《探索在电子政务环境下档案馆的发展趋势》

探索在电子政务环境下档案馆的发展趋势

对于“电子政务”，当前社会上有不同的论述，称呼上也有差异，如：电子政府、网络办公、办公自动化等等不同的称谓，但它们的实质都是借助成熟的电子计算机和信息技术为主要手段，建成一个覆盖党政机构各部门和相关企业的应用系统，为领导决策和机关办公提供服务，实现机关办公现代化、信息资源化、传输网络化和决策科学化，提高办公效率，提高管理水平。而对

于常说的“无纸化办公”，可以理解为“电子政务”的一种特征和表现。

实现“电子政务”的物质基础是计算机与信息技术，其主要包括三个组成部分：一是党政机关内部的电子化和网络化；二是党政机关部门之间通过计算机网络而进行的信息共享和实时通信；三是党政机关部门通过网络与民众之间进行的双向信息交流。由于“电子政务”系统是一种利用网络计算机技术来支撑的辅助办公的先进系统，因此它具有四大功能：

1、事务处理功能。由于党政机关每天存在大量重复的文稿草拟、文件收发、批复审查、督查催办、文印打字、会议组织等繁忙的事务，实现电子政务可以把上述繁琐的事务，运用机器来完成数据的处理，将会节省人力、降低办公成本和提高工作效率。

2、信息管理功能。办公业务信息的控制管理是办公管理的最基本的功能，实现“电子政务”，可以完成日常的各项信息处理任务，即信息的收集、加工、存取、提供、利用和反馈。“电子政务”通过信息管理手段，把各项孤立的事务处理通过信息交换和共享资源联系起来，获得准确、快捷、优质的功效。

3、辅助决策功能。电子政务系统的建立，能自动地采集和分析信息，提出各种可供领导参考的优秀方案，可作为办公自动化辅助决策的有力手段。辅助决策是一种高层次的、智能型的系统，它根据大量的原始数据自动作出较符合实际的决策方案的功能。

3、数字化文件的管理将变得重要起来。由于当前计算机技术自身存在各种缺陷，文件的管理和利用仍然实现“双轨制”，即文件数据与文件实体同时并存，并且，在现阶段，纸质文件仍作为主体，数字化文件不能取代纸质文件。但是，从长远来看，随着计算机技术的发展，数据存储技术的成熟、数据安全问题的解决，数字化的文件将不断膨胀，很有可能取代纸质文件，因而，纸质载体的文件数量将不断萎缩，甚至慢慢消亡。实施“电子政府”的最大特点就是减少纸质文件流转，通过政务网络以数据形式方便快捷发送各种文件信息，已经走出了无纸化办公的第一步，因此，不断增加的数据信息的管理将尤其重要，有可能造就一个专门的部门来管理重要的政府信息。

根据以上的特点及变化，在“电子政务”环境下，作为保管各级政府文件、档案的综合档案馆，将面临着两种发展趋势：

第一种趋势是将政府的整个文件、档案、信息完全置于档案馆的管理之下，档案馆成为当地政府和社会的现行文件、历史档案资料及其数据的保管重地，档案馆实现职能的转型，档案馆的地位将迅速提升，这是一种档案馆发展壮大的趋势。在这种趋势下，档案馆的功能将得到扩展和延伸，档案馆将逐步发展成为“政府文件管理中心”、“档案信息管理中心”、“档案信息传输中心”等多位一体的机构。这种趋势有其存在的根源：在现实中，由于计算机技术、通讯技术和网络技术的相互结合，造就了“电子政务”的产生，在“电子政务”环境下，电子文件大量产生，档案馆中纸质档案的数字化速度也将加快，导致了档案实体与其所包含的信息内容分离速度的加快，文件与档案的界限变得模糊起来，文件、档案实体与信息同时并存于档案馆中，档案馆将承担起文件、档案实体管理及其信息管