《档案管理规定》

档案管理规定

一、总则

1、为加强公司档案管理工作，有效地保护和使用档案，特制订本规定。

2、本规定所称的档案是指过去和现在的企业各级部门及员工从事生产、经营、企业管理、公关宣传等活动中所直接形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、技术资料、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。

3、重要原始档案遵循“双人双控，共同管理”原则，由行政部统一管理。

二、归档范围

1、行政类。行政法规性文件。包括上级颁发、需要企业执行的，或由企业发行的各种标准、会议记录、规章规定、管理流程等；各类公文。本企业对外的正式发文与相关机构来往的批复；各类证照、证书。包括章程、法人营业执照、组织机构代码证、税务登记证、土地证、房产证、商标注册证书、企业和产品获得的各类荣誉牌匾和证书等；各类固定资产资料。包括车辆所有原始证照、办公设备、仪器设备说明书、保修卡等；所有加盖公章的文件复印件；在企业文化建设和社会活动中直接形成的有保存价值的各种文字、视频、光盘、录音等形式的历史记录。

2、工程类。设计文件、图纸、招投标文件、造价、工程管理（变更、进度控制、质量控制）、工程验收、工程报批资料、质量标准、检验方法等。

3、合同类：订货合同、销售合同、工程合同、租赁合同、装修合同、广告合同、财产保险合同、贷款（银行承兑）合同、担保（抵押）合同、合作（加盟）协议、投资协议和其他合同（协议）等

4、财务类。申请单、报账单、票据、文件、原始凭证、计帐凭证、帐簿报表、纳税申报、统计报表、基础资料等有参考价值的原始资料和电子文档。

5、人事类：员工基础资料、照片、岗位证书、考评、晋升、奖惩记录、员工培训、工作总结、考勤资料、保险资料、住房公积金、人事任命、劳动纠

第1页共1页纷、部门职责、岗位职责、操作规程、员工手册、员工合同等。

6、其他类。供应商档案；各种领货单、入库单、盘点表等单据、登记本及上级领导交代需要归档的资料等。

三、归档时间

1、公司所有原始文件和加盖公章的文件复印件须于文件产生的24小时之内办理归档手续；

2、未按要求及时归档而造成损失的，由当事人承担全部责任。

四、归档份数

1、原件或复印件全部归档，并注明份数、出处。

2、使用频繁的档案，各使用部门应复印留存自用。

十、其他说明

1、本规定由行政办公室负责解释。

2、本规定经总经理办公会通过且签字之日起实施，修改时亦同。