[送达处罚决定书、检验报告等]5.听证笔录

（三）证据材料部分（隔页纸）

1.当事人或者其委托代理人询问笔录及其提供的与案情相关的陈述材料

2.当事人的主体资格证明材料

2.1.单位：企业法人营业执照、事业法人单位证书2.2.个人：公民身份证明、个体工商户营业执照等;2.3.委托代理人：委托代理人身份证明及其委托代理证明文件；

3.证据复制（提取）单【涉案行为或物品相关的进货单、销售记录、台帐、财务记录、图片等】

4.证人证言材料【所有身份证明材料均附于其提供的证言或者书证之后】

5.鉴定结论【含抽样取证记录】

6.现场笔录和现场检查图片材料；

7.其他作为证据使用材料【巡查记录等】

（四）财物处理及其他材料部分（隔页纸）

1.财物处理单据1.1.罚没款收据

1.2.物品处理记录[含销毁记录和图片]1.3.其他财物处理材料2.其他材料

2.1.涉嫌犯罪案件移送书2.2.案件移送函2.3.行政建议书

2.4.实施行政强制措施（场所、设施、财物）委托保管书

2.5.委托鉴定书

2.6.当事人提交的延期或分期缴纳罚款的申请2.7.强制执行申请书

（五）副卷（隔页纸）【分副卷则不需隔页纸】

1.副卷目录表2.案件来源登记表

3.投诉、申诉、举报等案件来源材料4.指定管辖通知书

5.案件调查终结报告【涉嫌犯罪案件情况调查报告、案件销案报告】

5.行政处罚案件有关事项审批表【实施强制措施审批、强制措施延期审批、解除强制审批、处罚建议审批、延期结案审批、分期或者延期缴纳罚款审批、物品处理审批、

涉嫌犯罪移送审批等】

6.行政处罚决定书草拟稿7.案件核审表8.案件集体讨论记录9.行政处罚决定审批表10.听证报告

11.行政处罚案件结案报告

12.其他有关材料【预警通知书、（建议去掉）协助调查函、检查建议书、行政处理告知记录、、回访表等】

第九条案卷封面推荐采取打印，目录及卷内文书材料应当使用打印或钢笔书写，字迹要工整、清楚；内容要完整、准确。

第十条案卷装订前应当清除文书材料上的全部金属物，并根据不同情况作如下处理：

（一）文书破损的，应当进行修补或者复制，复制件放于原件之前；

（二）文书纸面超过a4纸的，按卷面大小折叠整齐；

（三）文书纸面过小或者装订后影响字迹的，以a4纸进行粘贴；

（四）以视听资料、计算机数据为证据的，应当在案卷中标明载体的形式、录制的时间和地点，以及载体的数量、内容、责任者、存放地点等；

（五）不能附卷保存的物证可拍摄成照片附卷。

（六）案卷一般采用三孔一线的方法用线装订，左侧装订，文书材料的左边和下边必须对齐，装订线以不妨碍卷内文书材料阅读为原则。

（七）案卷厚度以不超过2厘米或者200页为宜，过多时可以分正卷、副卷装订。

第十条案卷正副卷页码应当分别编排，页码应当标注在每页的右上角，如有反页则标注在左上角，封面、封底、卷内目录、隔页纸、无文字的不编页码。

第十一条案卷页码应当使用打码机顺序标注，页码标注通常采用三位数标注法，如“001”；卷宗材料超千页的，可以采用四位数标注，如“0001”。

第十二条案卷使用卷绳装订成册后，应当在加封处盖上骑缝印，在案卷材料最后一页与案卷底皮相接处加盖截封印章，印章上应有“截封”字样，并标明办案机关和截封日期。

第十三条有关行政处罚文书的文号、内容填制一律按照国家工商总局2009年版《工商行政管理机关行政处罚文书使用手册》的规定及市局制定的《行政处罚文书制作规范》的具体要求填制。

第十四条年度内办结的行政处罚案件完成立卷装订后，由办案人员妥善保管。于次年1月份之前，由办案机构统一呈报同级法制部门登记后，移交档案管理部门保管。如因工作需要，也可以采取即时归档方式。

第三章档案管理

第十五条案卷移交档案管理部门前，承办机构负责人应当对立卷装订质量进行检查，确保移交案卷的规范性和完整性。

第十六条与案卷有关的电子文件或者有关证物应当随纸质案卷一并移交。

第十七条档案管理部门接收移交的案卷时，对不符合归档要求的案卷可以要求案件承办机构重新装订完善，案件承办机构应在10日内将重新装订完善的案卷移交档案管理部门。

第十八条案卷移交时应办理移交手续，建立移交登记。移交登记包括：时间、案卷名称、案卷页码、移交人签字、接收人签字、备注等内容。

第十九条案卷移交档案管理部门后，档案管理人员应当按照档案管理规定进行归档分类、编目、编制检索工具等工作。

第二十条案卷归档后，任何人不得私自增加或者抽取案卷材料。

第二十一条档案管理部门应当建立《案卷查借阅制度》和《案卷查借阅登记簿》，履行查借阅登记手续。案卷查借阅登记簿应当包括：时间、案卷名称、查阅用途、查阅事项、查阅单位、查阅人签名、查阅证件、借卷归还时间、备注等内容。

第二十二条下列单位或者个人经本级局局长（含副局长）批准后，可以借阅案卷：

（一）法院、检察院、公安机关；

（二）案件的当事人及其委托代理人；

（三）案件的利害关系人及其委托代理人；

（四）工商行政管理机关及其行政执法人员因工作需要；

（五）其他依据有关规定可以借阅案卷的单位或者个人。

第二十三条借阅案卷时，单位应当出具介绍信及经办人员的身份证明；个人应当出具身份证明；委托代理人应当出具委托人身份证明、委托书及本人的身份证明。不能出具的，不得借阅案卷。

第二十四条经批准借阅案卷的人员应当在档案管理部门办公场所查阅案卷，案卷管理人员应当陪同。经批准，案卷借阅人员可以复印案卷的有关材料。复印时，案卷管理人员应当陪同。

第二十五条除上级机关调取及本单位工作需要外，原则上不得将案卷带出档案管理部门。

第二十六条依照有关规定应当对借阅人保密的案卷材料，借阅人不得查阅。比如：实名举报材料、涉及国家秘密、商业秘密及个人隐私的材料等。

第二十七条借出的案卷不得转借其他的单位或个人使用。

第二十八条档案管理人员要及时催还查阅或借出的案卷，归还时应认真验看，如发现案卷被拆，文件材料短缺、涂改、增删、污损等情况，应立即本单位负责人汇报并及时追查。

第二十九条档案管理人员应当履行下列职责：

（一）负责案卷的接收、审核、保管、利用、编研和统计工作；

（二）负责日常档案、资料的借阅和管理，确保档案的完整与安全；

（三）与案卷管理有关的其他工作。

第三十条档案管理人员工作变动时，交接双方必须逐卷逐件进行清点，编制移交目录，严格履行移交手续，工作交清后方可离职。

第十五条政府法制办公室将对案卷评查中发现的违法或者不当的行政行为制作《行政执法监督通知书》，通知行政执法部门限期自行纠正；行政执法部门不纠正或者不按期纠正的，市法制办将报请市人民政府作出撤销、变更或者责令重新作出具体行政行为的决定，并制作《行政执法监督决定书》。违法情节严重的，将同时建议有关部门对相关责任人给予行政处分。

第十六条灵武市、永宁县、贺兰县、兴庆区、金凤区、西夏区参照执行。

第十七条本办法自发布之日起施行。