《高职院校档案管理现状及改进》

高职院校档案管理现状及改进

摘要。高职院校档案管理工作属于一项基本工作，工作主要内容为档案的管理。近几年，伴随高职院校教育事业的迅速发展，档案管理工作水平随之得到显著提升，然而，在新型高校评估落实、形势发展下，高职院校档案管理随之面临许多新问题。对此，文章首先进行高职院校档案管理工作作用的分析，其次进行档案管理工作现状的阐述，最后研究其有效改进措施，意在促进档案管理工作的顺利进行，并为高职院校的更好发展起到积极作用。

关键词：高职院校;档案管理;现状;有效改进

高职院校发展建设过程中，档案管理主要承担发展过程和信息的真实记录，因此，档案管理信息化、科学化发展，属于当前衡量高职院校教育水平的重要表现。在高职院校未来发展中，需要将档案管理工作作为关注重点，以发挥其重要作用和积极影响。与此同时，高职院校还应该积极提高其工作效率，通过对档案管理有效控制，使其实现数字化、现代化发展目的，进而促进高职院校的持续发展，以发挥档案管理工作的价值。

一、分析高职院校档案管理工作的作用

档案主要是对过去工作与历史进行记录的一种方式，属于历史的重要记载形式。强化高职院校档案管理工作，是实现依法治教与规范办学主要教学管理手段，在推动院校持续发展的同时，还能在教学改革与现代建设中发挥主导作用。因此，高职院校档案管理工作的作用主要表现为：首先，档案属于社会实践的直观表现，并非后人随意编造而成，是对历史情况的客观记录，具有较强的可靠性、真实性。其次，保留了原有真实历史痕迹，例如：部分当事人亲笔手稿，或者领导人签署与批示等，且多数文件内盖有机关、个人印信，部分材料更是以录音带或照片等形式存在，属于档案凭据证明。除此之外，部分文件材料的存在，如契约或合同等，其存主要目的为备忘，并具有较强凭证作用。最后，档案管理是由社会活动所形成，其文献具有无法取代法律作用，是当前高职院校进行教学总结、评估检查的主要衡量标准，需要引起高职院校的高度重视。

二、高职院校档案管理工作现状

1.归档制度尚未健全。高职院校进行档案归档时，主要是按照《普通高等学校档案管理办法》进行，在此基础上，多数院校会拟定符合自身需求档案归档制度，使档案归档无法按照系统和规范制度进行，其问题通常表现为：第一，学籍档案进行存档时，部分资料不具有统一性特点，即学生转学、转专业时，档案归档资料未进行及时办理，造成归档档案和实际间出现偏差。第二，归档资料的收集过程，普遍缺少全面性、约束性特点。第三，资料归档过程，如果此项工作没有及时、系统进行，则会造成档案员的调动比较频繁，从而导致归档工作效率不断下降。

2.管理人员素质偏低。现阶段，高职院校档案管理中，除了包括专业人员之外，还有一些兼职人员，此类兼职人员在档案管理方面，均缺少相应工作经验，无论是在职业素养方面，还是在档案管理方面都会存在缺陷、不足之处，最终影响档案管理的开展。另外，伴随计算机网络技术迅速发展，使档案管理工作需求持续提升，进而对兼职人员提出较大挑战。

3.信息水平普遍较低。我国多数高职院校进行档案管理时，仍然是以传统纸质方式进行档案管理，由于纸质档案管理除了会造成工作压力的增加之外，在工作人员进行调取、查阅时还会带来许多不必要麻烦，进而导致高职院校档案管理效率、质量的持续下降，并对档案管理工作的发展造成直接阻碍。

4.教学档案收集缺少完整性。在开展教学活动时，教学档案往往是直接进行，同时可以对教学活动整体过程进行真实反映，在历史依据方面具有较高价值，因此，在进行高职院校档案管理时，教学档案的收集需要具有全面性与完整性特点，以此发挥文件、材料的价值。目前，部分高职院校无法对教学档案资料进行有效收录，从而导致高职院校档案管理受到不利影响与阻碍。

三、高职院校的档案管理工作有效改进措施

[3]郎贤梅.高职院校档案管理工作现状与改进措施分析[j].求知导刊，2016（21）：88-88.

[4]王成英.高职院校档案管理工作的现状与改进对策[j].卷宗，2013（7）：13-13.

[5]杨佳音.高职院校档案管理工作现状分析及其对策[j].科技资讯，2013（29）：248-248.