《物资中心档案管理细则》

物资中心档案管理细则

一、目的

为了加强物资中心各类档案的规范管理，确保档案完整和使用的安全，提高利用效率，更好的为集团经营管理服务，特制定本管理细则。

二、管理模式

档案室受集团档案部门的管控，是建工服务事业部物资中心档案工作的主要管理部门，不定期对各班组资料归档情况进行监督和检查。各班组将运作过程中产生的重要资料按时间节点和要求提交档案室保管。

三、管理范围

所有班组、非班组从设立、运作、管理和活动中形成的，具有备用、备查价值的各类单据、制度、函件、图纸等不同形式的历史记录。

四、工作职责

（一）档案室设专职档案管理员负责档案的集中统一管理：

1、制定部门资料归档和档案保管、利用、鉴定、销毁、移交等有关规章制度。

2、负责部门档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用工作，加强档案工作规范化、标准化建设。

3、监督落实同步归档制度，指导各班组非班组资料的收集、积累、整理和归档工作。

4、维护档案的完整和安全，做好安全防范、修复和保护工作。

（二）各班组负责本班形成的公司档案资料的收集和归档，负责本班自存备份留用档案的业务管理及使用工作：

1、各班必须设有专门的档案存放文件柜，并确定专人管理。

2、各班必须按《物资中心归档资料归档规定》的要求、时间节点向档案室移交归档资料及同步电子文件。

五、操作细则

（一）归档要求

1、重要资料需按档案归档范围、归档时间和归档责任人（见附表一）。

2、任何部门和个人不得将档案资料据为己有，必须按规定的归档范围、归档时间移交档案室。相关责任人必须严格按照归档时间进行归档。

3、归档资料原则上应为原件，不能以复印件归档，热敏传真纸不能直接归档，尽量追第1页共1页

加原件，必要时复印件应加盖印章并注明原件存放处。

4、文件材料的归档收集应符合国家档案管理规定，种类、份数、页数完整齐全，每份文件因遵循合并归档，文、电合一归档原则。

5、对于内容不全或不符合归档要求的归档资料退回补全或整改。

6、文件书写和载体材料应能耐久保存，文件材料整理符合规范，归档的电子文件，应有相应的纸质文件材料一并归档保存，纸质文件需附交相应的电子文件或目录清单。

7、档案资料移交双方需填写《档案移交登记表》，确认无误后双方签字移交，移交完成后，档案员整理分类归档资料，分别归入相应案卷盒。

8、对于因工作需要不能及时归档的档案资料需专人保管，并提前到档案室备案知会档案管理员。

9、归档注意事项：

（1）由几个班组同时办理的工作，由主责方收集归档，会议档案资料由会议主办记录人收集。

（2）因工作变动、或离职的员工应将经办的档案资料交接清楚，不得带走或销毁。

（二）档案立卷

1、综合类档案按性质、类别、年限、密级和文件材料的自然形成规律分类立卷，立卷为每年年末或次年年初。

2、单据类按类别、项目、月份立卷，在次月5号前移交档案室。

（三）档案移交

1.档案室接收档案时，应根据移交目录，与移交人共同逐页清点，并签字确认，对重要、机密类文件，更需仔细核对，经查验无误后可办理签收手续。

2.调出、离职等人员在调离前必须还清档案，无档案室签字，人力资源不得办理调离手续。

（四）档案利用

1、档案利用人应填写《档案借阅登记审批表》或《档案查阅登记审批表》，经档案室审核后由档案利用人报经最终审批权人同意。

2、档案审批权限：

（1）内部利用或借阅密级档案，原件借阅或查阅需报部门负责人批准，其他档案借阅或利用由档案管理员审核。档案借阅、查阅审批权限执行（档案资料借阅查阅审批权限参考表》，任何人越权处理无效。

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（2）跨部门人员利用或借阅，均由部门负责人批准。

3、借阅档案最长应在7个工作日内归还，并及时办理清户手续，逾期无法归还的应办理延期使用手续。

4、借阅者必须保证原样归还所借档案资料，不得任意涂改、拆散、标记，借阅者应严格遵守保密制度，妥善保管所借档案，做到不丢失、不泄密。

5、借阅的档案，一旦发生损坏、丢失、失密，应立即向档案员报备，及时向部门负责人反馈，并拟定补救措施，处理方案上报批准后执行。

6、密级档案资料和已立卷资料原则上不借出，如因工作需要，须经最高领导同意后方可借出，且只能在档案室阅览，时间不宜超过2小时。

7、专职档案员按规定在借、查阅档案归还时间内向档案利用人收回档案，收回时应检查档案是否完好，查有无涂改、标记，确认完整后，将收回档案存入档案柜，并签署销借、查阅情况。

8、档案利用注意事项：

（1）、绝密档案资料不得复印，非绝密档案资料复印完需注明用途，根据情况加盖“再复印无效”印章。

（2）借阅档案不得转借，不得利用任何方式擅自获取档案内容，谋取私利、泄露档案秘密，并按时归还借阅档案。

（3）电子档案仅供查阅、不能下载、转发、打印。

（五）、档案保密

档案分为绝密、机密、秘密三类，密集事项划分详见《物资中心归档资料归档规定》，密级档案保管要求如下：

1.未经许可，任何人不得使用、借阅、复制和摘抄公司密级档案。

2.密级档案资料查阅在档案室内进行，其制作、收发、传递、使用、复制、摘抄、保存和销毁由专人负责。

3.密级档案专柜保存，且应该随开随锁。档案员应定期清查，做到账实相符。

4.档案属下列情况之一者，不得开放利用。（1）涉及公司商业机密；（2）涉及公司员工个人隐私；（3）档案形成部门限制使用。

（六）、档案统计

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档案室建立档案统计台账，真实客观、准确无误的记录和统计档案资料的收进、移出、整理、鉴定、保管数量和状况、档案利用等情况，不得虚报、瞒报、漏报和伪造。

（七）、档案鉴定

1、集团档案部门负责档案鉴定与销毁的具体工作。

2、档案一经立卷，归档、未经集团领导批准，任何部门或个人无权销毁。

3、各班组配合档案室对拟鉴定档案进行逐一鉴定，确定后形成书面报告，提出处理意见。鉴定结果报部门负责人批准。

4、按批准意见后将鉴定后的档案分别按批准后的保管期限和档案密级进行分类处理和调整，公布鉴定结果。

（八）、档案销毁

1、档案室填报《档案销毁清册》，报上级领导批准。

2、档案室负责实施销毁，从安保部、法务部抽人组成档案销毁小组。

3、销毁小组成员实施档案销毁，在《档案销毁清册》上签字，注明销毁时间、地点及相关信息。销毁档案需有两名监销人，销毁完毕后应注明已销毁字样和销毁日期，并签字确认。

（九）、库房管理

1、建立单独的档案库房，档案阅卷及工作区与档案库房分离，无关人员严禁进入库房区域。

2、档案室严禁存放与档案无关物品，严格按照十防要求，即防光、防水、防火、防虫、防尘、防有害气体、防高温、防潮、防霉、防盗实施管理。

3、档案室应定期检查档案柜，对档案室设施、案卷数量和案卷排列、损坏情况等做好记录，发现问题及时采取措施。

六、考核

档案管理人员和相关责任人违反档案借阅规定，造成档案意识、损坏、损毁和泄密，视情节轻重报负责人相应处理。

附件一：《物资中心归档资料归档规定》附件二：《档案移交登记表》附件三：《档案借阅登记审批表》附件四：《档案销毁清册》

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第二篇：物资材料管理细则物资材料管理制度

为进一步规范和加强物资计划管理工作，确保物资优质、低价、及时供应，同时做到合理储备，降低成本、减少资金占用、加快资金周转的目的，使得各类物资计划遵循科学、合理的管理。

本细则规定了物资计划的管理内容和要求，监督与考核。适用于集团公司物资计划管理工作，物资计划编制与审批全过程管理。

一、材料计划申报

各单位据生产情况编制本月的材料需求计划，计划的名称、编号、规格型号、数量、单位及用途（低值易耗品可不注明用途）必须准确，同时注明到货时间。所报材料，申报单位必须先经仓库保管核实有无库存或可替代材料，在nc备注中注明库存数量。申请人必须认真负责，保证所报计划准确无误。计划申报的具体要求如下：

1.1生产性设备维修更换材料根据设备运行记录，申报所需要的材料，并注明更换配件，相关责任人及专业技术人员维修意见。新增、技改、大型维修涉及的材料设备必须编制项目申请或大修方案（经济、安全等效益）经分管副总审阅，报董事长批复后，申报相关材料计划。

1.2生产维修工具材料根据各单位工具管理台账申报，明确配置时间、使用人、申报原因。并经由公司资产组织鉴定后申报。新增工具必须通过oa提交新增原因、以及带来的经济、安全等效益的申请。经由董事长批准后方可申报。

1.3车辆维修材料申报必须标注车辆维修车号，（建筑公司、流化床电厂需完善管辖车辆编号管理）更换原因，鉴定、维修责任人，轮胎及其他价值在1000元以上大型配件必须申请由公司相关部门组织鉴定后申报材料。

1.4、机修、美工院、建筑公司维修制作项目，由申请部门分管副总审签，提交资产营销与管理中心、企划委审核项目后，编制预算，经企划委预决算处审核后申报计划。如有超出预算1000元以上的，提交变更计划申请。

1.5低值易耗、办公用品、劳保用品材料，暂按原有制度执行，待资产中心组织相关部门制定使用及相关新管理制度后，依据制度下达计划。

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2.各车间必须于每月20日前统筹申报下月计划，申报时须核对仓库库存。仓库有义务提供申报物资的库存情况，作为各车间申报计划的依据。各车间应尽可能减少急购计划，急购计划每月不得超过2次，超过2次公司将对该部门进行考核（汽修、机修可根据需要申报，但一般日常消耗品不得出现在急购计划中）。

3、特急材料计划只有在影响生产或早购买能明显提高经济性和安全性的情况下才允许申报，经核实确无库存的情况下由经理级以上负责人通知企划委、财经委、物资供应部相关负责人后购置，抢修结束后24小时内按原nc流程申报、并明确急购原因。如经考核发现急购材料有库存或有能替代的材料，已购置材料费用由申请人全部承担。

4、申报材料物资材料时，依据“质优价廉”的原则提供材料品牌或可替代的品牌，优先采购国产品牌。

5、强电系统的设备材料新增、更换，由各分管单位责成电气方面专人根据电力设备使用要求核定后由分管副总签字申报（或录入）。

6、信息系统设备材料新增、更换，须报送信息部负责人审核。

二、材料计划审批

公司相关人员审核申报计划所附说明、申请、图纸等是否齐全，是否符合相关规定。对申报材料数量、种类、用途等有疑问时需向申报单位核实，重点了解申报物资的必要性。落实各单位是否可以减少，在保证生产的前提下压缩库存，各审批环节核减材料数量时可将申报单位、材料编号，名称、核减数量编制成ecel表从nc消息中心发送至企划委杜秀琴名下予以核减。

2、资产营销与管理中心要根据设备、工具、低值易耗品及劳保用品等管理规定，依据登记台账审核，明确是否准许配置或更换的书面意见（须注明配置日期、使用时间、更换原因）或鉴定表，否则不予受理或驳回。

3、凡报送的办公用品、餐具、布草等物资材料计划，必须先根据集团公司、绵山景区的库存及闲置情况，进行核实后再行下达。

3、对机械事故、非正常损坏的材料计划的审核，资产营销与管理中心要组织相关部门进行鉴定，并根据下述不同情况作出处理决定；①属于操作不当、人为损坏的，资产营销与管理中心对使用单位负责人及直接岗位操作者作出明确处罚意见或赔偿决定；②属设备本

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身问题（质量、技术、制作、安装），按照“谁购进、谁负责”的原则，由合同承办单位委托代理人向供货单位（厂家和安装单位）提出赔偿，并负责追回直接和间接损失；③属设备（配件）质保期内的由合同承办单位委托代理人负责追回损失。

4、上述各环节凡属审核不严，鉴定意见不实，造成损失浪费时，由相关责任人承担相应直接和间接损失。

三、物资材料采购

物资部应选择有规模、讲信誉、质量有保证、售后服务好、价格合理的供应商。

1、采购单位按照请购单及时进行市场考察，经比价或招投标后确定，需与供货单位或厂家签订购买合同的，履行合同审核程序进行购买，按计划要求时间购进。

2、涉及非标件设备及材料配件条件不全、或产品已淘汰、制造难度大、订货周期长等因素造成采购计划无法按期执行的，物资供应部在接到计划5个工作日内将上述情况反馈到申报单位及其他审批环节，申报部门在2个工作日内做出回复。否则因质量、规格、型号、技术参数等不符和延期购进造成的损失由采购人员承担相应的责任。

3、采购员可以建议使用部门使用可以接受的替代品，但必须征求使用部门的意见，在使用部门同意后方能否则采购替代品，否则后果由采购人员负直接责任。

4、各申报单位要经常落实申报材料的到货情况。如未能按照要求到货日期到货，要及时向企划管理委员会书面反馈，由企划委落实考核。

5、凡无计划购置、超计划购置、错购时，由采购员进行退、换货。因此造成的直接和间接损失由采购员承担。

四、物资材料设备验收及出入库

1、日常材料采购回后，由保管员通知申报部门参加验收。保管对数量进行验收，材料申报单位对质量进行外检验收并签字确定。对不合格的材料严禁入库，一经签字及对所购材料负责。

2、对于材料外检验收未发现质量问题但使用中出现质量问题使用单位有退货权，并书面说明相关质量问题，反馈到公司企划委、物资供应部。

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3、设备物资购回后，资产营销与管理中心负责组织相关部门根据所下达的计划要求和合同约定内容进行验收。验收时必须有专业技术人员把关。

4、对于在质保期内材料使用出现故障，使用单位要及时向企划委及物资供应部反馈，物资供应部联系与采购商进行调换货。

5、采购的工程物资，需直接发货到施工工地的，采购人员要提前跟申报单位沟通。确定收货场地及时间，避免出现二次倒运，带来损失。

6、凡无专业技术人员把关、无计划、超计划验收、不按规格标准验收入库，盲目签字，而造成的损失，形成材料过期、变质、长期积压，由保管员及主管领导承担直接和间接损失。

六、物资材料设备使用

1、各部门领用材料的负责人，必须熟悉本部门各种物资材料的正常耗用数量及设备部件使用寿命，按照正常耗用报多少，领多少，不得报而不领、领而不用，更不准无计划领用。

2、各部门（单位）必须按照设备（配件）材料的安装使用说明书、操作规程进行安装、操作、使用和维护，必须认真作好设备的运行记录以及配件更换时间，特别是在质保期内的设备配件，更换和维修申报时，填写更换或维修的原因，区分质量、技术、加工、安装及违章操作、正常消耗等原因。

七、材料计划落实、监督、考核

1、申报物资需求计划时应本着实事求是、厉行节约的原则，根据需要如实准确填报，不得虚报、重复报、漏报、错报、不按时报、不及时报造成对生产的影响，由申报部门负责，造成的物资积压由申报部门承担全部费用。企划委根据损失落实考核相关责任人。

2、材料计划各审核环节，接到计划审批时要及时沟通协调，在24小时内（休息时间除外）审核提交，如遇特殊情况可延长，但必须标注延长原因，企划委将据此纳入各环节审核人绩效考核中。

3、对未经库管核实申报的物资材料，已经购回的由申报人承担该配件折旧后的全部费用，在当月工资中扣除。

4、材料领用要随用随领，车间班组不得存放过多材料，公司要对车间材料领用使用情况不定期进行检查，对违反制度的考核相关人员或

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单位5-10分。

5、对生产设备，应以维护为主，检修为辅。对非易损材料的领用，要求交旧领新，对可修旧利废的不得大拆大换。如对能维修而更换的材料，造成材料浪费的，由相关负责人承担全部配件费用，并考核当月绩效5-10分。

6.1、对处理设备缺陷中，在保证安全生产的前提下，对采用其他工艺降低维修更换成本，而延长原配件的使用寿命的可依据实际节约折旧材料成本申请考核加分。

6.2、对能利用发明、创造改良制造工艺、废旧利用，为公司节约资金、创造效益的，由专业技术人员会同相关部门鉴定后，可对相关人员申请考核加分。

6.3、对提前发现重大事故易患，通过及时处理使公司避免遭受重大损失的，由专业技术人员会同相关部门鉴定后，可对相关人员申请考核加分。

7、凡属违章操作，维修保养不到位造成的维修、更换，由岗位责任人和负责人承担全部损失。经鉴定属设备本身问题造成维修、更换以及造成的直接、间接损失时，追究采购员及相关人员责任。

8、物资供应部每月25号前对上月计划执行情况汇总，报企划委。对因执行采购计划不力而影响生产或延误工期的采购员按计划执行比例扣除当月绩效5-10分。损失严重的，由企划委组织相关部门进行会审考核。

9、各生产单位要建立和完善设备运行缺陷台账及工具使用台账，申报计划要依据设备运行及工具使用记录，对无上述条件的计划，不予批准，因此而造成的所用损失由各单位承担。

凡属以上各环节出现问题形成损失时，除对相关责任人做相应处罚外，涉及领导责任的，挂钩绩效考核。

本制度自下发之日起执行，

企划委将根据公司发展及各单位反馈_年修订一次。

企划管理委员2013年1月26日

第三篇：档案管理细则每天进步多一点

关于学生档案管理细则公告

一、档案需包含以下几部分内容：

（一）初期学生档案1.初期学生档案资料清单2.学生情况登记表3.排课申请单回执4.模拟合同

5.收费与课时计划确认单6.初期辅导方案7.学生的测评分析报告

（二）学管师接档后陆续补充的资料1.课前交流会记录2.课后交流会记录3.家长会记录

4.回访记录5.阶段性教学计划6.阶段性管理计划7.月教学计划8.学生月成长记录9.新生入学须知10.月测试卷（需评改）

11.学校考卷复印件（学生在学校的各类考卷应复印入档）

12.学生积分卡（此项可当作一项常规的工作入档，积分卡可不断优化）13.学生毕业评价报告（每个学生毕业，应有一份较为完整的毕业评价报告）14.其它各项材料。（如特殊情况单件，学生重大成长事件记录，学生奖励等）

二、档案资料填写及存档要求

1.关于排课申请单。排课申请单由咨询师填写提交给排课专员，排好课后排课专员把排课回执交给学管师，由学管师存档备查。

2.关于档案交接。咨询主任对档案审核无误并签字确认后移交学管主任，学管主任审核档案资料齐全后在初期学生资料清单上签字确认。后期如果发现前期资料缺失则由学管师负责。

3.关于续费，扩科及特殊申请的资料存档：学员有续费或扩科的或特殊申请的，

每天进步多一点

要复印补充协议或相应申请放入档案中妥善保存。

4.关于课前交流会。原则上，上课前一天要召开课前交流会，交流会的目的是让学管师和任课老师对所辅导学员的学科和非学科情况都能有清晰了解，并填写课前交流会表格，交由学管师存档保存，学生辅导几门科目就要有几份课前交流记录。对于兼职老师开课前交流会，可以请老师上首次课前提前1小时到校，跟学管师做好沟通。

5.关于课后交流会。学生辅导几门科目就要有几份课后交流会记录，原则上，上完课马上就要安排，不管兼职老师还是我们的专职老师。学管老师必须综合老师，学生的评价当天给家长做电话回访反馈，并写入回访记录。

6.关于回访记录：回访记录要尽量详细，这通电话主要目的是什么，反馈了哪些信息，家长有没有提什么意见，要求，下次回访的大概时间等。注意：回访记录可以是直接在电子表格上填写，也可以是手写，依据个人习惯而定，但不能是一部分手写，一部分电子档；如果是电子档的，通常每个月都要整理并打印存档。

7.关于家长会记录。一般情况下，入学满一个月，学管师要召集学生家长，任课老师开第一次家长会，这次家长会的主要目的是把教师的阶段性教学计划和学管老师的管理方案呈现给家长，做好解释说明并让家长提出反馈意见，最终让家长接受我们的方案并配合我们的工作开展，学管师要做好家长会的记录备查。以后最少每两个月要召开一次家长会，反馈阶段性成果和后期跟进措施，为续费工作打好铺垫。

8.关于阶段性教学计划。教师在给学生上3-4次课时要着手把阶段性教学计划制定出来，计划中需要注意标注阶段的起止时间的准确性。

9.关于月教学计划。每月月底完成下月的教学计划，一样要注意月份标识，课时的分配要细化。

10.关于学生月成长记录。每月8日前完成。体现问题跟踪的阶段进展，入学前后的对比，及接下来学科上提高的计划和学生管理上的措施跟进。

三、档案管理不善的处罚标准

1.对于档案管理，质控中心将采取不定期抽查的方式来进行。

2.抽查到的档案中如果有资料缺失，将对相应人员给予处罚，缺失一份资料，罚款5元。如：一份档案中缺失了阶段性教学计划和某一月份的月教学计划，则对教师处以10元的罚款；家长会记录缺失一份，则对学管老师处以5元的罚款。

3.不定期的抽查结果将会在oa中发公告通知，并计入每月的绩效考核（具体计分标准详见各岗位绩效考核表）。

质控中心2011-01-23

第四篇：公司物资管理考核细则物资管理考核细则

（1）施工单位每周五下班前将本周的物资领用情况及下周领料计划汇总至监理处，填报工程物资领用统计和计划表，样表见表7。

（2）监理单位每周五下班前整理汇总施工单位提交的工程物资统计和计划报表，并向建设单位提交工程物资领用统计和计划周报表。

（3）监理单位根据巡检记录及每周工程物资统计情况对施工单位提交的工程物资使用情况表进行审核汇总，并于每月30日向建设