《公司档案管理制度》

公司档案管理制度

第一章总则

第一条为加强公司档案管理，提高档案利用效率，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《企业档案管理规定》，结合企业实际，制定本规定。

第二章档案管理

第二条公司档案实行集中与分级管理相结合的原则，档案室在总经理办公室领导下，负责全公司主体档案的管理，并对部门及所属单位档案管理工作进行指导、监督和检查。

第三条档案室履行下列职责：

（一）贯彻执行《档案法》等有关法律、法规和方针政策，制定本企业文件材料归档和档案保管、利用、鉴定、销毁、移交等有关规章制度；

（二）统筹规划并负责本企业档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用工作；

（三）指导各部门和所属单位文件材料的形成、积累、整理和归档工作；

（四）监督、指导本企业所属机构的档案工作。

第四条各部门确定人员负责归档文件材料的收集和整理，按各种档案归档时间定期交档案室集中管理。

第五条档案工作人员应当忠于职守，遵纪守法，具有相应的档案专业知识和业务能力。

第三章档案的归档

第六条归档的范围是公司在筹备、成立、经营、管理及产权变动过程中形成的具有保存价值的文件材料。

一、本企业内部形成的文件材料；

二、本企业所属单位和派出机构（包括境外机构）应报本企业的文件材料；

三、本企业引进项目、外购设备等带来的文件材料；

四、本企业投资的全资、控股、参股企业应向本企业提交的文件材料；

五、本企业参与的合作项目，合作单位按要求应向本企业提交的文件材料；

六、本单位执行、办理的外来文件材料。

第七条归档的时间：

一、管理性文件材料一般应在办理完毕后的第二年上半年归档。

二、工业企业产品、非工业企业业务项目、科研课题、基建项目文件材料在其项目鉴定、竣工后或财务决算后三个月内归档，周期长的可分阶段、单项归档。

三、外购设备仪器或引进项目的文件材料在开箱验收或接收后即时登记，安装调试后归档。

四、企业职工外出参加公务活动形成的文件材料应在活动结束后及时归档。

五、会计文件材料在会计年度终了后由会计部门整理归档，保管一年后向档案部门移交。

六、电子文件逻辑归档实时进行，物理归档应与纸质文件归档时间一致。

七、磁带、照片及底片、胶片、实物等形式的文件材料应在工作结束后及时归档。

第二十四条借阅期限不得超过15天，到期归还；如需再借，应办理续借手续。

第二十五条借阅档案应严格履行手续，办理借阅登记，当面点交清楚。归还时严格检查，并在借用登记予以注销。借阅者要爱护档案，确保档案的完整性，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁。借阅档案交还时，须当面查看清楚，如发现遗失或损坏，应及时报告主管领导。

第二十六条档案管理人员对查阅借阅档案及归还档案，均应在档案查阅登记薄上进行登记；对重大或重要项目的查阅，要做好利用效果的反馈工作。