《电子档案管理办法》

电子档案管理办法

在“绿色通道”政策的执行过程中，会产生大量相关电子档案，为规范有序的管理这些档案，特制定本办法。

一、设备管理

1、班组交接班前，接班班长负责检查本班组“绿色通道”专用相机、电池、充电器等设备，确保设备能正常工作，如发现问题及时上报。

2、相机属“绿色通道”验货专用，使用时要爱护，不得随意损坏，未经站领导同意不准借与他人使用，当班人员不准任意调整相机参数。

3、无“绿色通道”车辆时，相机由当班班长负责放置在收费亭内。

4、下班后当班班长处理完当天“绿色通道”电子图片后，相机、移动硬盘、数据线等存放在内业室，未经站领导同意不得私自挪用。

二、拍照规范

2、保存照片时以月份日期为第一目录，二级目录是白班夜班，三级目录是车牌号，每天该车照片放置在以其车牌号为名称的文件夹内。例如：有7月1日白班13：00，车牌号豫s00001车辆照片a、b、c、d、e、f，保存时文件夹名称顺序是：

2011年绿色通道→电子档案→豫s00001→20110701-13→a、b、c、d、e、f，备份时将文件夹复制到移动硬盘相关目录中即可。保存完毕后再浏览一遍，确保每个车辆保存有六张照片，每张照片图像清晰。

3、验货录像保存在监控室电脑中，按照月份日期保存，保存前先查看验货时间，确保保存的录像中能显示整个验货过程。