《浅谈公路工程档案的收集与整理》

浅谈公路工程档案的收集与整理

靳红娟

摘要。针对公路工程施工中档案收集与整理中的一些问题及怎样做好档案的收集与整理谈了些不成熟的看法，希望能为以后的公路工程档案的收集与整理提供一些借鉴和参考。（江西省路桥工程集团有限公司，江西南昌330000）

关键词：公路工程；档案；收集与整理

0前言

公路工程建设项目具有投资大、周期长、环节多、内外部协作关系复杂等特点，因而形成了档案种类多、数量大、价值高。这些工程档案是基础设施建设的重要技术资料，是国家科技档案的重要组成部分，是反映工程内在质量的真实记录，也是工程质量评定的基础图文材料，特别是对隐蔽工程和建成后不容易检测的项目更具有唯一的，不可替代的重要价值。更是全面鉴定工程质量，查明事故原因，追究事故责任的重要依据和项目建成后运行、管理、养护和改造的重要依据，具有重要的凭证、法律价值。

虽然公路工程档案有其重要意义，然而纵观目前工程档案管理现状，普遍存在重工期；重质量；忽视档案资料的收集、整理等基础工作的现象。有好多在建设过程中应该整理的档案资料，却留待工程结束后才去进行整理，致使收集资料难度加大。造成最终的工程资料不完整，不规范。我在参与工程档案整理工作中对此深有体会。由于交通设施项目流动、分散、规模大，周期长，涉及人员面广等特点，要将包括建设、设计、监理、施工单位等部门的工程资料完好无损地收集归档难度相当大。为此本文着重对公路工程档案的收集与整理谈些不成熟的看法。

1公路工程档案管理工作中存在的一些问题

1.1施工管理与工程档案管理脱节

施工单位在施工过程中不重视档案材料的及时收集和整理，最后往往导致竣工后资料参差不齐，记录不全，不能准确地反映工程真实情况，影响了工程技术文件系统的准确和完整。比如说工程照片、工程录像，施工日志也作为归档管理资料，但实际往往并没有重视这方面资料的收集，对于一些隐蔽工程的施工照片到竣工验收时才去收集已经为时过晚；施工日志应是做为施工人员的工作记录，做好施工日志对填

写资料的相关数据显为重要，但实际工作中很少有人自始至终地坚持写施工日志，其实这些资料如果在施工过程中收集、整理会是件容易的事，但往往由于人们不够重视而被忽视，到竣工验收时再去收集这些资料就增加了难度，诸如此类，本来工程其内在质量、外观质量均达到优质工程标准，但由于竣工资料残缺而被扣分，使原本可以评优良的工程仅为合格。

1.2表格没有统一标准

其次，施工用表没有统一标准，填写的数据内容重叠，应按实际操作和设计要求所反映的特定内容被遗漏，竣工资料编制的办法五花八门，没有统一章法。

1.3档案管理水平差

档案管理水平不够专业，许多归档的资料不符合归档要求，比如在工程资料中存在不少复印件，甚至是复印材料多次复印件，内容模糊不清，有的复印件经涂改后再复印，字迹难以辨认，经不起长期永久性保存。这些归档资料在以后使用中难以成为可靠，真实的文件依据，给竣工档案整理带来不必要的麻烦和损失。

2问题产生的原因

2.1工程档案管理意识淡薄

工程项目档案文件的产生贯穿于工程建设全过程，其形成，积累和管理应由建设、监理、设计、施工单位根据各自的分工及时进行收集整理。一些施工单位认为工程档案的管理只是事后的一种文件的整理工作，与工程进度、质量等比起来无关紧要，他们在工程建设过程中大多注重工程资料的目的为了计量，只要能计量，以后的事情另当别论，比如说某个隧道路面28d强度达到后已经计量了，而在做评定资料时查找相关资料却被丢失了。不重视资料的收集和整理，忽略了对资料有效性、规范化和完整性的控制，使得形成的工程资料在质量出现了物质形态不统一，信息记录要素不完整的状况。

2.2工程档案编制办法不统一

我国交通工程尚没有形成统

一、规范的竣工资料

编制办法，而是由各省交通行业自行制定。由于竣工档案不同于一般文书档案，它的形成不但要符合行业管理的要求，还要符合档案编制的规范要求，在验收交工时既要通过行业的审查，还要通过档案专项验收。现在大多建设单位把竣工资料委托给专门的档案管理单位保管。在档案管理时，管理者往往凭自己对有关文件理解来确定文件的编制办法，致使同一施工单位在不同的地区，竣工文件的编制办法出现不一致的状况，造成竣工资料的返工，使得施工承包单位无所适从。

2.3施工管理用表格式不统一

工程用表是公路工程项目管理的一种表现形式，它是根据国家有关规定对工程质量控制而在工程施工过程中形成的原始记录。由于我国交通行业还没有制定出统一的工程管理用表，各省只能根据《公路工程质量检验评定标准》（jtjf80/1-2004）及交通部颁发的《公路工程竣工验收办法》等国家规范、办法来编制用表。由于各地对规范的理解不一，在施工用表的设计中，又缺乏科学合理的设置。格式各自不相同，有些公路工程项目的施工用表如何设置在公路《规范》中甚至没有说明，使得各施工单位只能根据各自对表式的理解来编制或填写，造成填写的数据内容重叠，没有科学反映客观实际情况。另外，我国工程规范的修改时又跟不上我国施工技术的发展，使得目前的施工用表更难以适应工程技术的发展要求。

2.4公路工程档案管理人员专业化程度不一

由于公路工程档案管理与工程息息相关，这就对档案管理人员的专业技术水平有一定的要求。而大多工程上的档案管理人员不是本专业的技术人员就是刚毕业的学生，缺少工程技术知识和经验，难免给资料的整理也带来了一定的困难。

3对策与措施

3.1提高档案管理意识

提高工程各级管理部门的档案管理意识，重视建设过程中资料的收集工作。

施工过程中形成的真实的内业资料是公路竣工资料整理之基础。因此，必须建立一套建设过程中收集资料的制度，建设单位不定期的组织专职人员检查和指导，发现不完善的地方，及时解决，同时避免以后的工作出现类似的问题。对不符合要求的不予计量、验收，承包人未上交合格的资料，业主应不予结算。竣工资料的收集和整理列入工作计划，在工程监理和工程施工招投标、评标时就要把施工组织计划中

对资料的收集作为一项评分指标的要求，促进工程施工过程中对资料的收集、整理。

3.2制定统一竣工资料编制规范

交通建设、档案等职能部门应协调配合，制定适用于交通建设行业使用的档案管理标准，统一竣工资料编制规范。

由于交通部所颁发的各类工程管理标准、办法之间不统一，交通部的要求与国家档案局的要求也不一致，因此建议交通主管部门组织一批有经验的设计、监理、建设管理、造价、质量监督等领域的专家。组成课题组，根据交通部和国家档案局等有关文件的规定，编制一套适合于公路建设竣工文件的编制办法，作为国家行业标准来使用。

3.3统一交通工程建设表式

尽快由交通行业有关职能部门牵头，统一交通工程建设表式。

目前全国各省市都按照交通部编制的《公路工程质量检验评定标准》jtgf80-1-2004等一系列规范和标准编制了各类表格，在长期使用中已积累了丰富的经验，建议和编制统一竣工资料规范一样，编制一套完整的公路公程统一用表，这套表格可作为规范的附件。编制一套既符合现代施工技术要求，又符合档案要求的范本，并附上填表说明。例如，目前大多数表格中出现的监理签字一览，哪些空格应由旁站监理签字，哪些空格应由驻地高监签字，哪些应由总监签字，都应一一说明。有了详细的说明，施工、监理单位就可按标准操作，简便易行。

3.4公路工程资料收集、整理应纳入工程日常

管理工作范畴

3.4.1落实组织和人员监理、承包人都应根据收

集、整理资料工作量的大小合理配置人员，做到资料收集与施工同准备、同进行、同完成的“三同步”收集齐全后及时整理，不留尾巴。负责编制竣工资料的人员必须熟悉并参与项目建设的全过程。

3.4.2监理应用时检查资料的收集、整理情况监

理在检查工程施工的同时应检查资料的收集、整理是否与施工同步，是否符合要求，是否进行了抽验、与承包人检查的结果是否相符等等。

3.4.3如实记载建设全过程此外要如实地记载建

设的全过程，工程照片就显得很重要，在整理编制竣工资料时加以归纳。

3.5举办培训班

举办公路工程档案管理培训班，普及工程建设档

案管理知识。

编制公路工程资料的工作是由建设、设计、施工、监理单位共同完成的，而主要工作是由承包人完成。由于这些人员来自五湖四海。知识结构、工作经验参差不齐。为使所编制公路工程资料完整及规范，提高工程资料管理的专业性，有必要在编制竣工资料之前组织他们进行培训，可以邀请工程技术专业和档案技术专业的专家授课、辅导。

3.6努力提高档案管理人员的专业素质

工程建设中所涉及的所有工程建设单位工作人员，其档案管理知识往往不在同一水平线上。因此要及时调查了解各单位的具体情况，可以做到宣传先进，向先进学习。这样有利于提高工程档案的整体水平，也有利于提高工程管理水平。另外还要加强单位与单位之间的沟通，以学他人之长，补己之短，学习档案管理中好的做法。

4结语

公路工程档案作为一种信息资源，对于确保工程的安全使用和正常运营，促进城市建设和经济发展具有重要意义。通过以上这些措施的落实，将有利于加速工程建设的科技进步，并将其建设水平不断推上新的台阶。

第二篇：公路工程建设项目档案的收集整理归档公路工程建设项目档案的收集整理归档

一、总则

公路工程建设项目档案是建设过程中形成的，反映工程建设项目立项、勘察、设计、工程准备、施工、交竣工验收全过程的历史记录、对各项工作具有现实和长远查考利用价值，并经系统整理归档的各种形式载体的文件材料，是工程建设项目的重要组成部分，各参建单位应高度重视和加强档案管理工作，贯彻执行国家和上级单位关于公路工程档案管理的有关法律、法规及立卷归档办法。

（一）档案工作要纳入档案工作纳入有关领导、部门和人员的岗位职责、考核目标中。

（二）建立完善档案管理制度（档案收集、整理、归档、移交、库房管理、借阅等）

（三）档案工作必须与建设进程同步，纳入建设管理程序。

（四）档案必须贯彻集中统一管理的原则，避免分散在业务部门或个人手中。

二、公路建设项目档案质量要求

收集整理归档的项目工程档案必须符合国家档案局、交通运输部及上级有关部门下发的关于公路工程档案管理的有关规定、办法的相关要求。主要依据：

gb/t11822～2000《科学技术档案案卷构成的一般要求》；

1da/t28～2002《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》；交通部2004年第3号令《公路工程竣（交）工验收办法》、交公路发[2010]65号《关于印发的通知》；交办发[2010]382号《关于印发的通知》；中华人民共和国交通部2004年9月4日第25号《关于发布公路工程质量检验评定标准》的公告

（一）原始性

收集归档的文件材料应为日常各项活动中形成的第一手文件材料。一般情况下应为原件。

（举例：现场测量、试验记录、合同、人员任命、收发文）

（二）、完整性

即文件材料的齐全成套性（请示、批复、附件、分项工程施工记录成套性）

（三）、真实性

原材料使用部位、照片、检测记录要求同步填写。

（四）准确性

（签署意见、测量、试验、现场检测数据准确、施工部位日期、公文办理结果）

（五）规范性

（公文办理、施工工艺、工序、技术要求要符合施工技术规范、字迹清晰工整）

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（六）系统性

遵循文件材料的自然形成过程、结合文件材料的内容，进行分类组卷编目，保持卷与卷，文件与文件之间的有机联系。

根据公路工程建设档案管理的相关要求，结合工程建设的实际，我们将公路工程竣工档案分为十大部分：即第一部分立项审批文件；第二部分设计文件；第三部分工程准备（管理）文件；第四部分施工文件；第五部监理文件；第六部分交竣工验收文件；第七部分科研、新技术资料；第八部分资金管理文件，第九部分声像特殊载体；第十部分实物档案。其中第

三、

四、

五、七部分要求在交工验收前完成。具体内容详见交公路发﹝2010﹞65号《关于印发﹤公路工程竣交工验收办法实施细则﹥的通知》、交办发﹝2010﹞382号文件。

三、公路工程建设项目文件材料的归档范围

（一）建设单位文件材料的归档范围

1.行政管理文件（机构设置、制度办法等）

2.项目前期文件材料（项目建议书、工可研报告、环保、水保、文物保护、项目用地预审等）

3.设计审批

4.工程准备文件（招投标、征地拆迁、施工许可证、质量监督申请）

5.施工过程管理文件（质量、安全、进度、费用、合同执行情况、变更等）

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6.科研课题文件材料

7.交竣工验收（★注意收集试运行记录、缺陷整改文件材料，接管养单位项目使用情况报告）

8特殊载体（照片、影像、电子文件）

★主体工程、建设前原始地形地貌状况照片

电子文件通常也称数字文件，指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件

注：①收集归档的电子文件应保持其完整性：即指电子文件的内容、结构、背景信息和元数据等无缺损。（背景信息：指描述生成电子文件的职能活动、电子文件的作用、办理过程、结果、上下文关系以及对其产生影响的历史环境等信息；元数据：指描述电子文件数据属性的数据，包括文件的格式、编排结构、硬件和软件环境、文件处理软件、字处理和图形工具软件、字符集等数据）

②电子文件的归档分为两种形式；逻辑归档：指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的将电子文件的管理权限向档案部门移交的过程；物理归档：指把电子文件集中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。

购买或自行开发的管理软件，进行数字化管理的施工文件一般为重要的和永久保存的文件材料。

9.实物档案（奖状、奖杯、重要的岩样标本）附建设单位文件材料归档范围表

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（二）施工单位文件材料的归档范围

施工单位负责收集本单位在施工阶段形成的行政管理、质量技术、安全及文明施工、进度计划、设计变更、合同管理、费用支付、交工验收等各项管理活动形成的文件材料；施工检测记录、试验报告、中间交验证书、报告、质量检验评定表、施工日志、竣工图表、电子、声像。软件等文件材料。

三、学校荣誉档案的保管与利用

学校荣誉档案文书类资料的保管与利用，均遵循《学校档案实体分类法》中其他门类文书档案的保管与利用的原则、方法进行；而荣誉档案的实物类的保管与利用，首先应考虑它的特殊性，它是一件件物品组合而成，其载体及形态各异，既有纸质类、金属类、玻璃类，又有布质类，更有大有小，有高有矮，也有硬有软，其保管的柜架也需区别于文书档案，它应陈列置直观易见，便于放取，又能防尘、防潮、防光、防火、防鼠的柜架中。应按类别制作相应的透视玻璃柜架存贮为宜，这种直观的存贮保管柜架，既便于对外参观展览，又便于查找利用。其档案上架的排列也可按年度和载体形式分门别类进行，奖杯一般以竖放为宜，锦旗可设计挂在柜内，奖状、奖章、证书等可竖放在柜架上，也可平放于柜架中。总之，既要立足于保管，又便于利用；要直观感强，能让利用者一目了然，让所有的荣誉档案的实物部分直接展现在参观者的眼帘，展示出该门类档案的特殊风采。

学校荣誉档案以其历史的真实性、原始性、直观性和生动形象性等特点，充分展现和反映了一所学校办学过程的发展史与荣誉史。学校既可用这些反映学校兴衰荣辱的实物写照举办展览，也可制作宣传画、宣传栏，充分利用它的特殊性和直观性，说服力和感染力，开展各式各样的宣传教育活动，同时还可通过建立学校校史和荣誉陈列室，对教职工，特别是对学生进行校史与德育教育，促进学校各项工作的发展，使广大教职工和学生树立爱校与勤奋上进的思想。学校档案工作的宗旨就是为学校各项工作提供档案服务，对档案资料进行收集、整理、保管的目的是为了提供利用。只有开展档案资料的利用工作，才能充分发挥档案信息的有价作用，真正为社会和学校各项工作服务。