《档案管理规范创新与信息化建设研究》

档案管理规范创新与信息化建设研究

摘要。文献档案在中职学校的学校管理、教学活动、学科教学以及研究等领域中的有效应用，是顺应时代发展趋势的必然要求，将重要的数据提供给学校指导其进行监督并做出科学评估。本文在现实应用情况简要分析的基础上，着重探讨了如何进一步加强档案管理的信息化建设途径。

关键词：档案管理；中职学校；规范创新；信息化建设

中职学校档案往往存放的是学校教职员工的档案，是他们从事教育活动、教学管理和学生学习的宝贵资料，反映了学校在各个历史时期的工作和活动，对学校的良好发展起着重要作用，对学校档案合理性使用的深入分析，能够在改善教学计划以及提升教育管理质量上提供十分重要的帮助。将学校的档案管理工作扎实做好，对于教育教研活动的深入开展具有十分积极的影响。

一、中职学校档案管理工作现状

（一）管理方式相对落后，管理力量比较薄弱。中职学校的档案管理人员通常是由校办人员或者某些教师兼职，没有专职职位。大部分的工作人员一般情况下是没有受过系统的档案管理专业知识培训，他们缺乏对档案的重要性的深刻认识，同时对档案材料的整理收集、存档以及装订等操作也不是十分熟练，另外，投入档案工作的精力也无法得到很好保证[1]。同时，存档资料不真实、不完整以及存档不及时的情况时有发生，没有专门的档案管理软件来管理档案，大部分档案资料的收集和存取都是手工进行的，导致使用效率低下。

（二）自动化管理方式没能有效普及。目前，部分学校没有实施自动化管理，管理方法很简单，机械化操作尚未得到广泛推广。因此，这种传统的管理方法会带来更多工作量，不仅工作速度慢，而且工作时间也较长，档案管理工作人员整体档案的效率会大为降低。而导致出现上述种种问题的原因主要有以下三点：首先，有些学校对档案管理不够重视，因此没有能够投入更多的财力进行档案管理。其次，即使有些学校已经增加了购买更为先进管理档案的设备上的经费投入，但因有些管理人员在短时间内无法完全了解正确的操作流程，因而无法将所采购新设备的先进性充分地展现出来[2]。最后，有些档案管理人员十分欠缺现代化办公意识，虽然拥有先进的高科技设备时，仍然使用手工操作这种低效的方式进行档案管理。

（三）档案交接手续不严密，容易造成档案遗失。因中职学校很多的文件管理人员并不属于全职工作，在传输作业或转移作业时，不按程序处理移交的文件。应该及时清理的却不清理，应该进行检查的却不去检查，有些甚至还忽略了签字程序，有些人甚至会主观地认为转移以及交接档案仅是简简单单的一串钥匙交接的问题，非常容易导致出现档案遗失的严重问题。

二、规范学校档案管理工作的对策

（一）完善学校档案管理制度。保证档案管理工作制度的合理性和科学性，对高效开展此项工作具有十分重要的指导价值。可以从以下几个方面入手：一是建立或规范学校档案的收集制度，并将学校内部的所有数据汇集起来。根据不同的材料，在不同的类别中建立文件收集和整理分门别类的专栏，然后聘请专业人员来全面规划文件管理过程。其次，要明确不同部门的工作职责，使学生的档案工作能够各自履行职责，各部门之间的合作是完成学校档案工作的必要前提。三是建立评估管理体系和积累体系，提高档案管理质量。

（二）促使管理人员综合管理素养的进一步提升。为了实现档案管理的科学化，学校需要提高员工的工作质量，以便更好地管理档案，有效地将各种信息应用到教学管理中。同时，为了提高档案管理人员的知识水平，可以采取以下步骤：第一，在招聘档案管理人员时，学校领导最好对人员的道德素质首先进行考察，选择工作能力强、专业素质好的人才管理学校资料、档案。第二，学校在促使档案管理人员素质提升方面，要定期组织更具专业性的知识收集活动，通过加强先进工作理念的培训进一步落实高效的档案管理工作，并定期考核相关人员，促使其管理理念的转变以及管理能力的提升[3]。

（三）科学分类，挖掘档案资源。科学分类需要有机结合现实情况进行，同时要以档案部门规定的章程为指导开展日常管理工作，通常情况下我们都是以内容或者部门的差异为依据对档案进行不同类别的详细划分。通过科学合理化的逐一分类，实现对档案更加科学化的管理，以便能够切实的保证档案查阅上的便利以及存放的安全性。档案管理工作在某种意义上讲属于积累性工作，工作者首先要注意的是对各种档案资料的日常整理和收集，从不同方面和领域进行档案的收集。还要努力挖掘档案资源，拓宽档案的收集范围，像收集散落的知名校友档案等，丰富其内容。

[1]王绪贵.学校档案管理的规范创新及信息化建设方式研究论述[j].才智，2017（8）：156-156.

[2]李晓杰.试论职业学校档案管理的信息化建设[j].民营科技，2017（1）：120.

[3]宋思思.以信息促规范——刍议高校档案管理的改革与创新[j].北方文学，2018（12）：155.