关于干部人事档案规范管理模式的思考:干部人事档案
一、人事档案管理中存在的问题1.对档案重要性的认识和宣传不到位大多数单位的领导缺乏对干部人事档案重要性的基本认识，对干部人事档案工作的重要意义和作用不够重视，部分单位的领导甚至认为无足轻重，没有多大利用价值，干部人事档案管理与利用的责任意识相对落后，与新形势下选人用人的要求不相适应，有些单位提拔干部时也不会依据干部人事档案的重要内容。
由于对干部人事档案的利用宣传不到位，加之我国公民在干部人事档案领域里，对本人档案的知情权还没有成为法定权利和现实权利，使得本人对归档范围和要求不甚了解，不懂得干部人事档案是组织了解和选拔任用干部的重要来源，不清楚自己的档案要存哪些材料，不会及时把自己进修、培训、攻读学位、出国留学经历中形成的各类表格等材料交到主管部门存档，久而久之，造成材料遗失或破损，影响了档案的准确性和完整性。
2.档案管理机制运转不流畅
随着近几年干部人事制度的改革和社会的快速发展，人才流动速度日益加快。日常管理中会发现，引进的人才中大部分档案存在缺漏现象，不是缺入党（团）材料，就是差年度考核表、学历学位材料、专业职务申报表、工资变动表等。究其原因，一是由于兼职管档人员变动频繁，交接工作不及时，新手业务不熟，影响了材料的及时收集和报送；二是有的材料形成单位诸如职称审批机关、奖励审批机关，不知道应将材料移送管档部门，造成材料缺失；三是档案管理人员坐等相关职能部门将材料送到档案馆（室），缺乏主动服务的意识，对收集的材料也不及时整理，多年未归档，致使档案材料内容空泛。整个管理机制处于运转不流畅的状态。
3.档案管理人员素质参差不齐
由于负责干部人事档案管理工作的人员往往是“半路出家”兼职的，他（她）同时还兼任了其他工作，档案管理未必是他（她）工作的重心，由于平时工作任务繁杂，少有时间参加专业知识的培训，更没有时间学习、补充和更新干部人事档案专业知识和其他相关知识，造成业务不熟，对档案的重要性、归档要求、档案材料的收集、整理、归档、装订等业务缺乏了解，使得材料填写不规范，不该进档的进了、该进档的却没进，包括用纸规格和书写工具也不规范，装订顺序比较混乱等，显得不够专业。
4.管理法规滞后，制度不够健全
现今的干部人事档案管理，仍是以1991年中共中央组织部颁发的《干部档案工作条例》、1996年《干部人事档案材料收集归档规定》为标准指导实施的，缺乏更加完善的法规体系和业务规范指导体系。《条例》的管理权限不能完全涵盖现阶段我国各阶层各领域的人员情况，依《条例》归档的干部人事档案材料也无法满足当今工作的需要。各单位在建立干部人事档案管理制度时由于缺少可依据的法规和业务指导规范，所形成的制度远远没有文书档案齐全。
5.硬件设施投入不够
相对于干部人事档案的重要性而言，各单位对其资金、设备等硬件设施的投入也很有限，情况不够乐观，这也是阻碍干部人事档案资源开发、利用的因素之一。硬件上没有达到“三室”（档案库房、办公室、阅档室）分开的要求，基本上是管理人员的办公室与阅档室合二为一，既不符合档案保密的原则，也不符合《中华人民共和国档案法》的精神和中组部、国家档案局《干部档案工作条例》相关条文的要求。
二、干部人事档案规范管理模式思考
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会员免费查看对于干部人事档案的查阅和检索，目前采用较多的是姓氏笔画和拼音检索的方式，这两种方法均有一定的科学性，但记起来费时，用起来繁琐，影响工作效率。为提高效率，可考虑采取按26个英文字母的顺序排列结合汉语拼音的方法进行排序，即姓氏的声母首字母按英文字母顺序，英文字母第一个是a，在我国百家姓里有“艾”、“昂”、“敖”等，可以先把这些姓放在一个档案柜里，然后，看第二个字母，“艾”的第二个字母亦即韵母的第一个字母是“i”，“昂”的第二个字母亦即韵母的第一个字母是“n”，“敖”的第二个字母亦即韵母的第一个字母是“o”，这三个姓氏的排序就是艾-昂-敖，以此类推，有翘舌音的“zh、ch、sh”分别放在无翘舌音的“z、c、s”后面，这样便于记忆，利于查找，能提高手工检索速度，保管人数不多的单位，可配置档案组柜，保管人数较多的单位，则可以购置密集架存放。
6.加快档案信息化进程
目前，干部人事档案开发了一些管理软件，但仅限于基本信息、材料目录的录入和打印等最基本的计算机操作，严重制约了管理工作的高效和质量，在实际运用过程中也感到不能很好地满足工作需要。为提高干部人事档案的管理水平，应加快信息化管理进程，研究建立三个系统：一是数据库系统，将个人所有档案信息输入计算机；二是电子档案检索系统，把能公开的信息制作成电子档案，由档案管理部门负责制作和维护，其他单位和个人只能查阅无法更改；三是网络利用系统，干部人事档案牵涉多个管理部门，其网络利用系统应与其他管理系统联网，通过界定密级，设定密码和身份认证，限定使用权限的办法，进行系统分类加密，实行信息共享的同时能确保档案的安全，处理好保密与利用的关系，提高信息利用的效率，真正实现干部人事档案信息化管理的目标。