《档案管理制度》

档案管理制度

一、总则

1、档案是全面反映公司经营管理及各项活动的历史记录，是实现今后决策科学化的重要依据。

2、为保证公司所有文件、合同、各类档案资料能全面地保存并管理，同时也方便各部门有效地使用所有资料，公司的文档资料实行统一管理制度。

二、办法

1、由总经理办公室负责公司所有文档资料的保存和管理工作。

2、各部门例会和重要会议均要形成会议纪要并提交总经理办公室。

3、所有合同原件一式三份，一份交客户，另两份分别总经办、财务部存档，各相关部门每月整理汇总合同清单，并于每月第一周最后一天向总经理办公室提交新增合同清单，总经理办公室于接到新增合同清单后的二日内更新本部门合同记录。

4、图书资料及业务流程等资料由各部门自己保管，但各部门需向总经理办公室提交资料清单，并于每月第一周最后一天向总经理办公室提交新增资料清单，总经理办公室于接到新增资料清单后的二日内更新本部门档案记录明细表。

三、档案范围

1、公司各种具有保存价值的文件、图纸、方案、软件、图片、音像、实物等都必须立卷、归档。

2、公司所有重要文件包括决议、通知、通报、请示、报告、批复、公司信函、公告等。

3、公司各种规划、计划、技术资料、工程资料、财务资料、项目方案及合同协议等资料；

4、各部门例会和重要会议的会议纪要；

5、员工个人档案（员工信息表、个人简厉、体检表、身份证复印件、学历复印件及其它相关重要证件的复印件）以及员工奖罚记录、考勤记录、借用设备记录、绩效考核等资料；

6、

拓展类文字材料（a、工程类；b、业务类；c、人事类；d、财务类；e、行政类；f、员工提案、述职报告等文字材料。

四、档案分类及编号

1、档案按其内容及关联部门可分为六大类。档案编号以一案一号为原则，遇有一案归入多类者，应先确定其主要类别。

2、机要档案按其内容分为“机密”、“绝密”、“秘密”三级。其划分标准：

2.1机密档案包括：a、

2.2绝密档案包括。公司经营发展中的经营战略、经营方向、经营规划、经营项目及经营决策、战略性的合作协议及金额在10万元以上的重大合同。

2.2秘密档案包括。a、财务资料；b、公司重要会议纪要；c、公司经营情况；d、人事档案、薪资性档案、劳动合同；e、金额在10万-100万元的合同。a、重要项目资料；b、项目合同协议。

五、档案装订

1、以左方装订为原则，右上角标明档案号。

2、文件如有皱折、破损、参差不齐等情况，应先整补，裁切折叠，使其整齐，再装订。

六、保存期限

1、档案保存期限除本公司其他规章制度特定者外，一律按照下列规定办理：

1、档案管理人员应妥善保管，防虫蛀、防霉、防丢失，保证档案安全。

2、所有档案应有专柜存放、加锁，定期清理通风，防湿。

3、所有档案不得随意查阅、复印，不得置于公共场所。