《图书馆档案信息化管理创新探讨》

图书馆档案信息化管理创新探讨

［摘要］随着互联网的普及，带来了人们生活、学习节奏的加快，数据信息化管理成为工作常态，这无疑对图书馆管理的大量档案管理工作提出了新的挑战和更高的要求。如何在互联网时代更好地发挥图书馆的作用，提高图书馆的管理效率，更为长久地保管资料成为必须要思考的问题。本次研究在探究了图书馆进行信息化管理的必要性和目前档案管理信息化中存在问题探究的基础上，针对性地提出了一系列图书馆档案信息化管理的新方法。

［关键词］档案信息化;档案管理;图书馆档案

随着互联网的普及，世界日益连成一个整体，加快了生活中各个环节的沟通交流和实现了异地空间的资源共享。图书馆汇集了人类历史精神文明，是历史文明传承的场所，它的时代转变日益受到人们的关注。快节奏的互联网时代，为了提高工作效率，快速的查阅资料保存资料等，对图书馆信息化提出了更高的要求。互联网时代要求图书馆管理者更加细心、耐心完成工作，这对管理者提出了更为严格的要求。传统的档案管理方式因为难以长时间的保存资料、将档案归档、查阅时间长等限制了图书馆长久的发展，致使了很多珍贵资源在传承中流散，图书馆的档案也在历史变迁中出现断档的问题。为了避免传统档案管理方式下出现的资料损毁、丢失、需要长时间查找等问题的出现，图书馆档案管理信息化运行势在必行。本文着重从目前图书馆档案信息化管理问题出发，以如何更好地实行信息化管理为目的，提出了一系列图书馆档案信息化管理改的改进措施。

一、档案信息化必要性探析

互联网的普及，改变了我们的生活方式，我们从整体的阅读时间转变为了碎片化、零散的阅读。作为汇集了人类智慧的图书馆，很多仍然沿用传统的管理方式，将档案采用纸质的形式保存，这让传统的图书馆逐渐与世界脱节。图书馆档案是图书馆的基础工作之一，包含文书档案、馆内人事档案、业务档案、设备档案等档案管理，内容繁多而又复杂。生活节奏的加快，人们生活、学习方式的转变，催促着图书馆档案也必须加入互联网队伍，采用信息化的方式管理档案。

（一）信息化是提高工作效率的需要。图书馆的档案管理内容主要包括图书馆日常运行工作中的文书档案，参与图书馆管理的人事档案，平时工作的业务档案、图书馆内各项设备的引进、维修档案以及图书馆用户资料档案。图书馆的各项档案是图书馆工作的记录的汇总，同时也是图书馆管理者做出决定的参考和依据。一些建馆时间较长高校的图书馆，各种档案资料较多，想要查找时间较久远的资料所耗费的时间就较长，为了提高工作效率，对图书馆档案进行信息化管理是互联网时代工作的要求。档案信息化管理，不仅方便新进员工较快的了解图书馆的历史、运营状况，较快地进入工作角色，而且有利于档案研究者快速找到所需的资料，节省工作时间，提升工作效率。

（二）信息化是提高资料存储效率的需要。图书馆档案管理涉及多个方面，内容繁多且复杂，如果不能够及时将档案归档，就有可能出现档案混乱甚至丢失的情况。其次，由于每种档案的保存年限不一，需要保存的级别不一，采用传统的纸质档案管理的方式，可能出现资料错乱销毁、资料丢失的问题。此外，纸质档案保存的要求较高，过潮、过干燥的环境都将影响资料的保存。随着科学技术的发展，将图书馆纸质档案转化为电子档案，快速地将档案归档，避免出现资料损坏或者丢失的状况，也能在较大范围内减少人为的损耗，从而提高图书馆的资料存储效率。

（三）信息化是提高资料利用率的需要。传统的纸质档案受到阅览时间和空间的限制，使得图书馆的档案多数躺在了档案室内，没有较大限度地发挥其作用。图书馆档案信息化则将档案进行电子化管理，具有了简洁、高效等提点，最大程度上突破了阅览的时间和空间限制，方便阅览者查找所需资料，让图书馆的资源物尽其用，最大程度上发挥其作用。此外，将图书馆进行系统的信息化管理，以互联网为媒介实现图书馆之间的资源共享。有些藏书不多、档案资源不够的图书馆，通过互联网与藏书丰富的图书馆链接，实现资源的共享，提高图书馆的资料利用效率，促进图书馆的长远发展。

二、图书馆档案信息化管理现状浅析

图书馆档案进行信息化管理的想法虽然已经提出来很长一段时间了，但是由于图书馆现行管理制度的限制、缺乏专业的技术管理人员、工程量大而技术支撑不够等原因使得图书馆档案管理信息化之路异常曲折。

（一）图书馆档案管理制度不健全。图书馆的档案管理虽然是图书馆的基础工作之一，但是一直缺乏统一具体、健全的档案管理制度来规范各级图书馆各种档案的收集、整理、分类、保存。不用的职能的图书馆，不同的工作人员，就会有不同的收集标准、整理和分类的方法、档案的标记方法、档案归档的要求，这样没有统一标准的档案管理方式多呈现工作的随意性，不仅经常性地出现断档的现象而且难以在不同图书馆之间实现资源共享。此外，许多图书馆管理既没有专业的档案管理人员，也没有统一的档案管理制度，这使得档案管理人员依据自己的主观意愿进行档案收集、管理工作，随意的选择存档时间，对档案没有进行甄别、分类和处理，这在很大程度上促使图书馆难以长久、健康的发展。

（二）缺乏专业信息化技术人员。信息化的档案管理需要专门的档案管理技术人员来从档案的收集、整理、归档等工作，这些工作依托互联网得到快速完成。管理人员需要对归档后的档案进行立卷和整合，同时在需要时快速找到并运用，对不同级别的读者授予不同的阅读权限，对图书馆采用的操作系统进行维护和用户管理。这些操作都需要强大的信息化技术作为支撑，这就要求需要专业的档案管理人员。很多的图书馆，尤其高职院校的图书馆档案管理员都没有具备档案信息化需要的技术能力。目前的多数图书馆档案管理员由图书馆普通的办公室人员来兼任，这些档案管理员没有经过专门的专业归档、分类、档案管理等知识的理论学习和技术实操，多数档案管理员只能进行简单的资料收集、整理、分类和归档，这在很大程度上阻碍了图书馆档案信息化的建设。

（三）档案信息化建设工程量大，建设落后。很多高校图书馆建馆时间长，各种档案资料繁多。虽然档案管理信息化已经被倡导多年，但是一些建馆时间长或者地方比较偏远的图书馆仍然沿用纸质档案存储的档案管理方法，其中一个重要原因在于将纸质档案转化为电子档案有巨大的工程量。从纸质档案的信息录入、分类归档、细化整理到明确存档时间等需要耗费众多的人力、物力和时间，这不得不又延缓了图书馆信息化的进程。同时，即使有些图书馆将档案进行了信息化的管理，但是仍然不够全面和细致，没有进行全面的资料收集、没有精细的进行档案整理、没有明确的将各种档案的存档时间，致使图书馆的信息化建设不全面，信息化建设落后。

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