《对“档案集中统一管理”原则的思考|档案工作坚持集中统一管理原则》

对“档案集中统一管理”原则的思考|档案工作坚持集中统一管理原则

《中华人民共和国档案法》自1987年颁布，又经1996年修订实施以来，其中有一条不动的条款：“档案集中统一管理”原则。它是各级档案行政管理部门依法行政的尚方宝剑，也是各级档案馆接收档案的依据，但随着时代的发展和国家“大部制”实施以来，档案集中统一管理有隐忧，尤其是在地（市）县一级尤为明显。

探索集中办公条件下档案集中统一管理的方式

进入新世纪以来，全国各地漂亮、高耸的办公楼如雨后春笋般地建立起来，成为社会的焦点。党委、政府、人大、政协及组成部门纷纷由各自的小院，挤进了新大楼。其主要缘由是国家用地政策的改变，是便民服务的措施之一，也是地方政府逐利行为的体现。但就档案保管保护而言，独家小院尚有专库、去湿、空调等设备；而现在进入大楼，爬尽台阶，档案室只能与办公室、文印室、杂物室为伍。这是因为办公楼面积的设计依据是以人员编制、领导职数来确定的，每个单位只能保证必需的会议室。即使再增加办公室面积，也没有领导职数增加的速度快。中央空调的使用，保证了办公室人员的舒适却无法满足档案保护的需求。

应该看到，在豪华办公楼的一侧，都有一座风格近似，适合档案保管保护条件的小楼，这就是档案局（馆）。针对上述情况，一些新的术语在档案界不断出现，如“档案代管中心”，“档案寄存中心”。这种打破档案接收期限的做法，实际上是档案部门针对这种情况所采取的一种明智而又无奈的选择。所以，应该提倡和鼓励在集中办公条件成熟的地方推行档案无移交期限的接收：一是为各单位兼职的档案员（百分之九十以上的基层单位无专职档案员）减负；二是更有效地对集中办公单位的档案实行规范化管理；三是更加便民、为提供服务打基础。因为小城不像大都会，“集中”就在院内，“利用”就在“楼下”。随着新一轮的馆库建设热潮，由国家投资的馆库建设，应该在功能设计上更多地、更充分地考虑这种元素。

探索行业管理条件下档案集中统一管理模式

近些年来，中央加大了“民生”工程的投入，因此档案也格外引人关注。一方面体现了党和政府对“民生工程”的建设提高到了一个前所未有的高度；另一方面凡涉“民生”部门在以人为本的施政过程中形成了大量的资料，并在最后验收过程中，提出了明确的归档要求。但我们也应该看到：上面千条线，下面就一点，中国的施政决策在上层，落实的基础在基层。“民生”之所以“惠民”，就是涉及社会中的每一个家庭，每一个人。像公安部门的户籍、居民身份证管理，国土、房产部门的土地、房屋使用权证，林业部门的林权证，卫生部门的新农合，城镇居民医疗计生部门的独生子女证，民政部门的婚姻、社区档案，工商部门的个体和私营企业的登记等，这种条条易管、块块难为的现象一时还难以打破，作为地（市）县一级的档案部门，想管不能，不管不行。

二是从国家利益的高度，开创“档案集中统一管理”的大平台。当信息化时代来临之际，它不是洪水猛兽，而是千里眼，万事通。档案部门在加快信息化建设步伐的同时，应更重视档案管理软件的互联互通和资源共享。目前全国各省档案行政管理部门都在推荐使用档案管理软件，有的省今年推一款，明年又推一款，甚至互不兼容，因没有统一的规范和标准，导致档案部门浪费大量人力物力，尤其是基层折腾不起，这种现象不可小视。此外，我们注重档案信息化建设的同时，首先应在国家层面上着力研发适合国情的档案专用软件，统一管理国家档案信息资源，搭建好档案系统内的信息平台。其次这款档案管理软件，应该能与其他的国家机关现有的管理系统兼容，在信息资源库中能够共存共享，改变目前档案信息部门化的现状，实现查阅利用“一键通”，创建档案服务的大平台。

三是以民生为前提，创造档案服务的大舞台。“档案集中统一管理”是以实现档案信息资源的集中统一服务为目的和最终结果。档案部门应该改变“滞后”的观念，用超前的手段来正视档案信息资源的开发利用。凡涉及民生方面的内容，应紧紧围绕国家惠民项目，尽量以常居地的村组（社区）、家庭、个人来整理归档、录入，不让老百姓为了查阅档案跑断腿，唯系社会最基本的稳定和公平正义。同时，档案部门的眼光应有前瞻性，并运用档案信息资源为中国公民减负。（现在的中国公民除身份证外，银行卡、医疗卡等数几十张证）充分利用档案管理系统，充实居民身份证内容，体现国家档案管理的意志，采取谁录入谁负责的原则，实现中国居民“一证通”，这才是开创档案服务的大舞台。

（作者单位：湖南省永州市档案局425000）