《文书档案管理信息化建设浅谈》

文书档案管理信息化建设浅谈

摘要。档案工作中有一个不可或缺的一部分，那就是文书档案管理，因此它只能不停的向前发展才能适应这瞬息万变的社会。现在，一个新的发展契机摆在了中国的文书档案管理工作面前，传统的人工管理被信息化化的管理方式所取代，通过信息化的管理方式，人工管理方式中的许多问题都变得迎刃而解，本文着重介绍了文书档案管理信息化的大致架构和作用，并仔细比较了两种管理方式的差异和优缺点。提出了存在的问题以及相应的解决措施。

关键词：信息化；档案管理；建设；问题应对

引言

近几年来计算机技术得到了飞速的发展，高速缓存的大存储空间的档案影星管理系统也被逐渐普及，因此，建立综合性和专业性的文书档案刻不容缓。我们所希望达到的是实现档案长期保存、管理高效和能够快速查询相关信息的状态，而文书档案管理信息化所具有的不可替代的特点恰好为这一设想的实现提供了一个好机会。

一、传统文书档案管理的缺陷

1.1传统文书档案管理不能实现实时共享

由于在传统文书管理的系统下借阅文档必须要亲自到档案室，加之查找翻阅文档即需要耗费时间又需要耗费人力，人工工作难免对时效性有所影响。如出现身在外地的情况，该问题便更加突出。另外，由于纸质文档的数量有限，无法满足多人同时使用的需求，如果出现使用高峰期便需要排队等候使用的情况，无疑这将使文档的时效性大打折扣。

1.2传统文书管理既复杂又繁琐

传统的文书档案室纸质的，它需要做一些类似于分类编写目录的繁复性的工作。由于档案资料的来源以及方向不一致等原因，这些工作都需要派专人去整理。过程之繁琐与复杂不言而喻。另外，众所周知无论借阅文何种档都需要进行登记，而登记过程的复杂与繁琐也是令体会过的人深感无奈。

1.3传统文档极易受损，保存难度大

纸张是大多传统文档的载体。在众多档案中不乏有年代久远的档案资料，这些档案资料承载着珍贵的价值。对其保存便成为一项艰难的任务。另外传统的纸质档案在翻阅与移动过程中不可避免的会造成损坏，极不易保存。因此在传统文书管理中文档受损与如何保存便成为一大难题。

二、文书档案实现信息化管理的好处

2.1办公及使用效率高，文档时效性强计算机强大的计算力量在文书档案管理的过程中发挥了重要的作用，它已经完全取代传统的手工操作。在传统的文书档案管理中，无论是收集资料要完整、齐全、不可漏抄、漏写等要求，还是用手写的方式来规范相关内容、档案使用的持久性、等要求，或是对分类统计需准确无误的要求。对于工作人员而言都是艰巨的任务。但是，有了计算机中的一些办公软件，一切就变得简单的不能再简单了，编写文件，传递文件都变得轻松无比。极大的提高了办公及使用效率，增强了文档的时效性，使传统文书档案管理中存在的文档缺乏时效性的问题得以解决。

2.2电子文件能够长期且稳定地保存下来

传统的文档由于是纸质的，所以保存的时间有限，然而相比之下电子文档的寿命就要长很多。在档案保存的过程中，一些人为地非人为的因素都会使纸质档案的纤维素受到不同程度的损害。而纤维素又是的纸质与纸质档案耐久度的决定因素，而电子档案对这些客观条件并没有那么高的要求。在电子技术迅猛发展的时代，我们已经能够随时随地地通过一些外围设备来读取和存储电子文件，比如说那些带有usb插口的u盘等移动设备。这些载体存读方便、便于携带、不易损坏、受外部环境影响小等特性使电子文件的保存具有稳定性与长久性。

2.3文档信息得到充分共享

在传统的文书档案管理系统下，由于文件查阅困难以及文件传递不便使得文件共享不易实现且共享范围小。由此造成大量的信息闲置进而造成资金和资源的损失。利用信息化的管理方式使得所有的档案不再是一个个“个体户”，管理员可以根据档案的内外特征对档案进行综合性的管理。在计算机技术快速发展的背景下，档案的信息化管理使得档案与其载体可以分离开来，并且能够实现与其他信息系统的相互联系。因信息化管理不受空间及时间的影响，并有效地了解各方面的信息动态。使文档信息得到充分的共享。

2.4提高了文件传递的安全性

由于在以往的办公中所有的文件都是纸质的，因此会经常存在文件丢失或者工作人员私藏文件的现象，以往传递文件基本上全部用邮递的方式但是这种方式不仅受到目的地远近的约束，而且文件在邮递过程中遗失的风险也比较大，对档案的安全性极其不利。但是如果我们采用计算机技术来对文件实现信息化管理的话，就可以直接通过因特网来传送我们需要的文件，直接跳过第三方，从而使得文件传送的安全性大幅度提高。

三、文书档案信息化管理系统的大概构成和解决的问题

文书档案管理信息系统由各种相关联的程序、该系统的数据库和文件打印等部分组成。文档的建立、修改、查询等功能是由文档管理程序来实现的，而且通过文档管理程序，还可以将不同的权限授予不同的登陆者，以此来实现不同管理人员对文档的不同操作。不同的功能模块实现不同的功能，他们各自负责自己的工作，但彼此之间又互相联系。系统的数据库可以用来存储该系统所有文档的相关信息。数据库是文档信息化管理系统的核心，它的一切操作都是以数据库为基础来进行的。当用户需要纸质版的文档的时候，打印系统就要开始工作了，他可以把用户所需要的文件转换成文档形式，并在显示器上显示出来供用户进行预览并最后打印出纸质文件。

四、文书档案管理信息化建设存在的问题

4.1电子文件保密性受限制

电子档案的内容变化多端，所以说它的稳定性反倒不如纸质档案。并且黑客等网络黑手的出现时电子文件存在安全隐患。而且假如出现有人恶意篡改档案的情况，因其改动不会在原稿上留下痕迹，所以将无法确认档案是否真实。

4.2需要专业的人员来对电子档案进行管理

要想实现对电子档案的全面管理，就必须聘用那些专业人员来担任这项工作。有人会说，我以前管理过纸质档案，在档案管理方面有着丰富的经验，或者说是it界的一名大神，掌握计算机个各种功能是不是局可以胜任这份工作，答案是no。档案管理信息化就是将传统的档案管理方法同先进的计算机技术结合在一起，因此我们所需要的是一种复合型的人才，是那种能够把理论知识和先进的计算机技术结合在一起来对电子档案管理系统进行管理的人。而现在，我们恰恰缺的就是这种人才，尽管一些现代化设备已经被引入到档案管理的工作中来，但是懂得人却少之又少，因此这些器材都不能发挥他们应有的价值，而对档案的管理工作也称不上信息化。

五、应对方法

5.1信息化系统内、外网隔离

我们系统内部的网络都是我们管理人员的工作区域，而外网上的各种隐患才是对我们电子档案管理系统最致命的伤害，因此我们课在内网和外网之间设置物理隔离，这也是一种性价比最高的解决方法。隔离防护第一层的实现是由路由器来实现的。路由器滤掉被屏蔽的ＩＰ地址和服务。在所有访问内网的ip地址中，路由器可以选择性地将其放行，然后自动忽略那些筛选掉的ip的访问请求。防火墙则担任第二层防护任务。防火墙的认证机制可以帮助我们实现这个功能。所有类型的防火墙从功能上来看都是一致的，比如：过滤进、出网络的数据；管理进、出网络的访问行为；封堵某些禁止的业务；将所有经过防火墙的痕迹都保留下来；对网络攻击的检测和告警。

5.2提高档案人员的综合素质

首先要提高管理系统硬件设施方面的标准，只有将硬件设施的标准提上来，管理人员才有机会接触到这些先进的思想和技术，继而学习掌握电子档案的管理方法。其次，作为一名档案管理人员，我们也要与时俱进，积极充实自己的大脑，学习先进的技术，保证让自己能够始终走在社会的最前列。同时，相关单位也要多组织员工进行学习，加强员工之间的沟通和交流，并将电子档案管理方法学习程度的好坏来作为考核的一项以此来激励管理人员对新知识的吸收，也只有这样才能提高本单位的软实力。

六、结束语

文书档案所承载的信息是无法衡量的宝藏，如何高效的利用宝藏是值得我们去不断思考的。在信息化技术盛行的当下，传统的纸质档案已经不再符合社会的发展需求。因此，实现文书档案的信息化管理是一个必然的事件，我们也要利用信息化管理这个强有力的工具来使我们的文化宝藏能够永远保留下来。

参考文献

[1]汤颖.浅谈文书档案管理的办公自动化应用[j].科技风，2014-09-11.[2]冼汉聪.文书档案管理的办公自动化应用[j].商情：教育经济研究，2008-08-11.

第二篇：档案信息化建设管理【关键词】

信息化

［摘要］档案信息化建设是新时期档案部门的一项基础性业务工作，需要我们从各方面予以重视，从基础设施、信息资源建设、目录数据库建设以及管理人员的业务素质等各方面予以加强。本文仅就如何加强档案信息化建设，开创档案工作新局面方面谈些粗浅的看法，以与大家共同探讨。

［关键词］信息化；目录数据库；电子档案；档案管理

档案是人类社会各项实践活动的真实记录，是社会的宝贵财富，是人类重要的历史文化遗产。档案事业是维护历史真实面貌的永恒的事业。档案工作深深植根于人类社会生活，与人类社会发展同步，并随着社会文明程度的提高，越来越深入到社会生活的各个方面，在经济发展、科技进步、精神文明建设中发挥着越来越重要的作用。

档案信息化建设是新时期档案部门的一项基础性业务工作，是档案工作向现代化迈进的必由之路，是档案工作实现历史与未来有机链接的战略之举。党和国家十分重视信息资源开发利用工作，我们必须切实从各方面加大力度，予以重视。

第一，要把档案信息化建设的各项工作纳入科学化、规范化的轨道。档案信息化建设是一盘棋，要统筹规划，科学分析，有计划、有步骤地把档案信息化的各项工作做好。要搞好工作布局，经济条件具备的地区档案信息化可以先行一步，带动其他地区发展。要搞好工作规范，确保档案信息化的各项工作按照国家相关标准、规范有序推进，确保数字档案资源格式统

一、数据规范、长期可读、便于共享。

第二，要通过档案信息化整合，带动各项档案基础业务工作。档案信息化建设是一项科学系统工程，涉及到档案工作的方方面面。档案信息化的顺利开展必须有良好的业务工作基础，需要配备现代化的设备和相关人才，需要各部门通力合作。各级档案部门要以开展档案信息化工作为抓手，整合、带动各项基础业务工作的发展，使档案事业各项工作迈上一个新的台阶。

第三，要确保档案信息化建设的整体效益和质量。档案信息化建设是一项长期任务，工作量非常大，一定要严把质量关，保证利用档案信息的查全、查准，力求档案信息管理系统运行的安全、可靠。同时要增强档案安全意识，对于信息化条件下涉密档案的开发利用，一定要把安全防范措施放在首位，对于那些密级较高的档案，原则上不进行数字化，可采取其他保护和复制措施。

作为领导及档案人员应该如何改进档案管理工作。

根据“全国档案信息化建设实施纲要”及许多档案专家的建议和多年档案工作的实践经验，我们应该遵循：“适应国家信息化建设和档案事业发展的需要，把档案信息化纳入国家信息化建设的总格局，以档案网络建设为基础，以档案信息资源建设为核心，以扩大档案信息资源开发利用为目标，加快推进档案资源数字化、信息管理标准化、信息服务网络化的进程，促进档案事业持续快速健康发展，为改革开放和现代化建设服务的宗旨，改进思路，从各方面强化档案信息化建设：

第一，加快档案信息化基础设施建设。建设数字化档案馆，大致包括档案馆库房建设，档案馆馆藏建设，检索工具建设，规章制度建设，专兼职档案干部队伍建设及档案服务利用工作等等.继续推进运用计算机管理档案，提高档案馆计算机和网络技术的应用程度，逐步提高档案信息化水平。

第二，促进档案信息资源建设。要建设数字化档案馆，首先要用现代信息处理技术对档案馆中存储的档案包括纸制档案，照片底片档案，录音，视频档案等各种载体的档案和现行文件进行数字化处理和存储，即进行数字化档案馆馆藏的建设。

第三，加强档案目录数据库建设。要充分运用计算机技术，加快档案目录数据库建设，提高档案检索利用服务质量。各部门向档案馆移交档案时，要尽量做到同时移交机读目录。

第四，积极推进档案全文数据库和多媒体数据库建设。有条件的档案馆应通过接收电子档案，对各种类型档案进行数字化管理等方法，积极建设相关的全文数字库和多媒体，尽快实现档案全文信息查询，不断提高服务效率和质量。

第五，加强电子档案归档管理。档案部门要根据档案管理的要求，加强对本单位电子文件积累、鉴定、著录、归档等工作的监督、指导，保证各单位产生的有保存价值的电子文件真实、完整、有效。研究电子档案接收、保管、利用的技术方法，制定电子档案管理办法。最后实现档案信息处理计算机化，信息存储数字化，信息采集实时化，信息服务网络化。

档案工作要在未来社会中占据一席之地，必须具备基本的信息竞争能力。而对此产生直接影响的关键因素之一是档案工作者的素养，尤其是信息素养。而素养的提高又主要体现在以下几种能力的锤炼之中。

运用信息工具的能力，这是信息时代必须放在首要位置的一种能力，档案人员要注重自我完善，掌握计算机理论知识和运用技能，使自己能熟练使用各种现代信息工具，特别是网络传输工具，为更快、更好地开发档案信息打下牢固的技术基础。

档案信息的获取能力。长期以来，档案部门主要依靠归档制度来保证档案试实体的收集，并且始终未能摆脱“重藏轻用”的局面。而信息时代，社会将更多地从信息服务的功能上去要求和评价档案部门。因此，档案工作者必须具备较强的信息获取能力，不仅要熟练、快速地获取本馆所藏的档案信息提供给利用者，而且要充分利用网络的便利和优势，熟悉网上的档案信息资源，引导利用者获得更多的档案信息。

档案信息的鉴定、评估能力。把有价值的档案信息有效地传递给档案利用者是档案工作着的一项基本职责，也是利用者评价档案部门信息服务质量的一个重要标准。网络环境下，信息量十分巨大，内容十分庞杂，档案工作者必须具备比以往更强的鉴定评估能力，对档案信息进行判断、鉴选、综合分析，从中捕捉到与特定利用者密切相关的部分，为利用者提供优质的服务。

档案信息的加工、提炼能力。信息社会，利用者需求的是“精要”信息，提供“原件”已远远无法满足利用者各类复杂的需求。这就要求档案工作者提高对档案信息的加工、提炼能力。许多档案信息具有多重价值，从不同角度进行加工，剔除其中的无用成分，重新组合，将产生出新的档案信息产品。从而实现档案信息的渗透增值能力，达到高效利用的目的。

总之，档案管理工作是一门深奥的学问，做好档案工作是无止境的，档案信息化建设也是一个循序渐进和不断探索的过程。档案人员只有不断提高素质，不断探索新路，才能够使档案事业不断向前迈进。

参考文献：

［1］沈运青.提高档案意识发展档案事业［Ｊ］.龙岩师专学报（社会科学版）第15卷第2期.

［2］段春梅.浅谈档案工作服务创新［Ｊ］.北京档案，2004，

5.

第三篇：科技档案管理信息化建设科技档案管理信息化建设

摘要。信息技术的快速发展使得各行各业发生了巨大变化，将其运用于科技档案管理上，能显著提高管理效率和质量。因此，国家对于科技档案管理信息化建设的发展问题越来越重视。所以，本文就对科技档案管理的信息化建设进行分析探讨，希望可以对大家日后的研究有所帮助。

关键词：科技档案；信息化；管理系统；人才

前言：近些年来，国家对于科技档案管理的发展越来越重视，随着计算机技术的不断发展以及网络技术的日益更新，档案管理信息化已经逐渐成为一种社会的发展趋势。因此，相关单位必须要重视科技档案信息化的发展建设，针对当前档案管理信息化建设中存在的相关问题采取合理的解决措施，这就需要相关单位了解并做到以下内容：

1科技档案信息化建设的意义分析

要知道，由于档案被长期保存在密封的空间内，经常会受到潮湿环境以及火灾的影响，所以相关单位必须支付一定的文档保管费用。所以，这样的情况在一定程度上影响了档案管理系统的整体发展。但是，由于近些年来，国家经济的不断发展，办公自动化以及无纸化的出现，使得整个档案管理工作发生了很大的变化。而这种变化也意味着档案工作将以多种多样的形式面向整个社会[1]。

另外，从档案信息化的角度看，环保档案管理的科技信息化也迫在眉睫。现今，许多的环保档案工作人员只是将档案管理的形式停留在一个肤浅的表面上，对信息化的理解过于狭隘。环保档案工作人员只是一味的照搬传统体制手法进行工作，而忽视了信息化所带来的快捷、方便。甚至于有些地方的环保部门没有充分按照要求进行信息化改革，只是进行口头的讲解，并未进行实际上的落实，这不仅消耗资源，不利于环保，更加阻碍了信息化建设的进程。

2环保档案局科技档案信息化建设方法

2.1转变思想，树立新观念

首先，环保档案局的相关工作人员应该改变传统的意识，突破自我，对信息化进程加以重视。与此同时，各地方政府应该充分进行信息化模式的调整，加强环保档案的信息化建设，根据一系列的规章制度进行信息化改革。另外，单位人员还要根据环保局的自身发展情况，为单位内部的发展制定适合的管理体制。更重要的是，科技档案管理人员还应该对档案包含的文件、数据以及软件等进行统一的管理，从而保障档案管理信息化工作的顺利进行。相关档案管理人员还应该及时转变自身的观念，树立良好的信息化意识，为整个档案管理单位的快速发展做出更大的贡献。

2.2构建信息化管理系统

一直以来，大多数的档案管理单位都是采用较为传统的档案管理模式，虽然也可以完成档案管理的工作，但是却缺少一定的效率和保障。所以，在加强科技档案管理的同时，档案管理单位应该在内部构建一个信息化管理系统，为其信息化的快速发展打下坚实的基础，这样一来，档案管理单位就可以运用高科技的管理系统，促进整个档案管理工作的不断发展。将信息化管理系统应用在整个档案管理单位中，不仅可以为档案管理人员节省一定的时间以及提高一定的工作效率，而且还可以保证整个科技档案管理工作的安全性和永久性，这无疑是一件一举两得的事[2]。

2.3重视人员培训

相关单位的档案管理人员要知道，加强档案信息化建设是一个需要长期奋斗的艰巨任务，工作人员要想更好地完成任务，就必须要意识到这项工作的重要意义，并且还要不断培养自身的专业素质和奉献精神。尤其对当前情况而言，相关档案单位完全可以通过培养高素质的专业人才，来促进整个档案管理信息化工作的顺利进行。更重要的是，档案管理单位还要定期为员工安排一些专业技能培训，让其在不断的锻炼中提高自身的专业素养，以此来保证整个科技档案管理工作的顺利进行。所以，相关档案管理部门必须要注重这点内容，为其日后快速稳定的发展打下坚实的基础[3]。

2.4加大资金投入

加大资金投入是环保档案局进行科技信息化的基础，因此，档案管理人员就应该加大物质基础的投入，让环保局的工作人员和领导人员重视信息化建设。在完善合理的情况下最大化的加强信息化改造，如果某一地方政府的资金投入能力有限，也可以进行分期式的投入，首先进行硬件系统的升级，加强信息安全式的防护[4]。第

二、相关档案管理人员应该根据单位内部结构的不同特点，加强其硬件系统的建设工作，以保证其日后更快更好地发展。

2.5重视信息化管理系统，完善信息化制度

合理科学的制度能够保障科技信息化建设的有效运行，所以，环保部门以及档案建设部门应该全力改善信息化体制，确保在日常生活以及工作过程当中都能实现科学信息化。安全对于档案管理信息化具有十分重要的意义。一个稳定的网络平台，对于科技档案管理信息化的发展有着尤为重要的作用。所以，相关档案管理人员必须要重视信息化管理系统的安全管理工作，时刻提高自身的安全管理意识，并且档案管理人员还要拥有较高的警惕性，了解安全管理对档案管理信息化的重要意义。档案管理人员还可以采取身份认证、使用杀毒软件等方式，对科技档案管理系统进行严格管制，以此来保证整个科技档案管理信息化工作的顺利进行[5]。

结束语：

总而言之，由于经济水平以及科技水平的不断发展，国家对于档案管理信息化的建设问题越来越重视，它对于我国经济的整体发展有着十分关键的作用。实现档案管理信息化，不仅可以在很大程度上保证档案管理单位的工作效率，还可以提高其工作的科技水平。更重要的是，档案管理单位还要重视档案管理工作的安全问题，加强安全管理体制，为档案的保密性做出更多的努力，真正地将管理档案的重要价值发挥出来。这样一来，不仅可以在一定程度上促进我国档案管理单位的不断发展，而且还可以提高其整体的工作效率，最终为我国的整体发展打下坚实的基础。

参考文献：

[1]许丽英.浅谈科技档案管理信息化建设[j].企业文化（下旬刊），2015（2）：195-195.

[2]龚霞，钟霞.浅谈科技档案管理信息化建设[j].沿海企业与科技，2011（9）：19-20.

[3]张永宽.科技档案管理信息化建设[j].科技资讯，2014，12（8）：232.

[4]管意.科技档案管理信息化建设刍议[j].大陆桥视野，2014（22）：92-93.

[5]邢惠杰.科技档案管理信息化建设微探[j].魅力中国，2013（19）：14-14.

第四篇：文书档案管理文书档案工作之我见

档案是由文件转化而来的，文件是档案的前身，档案是文件的归宿。档案是单位各项工作的真实记录，是各项事业持续发展的重要依据，既能指导现实工作又能为查考历史提供重要的凭据。如何做好文书和档案档案管理人员的历史责任。通过一年的学习，结合实践谈谈对做好文书和档案工作的认识和体会。

一、争取领导重视是做好文档工作的前提

1、爱岗敬业，争取领导的重视。领导是否重视文档工作，在很大程度上取决于对文档人员工作的满意度。因此，要想使单位的文书档案工作有起色，首先要争取领导重视，文档工作人员还要注重完善自我，热爱本职工作，忠于职守，忠实肯干，发挥主观能动性，干出业绩，干出水平，让领导满意，更好地为单位的发展服务。

2、加强宣传，增强领导的档案意识。单位领导对文档工作不够重视，大多都是因为缺乏档案意识，认为文书和档案工作不是主要的部门，可有可无。这就需要文档人员经常向领导宣传文档工作。首先，要勤向领导汇报文书和档案工作情况，使领导受触动、受启发；其次，要努力做好档案服务工作，及时为领导提供上险恶机关和档案部门下发的相关文件材料，为领导提供档案利用信息，使领导逐渐认识到文书档案工作的重要性。

二、实施文档管理现代化是加强文档管理工作的必由之路

随着改革的深入发展，文档管理面临着许多亟待解决的问题，诸如文件和档案数量越来越多，给保管和提供利用带来困难。管理方法手段的落后直接影响了文件和档案质量等，只有实现文档管理现代化，才能有效地加以解决。

1、掌握现代化管理技能，提高综合素质。电子计算机技术在文档管理中的运用，使文件的形成、运行、积累、转换等各个环节与自动化办公相衔接，系统地完成文件的起草、修改、删减、检索、打印、登记、统计等工作，这种现代化管理技术，迫切需要文档管理工作者去掌握和运用。文档管理数字化、信息化是信息社会对文档工作的必然要求，也是文档工作者的努力方向。所以，文档管理人员要结合本岗位工作，边学习边操作，在提高业务素质的同时，特别要注重计算机知识、信息技术的学习，努力使自己成为综合型文档管理人才。

2、利用现代化技术整理档案。纸质档案的整理工作繁琐，劳动强度大。而利用计算机整理文件，则可以收到事半功倍的效果。在人工立卷时，立卷人根据自己的理解对文件进行分类，虽然都按照统一的标准，但因每个人的理解同，对同一个文件的分类不尽相同，就不可避免地产生分类不准确的，影响案卷的质量，给今后的利用工作带来不便。而按照新的《归档文件整理规则》，不需要拟定案卷标题，以件为单位，不仅省时省力，而且利用计算机检索达到方便快捷，既降低了人为因素在文件归档工作中的影响，又可发

挥计算机管理优势，提高了工作效率。真正达到了简化整理、深化检索的目的。

3、改进立卷方式，提高现代化管理水平。传统的立卷方式存在一些不足之处，不利于档案的鉴定上文已有所涉及。改革立卷方式，便于文书档案的立卷、接收、鉴定，已是势在必行。以件为单位组卷并辅助以计算机管理的立卷方法，虽处于尝试阶段，仅其便于随时剔除无保存价值文件的优势就是显而易见的。这种立卷方式在鉴定时，如剔除某份文件，可不必考虑拆卷这一棘手问题。另外，利用计算机辅助管理档案，在档案的保管期限进行调整时，可利用计算机进行检索工具的调整、删改，大大提高了工作效率。

三、加强在职教育，提高文书档案管理人员的整体素质

文书和档案管理人员的业务能力直接影响档案管理工作的质量，为了使档案工作人员能够适应工作的需要，要充分发挥档案工作工作人员的积极性、主动性和例行性，努力提高文档人中贩知识水平和管理能力。由于文件及档案种类和载体的多样化，管理方法要不断更新，因此，对文档工作人员在业务知识、科学知识以及管理操作能力等方面都提出了新的更高要求。原来那些传统的业务知识与工作方法，已不能适应新的形势，所以，必须对文档人员进行在职教育培训，尽快培养一批既能掌握新技术，又能熟悉文档专业知识的人才。

1、进一步提高文档管理人员对文档工作的认识，增强管理意识。

文档管理是一项专业性很强的工作，它要求管理人员既要有高度的工作责任感、良好的职业道德、求真务实的工作态度、乐于奉献的工作精神，又要有扎实的专业理论知识、科技知识，尤其是运用现代化科技手段和先进的管理方法管理文档的基本技能。因此，文档管理工作人员只有具备扎实的专业知识，开拓视野、优化知识结构、提高综合素质，才能做好新时期的文档管理工作。一是通过各种形式宣传《档案法》、《档案人员职业道德》、《文书学》和国家有关文档工作规定，使文档案管理人员充分认识到搞好文档管理工作是自己应尽的法律责任和义务；二是把文件材料的形成、积累、归档、收集、整理、鉴定、统计和开发利用作为档案人员的职责范围，建立一个文档管理组织的领导体系，加强对文档工作的领导、检查和考核，不断提高文档管理工作水平。

2、文书管理人员应该认真履行岗位职责，做到以下十点：

一、做好上级文件的接收、打印、分类、登记工作，及时提供给有关领导批阅。严格执行文件传阅制度，需传阅文件做到及时呈送和催收。按照档案管理的规定，定时做好文书档案归档立卷工作，随时备用查阅。

二、负责党政部门的文件、总结、计划、报告、报表、信函的打印、复印。凡交付打印的文件、材料，按顺序及时登记打印。急件要随到随打。保证打印文件、材料的质量。

三、负责向校区内各部门发送文件、材料；取送报刊信件并负责分发。负责

到校外等单位取送文件、材料和复印文件、材料等。接转电话，下达校内临时性通知等。

四、负责计算机通信专网传输政府公文的接收，切实落实电子公文接收工作管理制度，加强设备维护，确保电子公文接收办理的及时、准确、安全。

五、及时收集、催要校内各组室、各部门应该存档的材料，立档备用备查。做好建立综合档案室的准备工作，待条件成熟尽快建起综合档案室。

六、负责升旗、集会等集体活动的出勤检查；与办公室其他人员共同做好平日教职工的出勤抽查统计工作；做好教职工月工作量津贴和学校考核效益奖的计算统计工作。

七、保管学校礼品及行政办公室公共财产；保管办公用品并负责分发等。与其他人员共同做好档案室、接待室、会议室、领导办公室的管理、清洁卫生及整理工作，树立良好的服务意识。

八、做好校外来访人员的接待工作。

九、负责节假日办公室值班，接收、呈报文件。

十、严格执行保密制度。

3、强制度建设，建立长效培训机制。

首先，要建立健全在职教育的长效管理制度，如省档案局及地市档案局举办的各类专业培训班；其次，要建立在职教育的约束和激励机制。约束和激励机制可以保全文档管理工作人员产生紧迫感和危机感，积极主动地参加在职教育，努力更新知识，提高业务能力和水平。比如，将在职教育与文书档案人员专业技术职称评定挂钩，对不参加档案专业知识培训的聘资格，激励矿床浇花奥地利增强参加在职教育的主动性和积极性。

4、确在职教育的原则，选择课程内容。相对于正规学校教育而言，在职教育具有更直接的目的性、现实性和时效性。在职教育应从实际出发，按岗位、分层次、多渠道、多形式地进行。坚持“学用结合、按需施教、注重实效”的方针，切实遵守学有所用、用有所长的原则。第一，学习文档专业知识。为文档专业人员提供系统学习文档专业知识的新理论、新方法、新观念的机会，弥补一次性教育的不足；第二，相关学样知识。文书和档案工作融会了许多相关学科知识，如哲学、历史学、心理学、行为学、公共关系学等；在职教育应注重对相关科学知识的补充和更新；第三，现代科技知识。现代科学技术的广泛应用是文档工作的特征之一，也是文档现代化管理的标志之一，文档工作者应加强对信息技术、计算机、科技软件等新技术的学习。

四、做好文书档案收集工作是档案管理的关键

（一）具体到一个立档单位，保证文书档案收集工作的方法是制定文书档案归档制度，包括归档范围、归档时间和归档要求。集工作包括三方面内容：一是对本机关需要归档档案的接收工作；二是档案馆对各现行机关和撤消机关具有长久保存价值的档案的集中和接收工作；三是档案馆对历史档案的接收和征集工作。

1、归档范围

（1）确定归档范围需考虑三个因素

a机关的职能活动

b文办理完毕

c有查考利用价值

（2）内容

a级针对本机关的指导性公文

b级机关主要职能活动中形成的公文材料

c级机关呈送的报请类公文

d级或不相隶书机关重要的商洽性或审批性公文

（3）注意问题：

a合办理的公文；

b本机关内部负责人兼任其他机关职务时

c本机关内部的公文如计划、总结、会议记录

2、归档时间一般在第二年6月底之前

3、归档要求

a类、份数以及每份文件的页数

b卷封面填写、卷内文件排列、编页、目录及备考；

c案卷要系统排列，交接时履行手续；

d字迹材料要符合耐久性要求；

e公文必须是正式的生效的公文

（二）严格按归档制度规定进行接收。收集工作是文书档案管理工作的前提和基础，收集质量决定文书档案管理的质量。归档的文件材料应当齐全完整，并符合长期保管的质量要求。齐全完整是指归档文件材料在种类、份数以及每份文件的页数等方面都保持齐全完整。质量要求是指归档的文件材料不仅要求内容上客观、真实，而且在制成材料特别是书写材料方面要利于文件的长期保存。归档的文件材料应当精练准确，并反映单位的主要职能。

（三）建立相关制度加强零散文件的收集

1、将文件材料的形成积累纳入有关部门和人员的责任制。

2、建立外出开会人员带回材料归档制度。

3、保证工作变动人员手中材料归档制度

4.某省人民政府关于召开全省外事工会会议的批复

5.某省人民政府就鲅鱼圈月亮湾商业区建设问题给××市人民政府的指示

6.某省人民政府就鲅鱼圈金融事业建设问题给××市人民政府的指示