《档案管理制度 浅谈档案管理信息化与社会化》

档案管理制度 浅谈档案管理信息化与社会化

【摘要】

随着信息化的深入发展，各类机构的信息系统覆盖率不断提高，意味着文件的处理、运行过程的双轨制越来越趋向于单轨制，这是一个必然的趋势。档案作为人类社会活动的产物，必然伴随着社会活动运行方式的转变。如何使档案信息能占有一席之地，是社会步入信息时代时档案工作面临解决的重要课题。

【关键词】

档案信息；档案管理

当今社会已步入信息化，信息产业迅猛发展，网络信息技术越来越得到广泛应用，人们对档案管理工作的要求越来越高。在能够为人们所进行的创造性思维和工作提供丰富营养的众多信息中，如何使档案信息能占有一席之地，甚至重要的一席，真正满足信息化社会人们对信息“广、快、精、准”的要求，是档案管理工作的理想追求。

一、充分发挥信息化社会档案管理的最大价值

档案信息只有最充分地为社会所利用，最大限度地发挥档案的价值，真正满足信息化社会人们对信息“广、快、精、准”的要求，才能说是做好了档案管理工作。上个世纪20年代中期，加拿大国家档案馆前馆长阿瑟。道蒂（arthurdoughty）曾经说过这样一句名言：“在所有的国家财产中，档案是最为珍贵的。它们是一代人留给另一代人的礼物，我们对它们的爱护程度标志着我们的文明程度。”在事隔80年的今天，当我们精心守护着这些日益增多的最珍贵的财产，重新体念阿瑟。道蒂这句名言的内涵，深感到要对这些最珍贵的财产表示最真诚的爱护，莫过于以各种方式和手段，让这些财产最充分地为整个社会所享用。在信息不对称时代，这种想法不免天真，而当社会已处于信息时代时，这种想法是题中之义，因为只有在信息社会，这种爱护之心才能有机会得到最充分的表现。由此，如何使档案最充分地为社会所利用，最大限度地发挥档案的价值，便成为信息时代档案工作不断追求的理想和使命。

在不同历史时期，档案信息社会化的实现程度有很大差异。古代的档案所有权和利用权均为少数统治者所垄断，平民百姓无权问津。到了近代，与资产阶级革命相伴随，多国家先后建立了国家意义上的档案馆，向社会提供档案服务的任务主要由这些档案馆来实现。这种档案馆兼具政治机关和科学研究机关的性质。当时，除统治集团外，国家机关工作人员和一部分学者也产生了利用档案的要求，并在一定程度上获得了这种权利，这就使档案馆兼具保管职能和传递职能。档案馆传递职能的强化，使档案工作开始产生了一定的社会意义，并由此推动了档案事业的发展。现在，许多国家（包括我国）已明确规定档案馆是科学研究或科学文化性质的机构，允许更多的利用者走进档案馆，档案馆的社会服务水平与服务面已得到了空前的提高与扩大。与档案信息服务的社会化趋势相适应，我国档案工作的根本目的也经历了一个由“便于本机关利用”，到“便于党和国家各项工作的利用”，再到“便于社会各方面利用”的发展过程。1988年生效的《中华人民共和国档案法》对档案信息服务社会化的要求作出明确规定，我国的档案工作必须以“便于社会各方面的利用”作为根本目的。具体而言，档案信息服务社会化主要表现在：一是档案工作有明确的面向社会的工作宗旨，各项工作的展开都要有利于档案信息资源的开发利用；二是有便于社会利用的档案政策，在保守机密的前提下，使利用者能尽可能方便地利用所需档案。为此我国专门制定了开放档案的若干政策。

二、广泛挖掘档案管理在信息化社会的发展空间，进一步提升公民的整体素质

档案作为一种特殊的信息资源，由于它同社会的政治经济文化等领域有着千丝万缕的联系，开始越来越受到机关团体和个人的重视，而随着人们生活水平的提高，人们已把得到资讯不仅看作是一种需要，也看作是一种权利，普通老百姓的视线也有可能向档案馆延伸，当代中国社会的发展已经展示了档案信息的广泛利用将会有一个很有潜力的空间。

首先是社会公众信息知情权开始得到尊重，这从社会公众同政府信息的距离越来越近可得到最充分的反映。政府信息公开是国际上通行的惯例，目前全世界已有40多个国家和地区进行了政府信息公开的立法。政府信息公开有利于公民实现其知情权利，可以保证公民无障碍地从公共档案馆等处获取信息资源。中国加入wto后政府的运作体制逐渐同国际接轨，在行政过程中确保成为责任政府、服务政府、法治政府已成为中国政府所追求的目标，其中政府信息的公开是一个起码的要求。与此相对应的是，普通市民常常需要通过查阅和知晓政府文件内容来确认他们应该享有的权利，这种愿望随着时间的推移将逐渐增强。正是出于适应由社会发展而产生的这种需要，中国档案界自2000年由深圳市档案馆率先开始及时向社会公众提供最新的政府信息以来，至2003年6月底，短短几年，全国已有480家档案馆开展了此项服务，而且其发展正以前所未有的速度继续着。

[6]高全忠：“社会信息化背景下的高校学籍档案管理”，《机电兵船档案》2005第1期

（责任编辑：王华峰）

来稿日期：2012-07-02