《科技档案管理制度》

科技档案管理制度

青岛陶知电子科技有限公司管理规范

科技档案管理制度

一、目的

为了进一步完善、规范档案管理制度，加强对档案的管理，保证档案的安全和完善，有效地保护和利用档案，根据《档案法》和《山东省档案条例》的有关规定，制定本制度。

二、适应范围

适用于全公司范围内在各项业务领域中所形成的各种有保存价值的文件材料；上级机关发往公司的有关文件材料；外单位发给本公司的有关文件材料。

三、职责

1、公司分管档案工作的副经理负责公司档案工作的领导，领导制订和修改档案管理制度；监督检查和考核工作；负责领导及参与档案签订工作；负责审批销毁档案清单及特别档案查（借）阅、复制；对因公司档案工作不力，给公司、社会和国家造成损害负领导责任。

2、档案室对公司档案收集、整理、保管、统计等全面工作负责；对因失职导致公司档案失收、因保管不善造成公司档案丢失或损坏负责；对应及时提供档案而不能及时提供而贻误工作负责。

3、人力资源部负责干部人事档案的管理及考核工作。

4、公司各部门和个人对由本部门和个人提供归档的文件材料的

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质量（既真实性、完整性、及时性）负责，对丢失、损坏应归档文件材料负责；对档案签订时发现已归档文件材料中不准确、不完整之外负责纠正、补齐。

5、各部门归档文件材料收集员（兼职）负责本部门归档文件材料的收集、整理及归档，因失职造成本部门应归档文件材料丢失、损坏负责。

四、管理程序

1、档案材料收集

1）、公司各部门负责按本标准规定的归档范围收集、整理本部门业务范围内形成的文件材料归档；公司非常规活动中形成的应该归档的文件材料由主办部门负责收集、整理；档案室负责接收各部门部归档的文件材料。

2）、各部门应确定专人为本部门归档文件资料收集员（兼职）负责本部门的归档文件材料收集、整理及归档。

3）、归档文件材料的基本要求如下：·归档文件材料必须完整、清晰；

·归档的文件材料必须准确地反映公司、各部门各项活动的真实内容和历史过程；

·归档文件材料必须层次分明，符合其形成规律；·归档文件材料必须经部门负责人审定；

·照片型归档文件材料必须底片、照片、说明齐全，底片与照片的影像相符；

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·磁性载体文件材料符合行业标准da/t15-95《磁性载体档案管理与保护规范》第五章“磁性载体文件的归档要求”的需求；

4）、人事档案材料的收集应有人力资源部指派专人负责进行。

2、档案归档1）、归档范围

·营销方面。有企业经营决策和经销管理的各种记录、文件、合同、协议等文件材料，市场经济信息，广告宣传和服务用户工作中形成的文件材料等。

·设备仪器方面。有设备仪器的图样和技术文件，设备仪器安装、调试和验收过程中的技术性、凭证性文件材料，设备仪器的运行、维护记录，设备改进、改装和报废的文件材料等。

·技术管理方面。有质量管理、技术引进、技术改造和计量、能源、环保、科技情报、科技档案等中形成的各种文件材料。

·计划统计方面。有各种计划、统计报表和计划管理、统计分析活动中形成的各种文件材料。

·物资供应方面。有物资、原材料采购、库存保管、供应和工具管理中形成的各种文件材料。

·劳动工资方面。有定额、定员和劳动调配以及劳动工资、劳动保护的工作中形成的各种文件材料。

·财务管理方面。有财务管理中的各种帐册、报表、凭证和文件等。

·教育培训方面。有职工教育和技术培训的文件、教材等。

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·党、政、公、团工作方面。有企业党务工作以及组织、宣传、人事、保卫工作中的各种文件材料等。

·科学技术研究方面和工程建设方面，按有关规定执行。·其它方面。2）、归档时间

各项目管理工作中形成的文件材料，在第二年3月底前，要将应归档的文件材料组成保管单位，由各职能部门负责人审定后，由专人向档案室归档。

3）、归档的基本要求

·归档进室的文件材料须齐全、完整、准确、规范，符合db37/t251-1998《商业企业文件材料整理规程》的规定。

·归档进室的文件材料必须准确地反映企业生产、科研、基建和经营管理等各项活动的真实内容和历史过程。

·归档进室的案卷技术加工符合要求，即案卷封面填写内容齐全准确，格式规范，统一打印；案卷题目简明确切；卷内目录内容完整准确，统一打印；案卷装订整齐美观，案卷排列及编号符合db37/t180-93《商业企业档案分类编号规则》的规定。

·图纸的更改和补充按q/pkgj02。010-1997《设计文件的更改》规定执行。

3、档案保管

1）、根据保存档案的数量，必须设置适用，并有防盗、防尘、防高温、防火、防潮、防强光、防鼠、防虫等设施。

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·纸质载体档案应存放于档案库房中的档案柜中，做到防火、防尘、防淋、防晒、防霉、防蛀、防鼠、防有害气体（臭氧、氧化氮、硫化氮、二氧化碳等）。

·照片型档案的保管按db/t11821-89有关照片档案保管的规定进行。

·磁性载体档案的保管按da/t15-95《磁性载体档案管理与保护规范》第7章“磁性载体档案储存与保护”规定执行。

·接收档案必须认真验收，办理交接手续，对接收和移交的档案要及时登记和统计，并进行规范化管理，保证档案完整、系统。

·做好档案库房管理工作，保证库房内档案柜架的档案排放、编号合理有序、便于保管和利用。

·对保管的档案要每半年进行一次小检查，年终进行一次大检查，发现虫蛀、霉变、损坏、丢失档案等现象要及时上报，并积极采取措施予以处理。

·要定期对库藏档案进行清点核对，做到帐物相符。对损坏和模糊不清的档案要及时抢救和修复。

·公司档案不得赠送、交换、出售。需赠送、交换、出售复制件的，应得到公司分管档案工作的领导批准。

4）、做好档案库房管理工作，严格遵守档案管理的各项规章制度，搞好档案的“防盗、防强光、防高温、防火、防潮、防火、防鼠、防虫、防霉”和安全保密保卫工作，维护档案的完整与安全。

5）、对保管的档案应经营进行检查，发现问题及时汇报，对破损和字迹褪变的档案要及时修补和复制。

6）、要增强服务意识，端正服务态度。遵守职业道德，热情主动地为公司职工服务。