《高职档案管理信息化可行性分析》

高职档案管理信息化可行性分析

信息化发展已经逐渐成为国家发展的重要战略组成部分，高校建设管理也逐渐向信息化发展，尤其是在档案管理方面，借助信息技术的科学性，实现档案信息化建设，以科学的方式和和更专业化的技能以及管理人员素质的提升对档案管理进行时代化创新，进而提高档案管理工作效率。

一、高职院校档案信息化管理的优势

（一）提高办公效率。对于高职院校传统的档案管理，基本上都是以人工和纸质档案管理为主，这样的方式在管理程序上存在很大的弊端，一方面是档案的保存限制性因素较多，另一方面就是管理程序较为繁琐，操作难度较大，比较耗时耗力，这就使得档案在食用的过程中存在很严重的安全隐患性。在信息化时代实档案馆与信息化的融合既可以简化管理程序，还可以节省很多的人力物力财力，在查阅时也便于寻找。

（二）促进资源共享。最为传统的档案管理基本上都是一些纸质性质的档案材料，资源无法同时针对性的多方面共享，而且对于查阅学生档案的基本过程也是十分复杂的，最为传统名单的档案需要到学校的档案管理室进行查看，在很大程度上影响了学校管理工作的效率。而利用信息化技术进行档案管理，一方面既能多方向的实现资源共享，可以让查阅者能够实现针对性的查找，查询的速率也能得到一定的提升，并且也不会受到时间或这是存档单位的基本限制。

（三）保存的稳定性。在很多的情况下，传统的档案管理方式，往往都会受到很多因素的影响，如：环境湿度、保存条件等，一旦条件不适合很容易使得纸质档案受到不同程度的损害、损耗，档案管理的整体就会出现一定的不确定性。但是信息化的应用，在很大程度上对于传统方式给与最好的弥补，所有的档案信息基本上都是以电子数据的形式进行保存，不会受到环境因素的影响，在保存时间上也可以长时间的永久性保存，且使用起来也具有很好的便利性，完全提升了档案保存的稳定性。

二、关于高职院校档案管理信息化的可行性因素

介于以上三点档案信息化管理的优势分析，高职院校实现档案管理信息化在很大程度上推进了高职院校档案管理信息化的建设发展。从实际发展的背景上分析，随着信息技术的不断发展，信息技术在各方面的应用已经成为管理的重要手段，将信息化融入高职院校档案管理，能够在很大程度上推进高职院校的管理水平，也能提升高职院校最基本的工作效率。对于信息技术在档案管理中的应用可行性主要包含以下几点：

[1]孙红梅.大数据视角下的高职院校档案管理研究[j].才智，2018（14）：254.

[2]李琳.高职院校干部人事档案管理信息化的现实意义与实现途径分析[j].中国管理信息化，2018，v.21;no.376（10）：180-181.

[3]杨娟.档案信息化建设与档案管理的几点思考[j].办公室业务，2017，8（21）：93.