《工程档案管理办法》

工程档案管理办法

山西燃气产业集团公司建设项目档案管理规定

第一章总则

第一条为规范山西燃气产业集团公司基本建设项目档案资料管理工作，充分发挥档案资料在工程建设、生产（使用）管理、维护和改建扩建中的作用，根据国家有关法律法规和山西国际电力集团公司档案工作规定，制定本规定。

第二条本规定适用于山西燃气产业集团公司。

第三条本规定所称建设项目档案是指山西燃气产业集团公司在煤层气开发、天然气建设工程项目、销售建设项目、管道工程建设项目从立项审批、招投标、勘察、设计、施工、监理到竣工验收全过程中直接形成的具有保存价值的文字、图纸、图表、照片、录像、录音、光盘、实物等各种载体的文件资料。

第四条山西燃气产业集团公司建设项目档案是项目建设历程的真实记录，是生产、管理、维护、改扩建的真实依据和不可再生的信息资源，同时也是全面鉴定工程质量，查明事故原因，追究事故责任的可靠凭证。

第五条山西燃气产业集团公司建设项目档案工作实行统一领导、分级管理，凡形成建设项目档案的各单位，都必须按规定向本单位档案部门移交档案及有关资料。

第二章建设项目划分及档案管理职责

第六条山西燃气产业集团公司建设项目包括：天然气、煤层气管道工程建设项目等。第七条山西燃气产业集团公司办公室主要职责是：

（一）负责对各单位建设项目档案工作进行协调、监督、检查、指导。

（二）负责组织山西燃气产业集团公司审批管理的项目

（三）参加山西燃气产业集团公司审批管理的项目竣工验收。第八条各单位档案机构主要职责是：

（一）负责对本单位建设项目档案工作进行指导、监督、检查。

（二）负责检查、接收、保管建设项目档案实体。

第三章建设项目档案管理

第九条建设项目档案工作应当坚持“三同步”的原则，即下达项目计划任务书的同时明确项目档案所包括的内容、要求及各相关单位对项目档案的职责；检查施工进度和质量的同时对项目档案资料的收集、整理、审定工作进行检查；工程竣工验收与竣工档案的验收同步进行。

第十条建设项目管理机构应当和档案部门密切配合，项目档案管理人员应当参加项目施工交底会、参加项目工程质量和进度检查、参加工程重大设备到货开箱验收、参加项目工

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程竣工验收；项目申请立项后，即应设立档案资料专人、专岗或专门机构负责进行文件材料的积累、整理、审查工作；应当建立档案工作人员网络和重要档案资料流向网络，对建设项目档案资料实行跟踪管理、动态管理。

第十一条建设项目管理人员应当把档案工作纳入工程建设计划，纳入项目建设管理程序，纳入领导和工作人员的岗位职责。建立健全档案管理规章制度，应将档案管理要求列入监理管理和招标承包合同中，明确各方面对档案工作的责任。

第十二条应加强对项目执行中形成文档的过程控制，保证项目档案完整、准确、系统，从而保证工程质量鉴定和项目管理的可溯性，为生产、管理、维修、改扩建提供翔实可靠的凭据。

档案的完整指按《山西燃气产业集团公司建设项目文件归档范围和保管期限表》（附件1）所确定的内容，将建设项目全过程中应当归档的文件、资料归档，各种文件原件齐全。

档案的准确指档案的内容真实反映建设项目竣工时的实际情况和建设过程，做到图物相符，签字手续完备。

档案的系统指按其形成规律，保持各部分之间的有机联系，分类科学，组卷合理。第十三条山西燃气产业集团公司建设项目竣工档案管理应当纳入合同管理和项目管理中，实现合同、项目全过程控制管理。

（一）项目在签订设计、施工及监理合同（协议）时，应当设立专门条款，根据建设项目文件归档范围，明确乙方单位应提交甲方单位项目档案（包括电子文件）的名称、内容、版本、套数、费用、时间、质量要求及违约责任，以及对提交文件的整理、归档的责任。合同（协议）会签单必须有档案部门这一条款的签署意见。

（二）在合同（协议）中明确竣工档案保证金，保证金或费用预留条款必须经档案部门审核，签订合同（协议）的各专业负责实施。

（三）每一合同付最后一笔款项时，必须到档案部门签署意见。档案部门根据合同（协议）对乙方提交档案资料进行验收、检查，合格后，签署同意付款的意见，财务部门才能履行付款手续。

第十四条在项目建设中，项目建设单位要负责组织、协调和指导勘察、设计、施工、监理等单位编制项目竣工文件和项目文件整理，并负责案卷质量的审查（文件材料内容、案卷编目、原件、签名、竣工图）。

第十五条项目建设单位应根据项目工程的需求，结合本单位的实际情况，制定电子文件归档范围和保管期限表，在移交纸质档案的同时，提交相应的电子文件。

第十六条项目建设单位应提交建设项目竣工图电子版（光盘），并编制电子文档目录。电子文件目录包括：项目名称、专业名称、电子文件名称、支撑软件名称及版本号。

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第四章建设项目档案资料验收

第十七条建设项目竣工验收工作均应当进行档案资料的验收。未经档案验收或档案验收不合格的项目，不得进行或通过项目的竣工验收。

第十八条项目档案验收的组织：

山西燃气产业集团公司审批管理的项目，由各单位档案部门组织项目档案的验收，验收结果由档案部门归档保存。

第十九条档案验收组的成员分别由各单位档案机构及建设单位档案机构的档案人员参加。验收组人数不少于5人的单数，验收组组长由验收组织单位人员担任，必要时可邀请有关专业人员参加验收组。

第二十条申请项目档案验收应具备下列条件：

（一）项目主体工程和辅助设施已按照设计建成，能满足生产或使用的需要；

（二）项目试运行指标考核合格或者达到设计能力；

（三）完成了项目建设全过程文件材料的收集、整理与归档工作；

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