《文书档案分类方案》

文书档案分类方案

文书档案是记载了社会发展中各种现实事物发生的整体过程，通过对历史客观记录来衡量某一时期领导人供给，同时是反应某一时期各个基层、部门建设和科技成果开发的主要措施。伴随着社会发展中，人们对文书档案认识的不断增加，文书档案分类是与档案整体工作的基本出发点和根本目的，是保持文件之间历史联系发生各种矛盾的过程中能够充分的考虑和保管，利用相应的方便来实现档案管理效率。在文书档案工作中，分类是通过将文件按照不同的形式和形成机关等因素分开，避免出现不同机关文件的混杂，造成档案管理工作的混乱。

1、年度分类法

就是根据形成和处理文件的年度，是通过将全宗内的所有文书档案按照时间为标准进行逐步区分，通过形成年限逐次排开。运用年度分类法，要求根据文件的准确日期将文书档案进行归纳，并且注明其形成的实践，这是确保分类质量和效率的关键，同时也是在当前实际工作中能够合理完善档案分类工作的有效措施，其在分类的过程中需要注意一下几个方面：

一是在实际社会活动中，不仅有通用的公历年度，其中也有一些特殊行业和部门是按照工作性质和工作特点的需要来对档案在应用中采用过去农历方式进行编制的，这就造成档案在分类中容易混淆的问题，因此在分类的过程中需要对这种情况严加分析，避免出现文档分类的混乱。

二是某些文件上有几种日期，如起草日期、签署日期、批准日期、会议通过日期、发布日期和收文日期等，这些日期有时还不属于同一年度。在这种情况下，要根据文件的具体情况确定一个最能说明文件时间特点的日期。通常的做法是：内部文件和一般发文以文件的写成日期为根据；来往文件中收文以收到日期为根据；法律、法令和条例等法规文件以批准日期或公布、生效日期为根据；指示、命令等指令性文件以文件签署日期即落款日期为根据；计划、总结、预算、决算、统计报表等以内容所针对的时限为根据；跨年度处理的专门案卷、来往文书等可放入关系最密切的年度或最后结案的年度。

三是一些文件由于某种原因没有标注或找不到日期，对此需要根据文件的具体情况，采取适宜的办法考证和判定文件的准确或近似的日期，并将其妥善归类。在文书档案的管理工作中，对分类要求日益增加。文书档案在管理中一般都是通过以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，元件与复制件为一件，转发文件与被转发文件。

四是在年度分类的过程中一般都是通过将一份文件结合实践特征来进行整理，这是通过成文时间、签发时间、批复时间、通过实践和公布时间等，不过在目前的分类管理中一般应用醉倒的是文件的签发时间。以文件签发时间来判定文件的所属年度是当前对各个单位和企业进行总结的主要方法，同时也是按照新方法取消其中内容的主要手段。

2、组织机构分类法

就是根据文书处理阶段形成和处理文件的承办单位进行分类。它以立档单位内部的组织机构为标准，按不同的机构分别设置类目。

采用组织机构分类方法应具备一定的条件。第一，立档单位每年设立的内部组织机构应当基本稳定。内部组织机构经常调整变化的立档单位，不宜采用这种方法。第二，立档单位设立的各个内部组织机构应当能够反映该单位的职能分工情况，并且每个组织机构具有较稳定的基本工作任务或职责，其工作活动的内容及过程应同该机构承担的相关职能保持一致。第三，立档单位的文件上应有各组织机构在形成及承办文件时留下的标记，如收文章、发文号等。

组织机构分类法的类别设置，一般是以立档单位内第一层组织机构分类，需要时也可以分到第二层组织机构，往往有一个机构就设一个类。如果一个单位的机构包括办公室、人事部、财会部、组织部、宣传部等，采用组织机构分类法就可将档案分为办公室类、人事部类、财会部类、组织部类、宣传部类等。各类的排列次序一般按习惯或正式文件的规定，把领导机构、综合机构排在前面。

3、问题分类法

就是按照文件内容所反映的问题或“事由”将文书档案划分成各个类别。它以文件的内容为标准，按文件所涉及的问题（事由）分类。如一个全宗内的档案可以按人事、计划、生产、销售等类别分类，销售类内的档案还可以按广告宣传、推销、运输、售后服务等进一步分类。这种分类方法要求问题的概括应当准确并且范围明确，各个同级类目应当互相排斥，并按文件的主要内容进行归类。因此，相对而言，这种分类方法要求档案人员具有较高的业务水平。

为确保每份文件都能正确归类，使用问题分类法时应注意以下几点：一是在设置分类体系和类目时，要仔细研究立档单位的职权范围和工作任务，并依据档案的具体情况分门设类；二是分类层次和类目不宜过多过碎，否则人们在理解上容易发生误差；三是要正确使用逻辑学原理设置类目；四是应设立一个综合类以包容一些综合性文件和数量过少问题的文件；五是若一份文件同时涉及几个问题，应研究并确认其中的主要问题，将文件归入相应类别。

在实际工作中，由于全宗内文书档案构成的复杂性，单纯采用一种分类方法划分文书档案的类别是比较少的，通常是将两种或两种以上的分类方法结合起来使用。各单位最常用的分类方法主要有：年度——组织机构分类法、年度——问题分类法、年度——机构——保管期限分类法、保管期限——年度——机构分类法。

文书档案管理工作的失误将影响其以后使用的正确性，其影响力不容忽视，做好文书档案的管理工作就必须先要求从基础工作入手，档案的管理工作不仅仅是“管好堆”，应不断的完善原有的档案。保证现有档案工作无错误的基础上，要求档案工作者对原有档案应进行核查，以防之前档案管理工作的失误，从中发现错误时，应采取补救措施以使失误造成的损失降到最低。这就要求档案工作者要全心全意地进行档案工作管理，从基础抓起。

本单位采用的分类方法是按年度——机构——保管期限的复式分类法进行分类。文件材料归类分为以下几种：

一是分年度。将归档文件材料按形成或处理年度分开归类。

二是分机构。归档文件材料在分年度的基础上，再按其内容归入分类方案中相应“机构”类。

三是分保管期限。将归档文件材料又在分机构的基础上，再按其分类方案中所列对应的保管期限分类。

四是在相同年度、相同保管期限内，按“机构”归类的文件材料较少的，可按顺序进行综合归类。

文书档案分类一般是通过最低一级的档案逐步朝着高级档案进行分类，这种方法在应用的过程中是通过确定归档文件先后顺序的方式来排列。由于文书档案在分类中是一个复杂的过程，因此需要结合科学技术不断更新，确保分类归档的完整性，为档案工作的提高提供有力依据，提高文书档案管理效率和工作质量。

第二篇：文书档案分类与整理本文由雪娃娃喝茶贡献

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文书档案分类与整理

文书档案整理工作

一、定义

文书档案整理工作，是指将处于零乱状态的和需要进一步条理化的文件经过分类、组合、排列与编目，达到系统化的过程。是一项重要的基础工作。文书档案整理方法：新的整理方法——以件为管理单位传统整理方法——以卷为管理单位

二、一般程序

从文书档案整理工作的全过程来看，主要包括区分全宗-全宗内档案分类-立卷（或按件装订）-案卷（或件）的排列与编号-编目-排架等步骤。

1、区分全宗。将文件按不同的形成机关、组织或个人分开，以避免不同机关形成的文件混合在一起，反映了各单位历史发展的面貌。

2、全宗内档案分类。把一个单位内的全部档案按其在来源、时间、内容和形式上的异同，分门别类，并按照一定办法排列。

3、立卷。将归档文件按一定特征分门别类地组成档案的基本保管单位——案卷。包括文件材料的组合、卷内文件的排列、拟定案卷标题和装订等。

4、案卷的排列。将案卷按年度、组织机构或问题等标准系统排列，以固定案卷序列。

5、编目。以一定形式揭示和介绍档案内容与形式特征的工作，包括填写卷内文件目录、备考表、案卷封面和编制案卷目录或归档文件目录、档号等。

档案整理工作的原则

已办理完毕的，有保存价值的遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系区分不同价值便于档案的保管和利用

保持文件之间的有机联系

是指文件在产生和处理过程中所形成的固有关系，主要表现在文件在来源、时间、内容和形式等方面的联系。如：一个单位及其内部机构一定的历史阶段、一个年度一项特定的活动、处理一项业务、进行一次调查、承办一个案件、召开一次会议不同的文种、载体材料等

区分不同价值

要依照《机关文件材料归档与不归档范围》和《关于机关档案保管期限的规定》（或《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》的要求，区分归档范围内不同文件的价值，划定不同的保管期限。如：保存价值大——重点整理和保管保存价值小——根据条件区别对待无保存价值——不需归档、销毁

便于档案的保管和利用

是档案整理工作的基本出发点和根本目的当与保持文件之间的历史联系发生矛盾时，应充分考虑档案保管和利用的方便

新的整理方法——以件为管理单位

《归档文件整理规则》《规则》是在充分调研国内外归档文件整理方法和借鉴传统立卷方法合理性的基础上，适应档案管理现代化的需要，对归档文件整理工作的原则和具体方法作出了规定。《规则》的制订，弥补了我国档案工作法规标准体系中归档文件整理工作方面的空白，是新形势下实现归档文件整理规范化、档案管理科学化的一项重要标准。

一、基本概念

归档文件立档单位在其职能活动中形成、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。归档文件整理将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。件——归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件；文件正本与定稿为一件；正文与附件为一件；正文与文件处理单等为一件；原件与复制件为一件；转发文与被转发文为一件；报表、名册、图册等一册（本）为一件；来文与复文可各为一件。

二、文件修整

一般包括。对破损文件进行修校；对字迹模糊或易褪变的文件进行复制；去除文件上易锈蚀的金属物；对过大的文件进行折叠。

三、文件装订

归档文件应按“件”装订“件”内排序正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发件在前，被转发件在后；复文在前，来文在后；不同文字的文本，中文本在前，外文本在后。

对齐方式

1、装订前应将“件”内的各页按一定方式对齐，便于将来翻阅利用。

2、采用左上角装订的，应将左、上侧对齐。

3、采用左侧装订的，应将左、下侧对齐。

装订方式和用品：常用的有三种

1、线装：缝纫机轧线

2、粘接式：包角

3、变形材料：不锈钢夹、燕尾夹、塑料夹符合档案保护要求，降低成本、简便易行

四、归档文件的分类

（一）分类方法。年度分类法、机构/问题分类法、保管期限分类法。

（二）分类方案：

1、年度—机构（问题）—保管期限（例

1、2）

2、年度—保管期限（例3）

3、保管期限—年度—机构（问题）（例4）

4、保管期限—年度

例1：2001年：办公室„永久、长期、短期人事处„永久、长期、短期管理处„永久、长期、短期„„2002年：办公室„永久、长期、短期人事处„永久、长期、短期管理处„永久、长期、短期„„2003年：„„

例2：2001年：党群类„永久、长期、短期业务类„永久、长期、短期行政类„永久、长期、短期„„2002年：党群类„永久、长期、短期业务类„永久、长期、短期行政类„永久、长期、短期„„2003年：„„

例3：2001年：永久、长期、短期2002年：永久、长期、短期2003年：永久、长期、短期„„

例4：永久：2001年办公室、人事处、管理处„2002年办公室、人事处、管理处„2003年„„长期：2001年办公室、人事处、管理处„2002年办公室、人事处、管理处„2003年„„短期：2001年办公室、人事处、管理处„2002年办公室、人事处、管理处„2003年„„

五、归档文件的排列

是指在分类方案的最低一级类目内，根据一定的方法确定归档文件先后次序的过程。事由原则结合时间、重要程度会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列

（一）同一事由内的归档文件排列按文件形成时间的先后顺序；按文件的重要程度排列。

（二）不同事由间的归档文件排列按不同事由形成时间的先后顺序排列；按事由的重要程度排列；按事由具有的共同属性分别集中排列。

六、归档文件的编号

归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号，在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。归档章必备项目为：全宗号、年度、保管期限和件号；选择项目为：机构（问题）。全宗号是档案馆对其接收范围内各立档单位所编制的代号；年度指归档文件的形成年度；保管期限是按照《文书档案保管期限表》给归档文件划定的；件号指归档文件的排列顺序号。

填写归档章项目时应使用符合档案保护要求的字迹材料加盖归档章的时间归档章格式（如图）全宗号

机构或问题

年度

保管期限

室编件号

馆编件号

七、归档文件的编目

归档文件应依据分类方案和室编件号顺序编制《归档文件目录》《归档文件目录》由二部分构成：归档文件目录归档文件目录封面

归档文件目录

归档文件应逐件编目，目录中一件只体现一条条目。如。来文与复文件为一件时，只对复文进行编目。归档文件目录各项目应体现归档文件的内容和形式特征，方便检索和利用。归档文件目录包括件号、责任者、文号、题名、日期、页数和备注等项目。

归档文件目录

件号责任者文号题名

机构：办公室

日期页数

备注

档办国家档案[2004]国家档案局办公室关于加强档2004000018号号0305案安全保管的通知局浙江省档案局关于转发[国家档浙江省档案局关于转发国家档浙档案局关于加强汛期档案安全管2004浙江省档00002[2004]理的几点意见]的通知理的几点意见的通知0610案局56号号杭政杭州市人关于进一步加强我市精神文明200400003[2004]建设的决定（市民公约）民政府建设的决定（附：市民公约）022012号号238归档文件目录用纸采用国际标准a4型纸横排或竖排归档文件目录应打印装订成册并编制封面归档文件目录封面设置全宗名称、年度、保管期限、机构（问题）等项目

归档文件目录封面

归档文件目录全宗名称：中国银行年度：2004年保管期限：永久机构：行长办公室（问题）

八、归档文件的装盒

装盒包括将归档文件按件号顺序装入档案盒，填写备考表、编制档案盒封面及盒脊项目等内容。装盒的要求：不同形成年度的归档文件不应放入同一档案盒；不同保管期限的归档文件不应放入同一档案盒；分机构（问题）的情况下，不同机构（问题）形成的归档文件不应放入同一档案盒。

档案盒封面

（全宗名称）全宗名称）

档案盒盒脊

全宗号年度保管期限

机构（问题机构问题）问题

起止件号（室）室（馆）馆

盒号备考表

盒内文件情况说明盒内文件齐全完整程度；盒内文件齐全完整程度；盒内文件缺损、修改、补充、盒内文件缺损、修改、补充、销毁等情况；销毁等情况；备注项内容。备注项内容。

整理人：整理人：检查人：检查人：年月

日

九、排架

档案按分类方案如年度——机构（问题）——保管期限或年度——保管期限——机构（问题）从上到下、从左到右的顺序排列上架，也可将历年档案统一按保管期限分别排架。

传统整理方法——以卷为管理单位

案卷是有密切联系的若干文件的组合体立卷就是把已办理完毕并具有查考保存价值的文件，根据其固有的特征和内部联系，分门别类地有序地组合成案卷，也即是将互有联系的文件进行分类、组合、编目的一个过程立卷工作是文书工作的重要组成部分

一、全宗内档案分类

（一）分类的常用方法

1、年度分类法将文件按其形成和处理的年度进行分门别类。一般文件归入文件形成年度，对跨年度或专门年度的文件根据具体情况区分年度。

2、组织机构分类法将文件按其形成或承办的机构进行分门别类。

3、问题分类法将文件按其内容所反映的问题进行分门别类。

（二）常用的复式分类方法

1）年度与组织机构分类法2000年如：2000年办公室人事处业务处„„2000年办公室2000年2001年2001年2002年2002年„„2001年2001年办公室人事处业务处„„2000年2000年2001年2001年2002年2002年„„

人事处2）年度与问题分类法2000年如：2000年党群类行政类教学类外事类„„2000年综合类2000年2001年2001年2002年2002年„„2001年2001年

业务类

党群类行政类教学类外事类„„2000年2000年2001年2001年2002年2002年„„

二、立卷组合方法

立卷“六个特征”，即问题、作者、名称（文种）、时间、通讯者、地区特征组卷

1、按问题组卷将文件内容涉及的同一事件、问题或同一类性质的问题组成案卷

2、按作者组卷将同一作者的一些文件组成案卷按文种（名称）

3、按文种（名称）组卷将文件种类或名称相同的文件组成案卷

4、按时间组卷按文件形成的时间或文件内容针对时间，将属于同一时期的文件组成案卷

5、按通讯者组卷将本单位与某单位针对某一问题或几个问题的来往文件组成案卷

6、按地区组卷将来自同一地区或内容涉及同一地区的文件组成案卷实际工作中，一般是运用两个以上的特征来组成一个案卷市委党委会1999年会议记录”就运用了作者、1999年会议记录如“╳╳市委党委会1999年会议记录”就运用了作者、时间和名称三个立卷特征

三、卷内文件整理

（一）检查调整组卷

1、检查已归卷的文件是否齐全完整，是否保持了文件之间的有联系；

2、检查卷内是否有不需要归档的或应转入一年度立卷的文件；

3、检查卷内文件的保管期限是否一致和卷内文件的数量多少；

4、检查卷内文件是否有破损、纸张过大过小、有无金属物等，及时进行修整。

（二）卷内文件的排列和编号

1、卷内文件排列按重要程度或时间顺序排列、注意文件间的联系，保持来文与复文、正文与附件、同一文件的各种不同稿本（正本、定稿等）之间不可分离的联系。一般情况下是：正件在前，附件在后；正本在前，定稿在后；批复在前，请示在后；案件的结论性文件在前，依据性材料在后。

2、卷内文件编号文件页码用页码机打印在正面右上角、反面左上角，从001开始编起。一般每卷不超过2公分（200张）。不装订的案卷应在卷内每份文件的右上方加盖档案号章，并逐件编序号。

（三）编制卷内文件目录

顺序号文号浦银杭发[2004]20号20号浙农银[2004]36号36号浙文办[2004]12号12号责任者浙江省档案局、案局、上海浦东发展银行杭州分行浙江省档案局、案局、中国农业银行浙江省分行浙江省档案局、案局、浙江省文化厅题名日期页号备注1关于上海浦东发展银行杭州分行辖属临安、分行辖属临安、文晖支行2003年通过档案工作目标管2003年通过档案工作目标管理省级认定的通报关于2003年度全省农行系统关于2003年度全省农行系统2003通过档案管理省级认定单位的通报200402050012200402100033关于公布全省文化系统档案工作目标管理省级认定单位名单的通知20040220007

（四）填写备考表

备考表放在案卷最后，用来登记卷内文件的基本情况，便于档案管理人员和利用者了解案卷的有关情况。

（五）案卷的装订

采用三孔一线

（六）填写档案案卷封面

（全宗名称）

（类目名称）

（案卷标题）案卷标题）

自年月至年月保管期限本卷共件页归档号

全宗号目录号案卷号

1、案卷标题的拟写包括本卷文件的主要责任者、问题、名称。如：浙江省档案局有关职工福利问题的决定

2、档号的编制档号是各种顺序号的总称，一个档号代表了某一份具体档案实体，它是存取档案的标记。档号的编制既固定了档案分类和排列的顺序，更便于保管和查找利用。档号的基本结构：全宗号-案卷目录号-案卷号-件或页（张）号全宗号-案卷类别号-案卷号-件或页（张）号档号编制原则：唯一性、合理性、稳定性、扩充性、简单性原则

四、类内案卷排列

案卷的排列，是指按照一定的办法，确定各个类内案卷的前后次序和存放位置，以保持案卷之间的有机联系。基本方法有：按照案卷所反映的问题或工作上的联系排列；按照文件的作者、收发机关以及文件内容所涉及的地区排列；按照案卷所属的时间顺序排列；按照案卷内容的重要程度排列。

五、编制案卷目录

包括案卷号、案卷标题、年度、页数、期限、备注等项目

六、档案上架

档案按从上到下、从左到右的顺序排列上架。

业务档案的整理

整理的总体要求。通常情况下是按照文书档案按卷整理的要求经过分类、组卷、排列、编目等程序，同时，需要结合具体情况以及行业要求，突出业务特色。为便于查找和利用，对案卷封面的项目设置除遵循文书档案按卷整理的一些要求外，还可以体现一些业务特征。

（全宗名称）

公积金个人住房抵抻贷款

档号（合同编号）借款人身份证号保管期限

个贷档案卷内目录序号

12345678910111213文件题名

职工住房抵押借款申请审批书公积金缴交证明借款人身份证、户口簿复印件自筹资金复印件商品房购销合同收入证明公证书公有住房买卖协议书价格审批表房屋转让合同卖方三证复印件其它

件数备注

（全宗名称）行政处罚案件档案

案件名称

处理结果

自

年

月日至

年

月日止

保管期限

本案共卷，本卷为第卷件页

归档号

全宗号

目录号

案卷号

（全宗名称）全宗名称）参保管理类

编

号

参保单位年度

案卷号保管期限

参保管理档案卷内目录

序号12345678910111213141516文件名称

职工基本医疗保险用人单位职工增减登记表参保人员本人的身份证复印件报到证（或调令、劳动用工合同）复印件一寸证件照职工基本医疗保险视作缴费年限核定表原证历本封面调令复印件、死亡证明复印件医保证历本、医保就诊卡退休人员审批表养老保险视作缴费年限审批表事业（企业）单位职工退休（退职）和基本养老金审核表退休证复印件批准退休的文件退休人员登记表或退休人员审批表其它

页数

备注

特种载体档案的整理

一、照片档案的整理

（一）基本概念

1、照片档案。是指机关或个人在社会活动中直接形成的，对国家和社会有保存价值的，以感光材料为载体，以影象为主要反映方式，并辅以文字叙述的记录材料。

2、芯页。用以固定照片或底片，并标注说明的中性偏碱性纸质载体，是照片册、底片册的组成单元。

（二）照片档案的组成由底片、照片、文字说明三个部分组成

（三）照片档案的收集

1、本单位在工作活动中产生的具有凭证和参考价值的照片；

2、本单位领导活动的照片，社会知名人士在本单位工作、学习的照片；

3、本单位向有关单位提出内容和要求，组织拍摄或征集的照片；

4、本单位工作中选用的外单位的照片。

（四）整理原则保持照片档案的有机联系，便于查找和利用。照片的底片应单独整理并存放在专门制作的底片册里，照片及其文字说明一同整理并存放在照片册里。

（五）保管期限与密级保管期限是按照片、底片的价值划定的存留年限，分为永久、长期、短期三种。具体按照《国家档案局关于机关档案保管期限的规定》执行。密级是指照片、底片保密程度的等级。密级的划定按照《保密法》及其实施办法执行。

底片的整理

1、底片的整理可按年度——问题分开，其次是进行底片编号。底片号格式：全宗号-保管期限代码-张号。

2、可以以一张底片或一组底片为一个保管单位，编一个顺序号。如果是一组底片编一个顺序号，则在一组内每张底片上再编一个分号。

3、底片号可用铁笔横向刻写在胶片边处，但不能损伤影像。

4、将底片放入乳胶袋，在乳胶袋右上方空白处标明底片号。

5、按底片号顺序将乳胶袋依次插入芯页，并在芯页的插袋上标明底片号。

照片的整理

1、一般应按照片反映的内容或专题来进行分类，使同一内容或同一性质事物的照片归入同一类中，保持其内在的联系。

2、照片分类以后，按照重要程度或时间顺序进行排列，按序嵌进影集。

3、照片的编号，以影集每页从上到下，自左至右依次编流水号。格式：全宗号-保管期限代码-册号-张号；全宗号-保管期限代码-张号。

4、照片的分类号、序号以及底片号等除在文字说明栏中写清外，每张照片的背面都应写明，以便查找利用。

文字说明的编写

1、照片的说明，主要包括符号说明、文字说明及拍摄时间和摄影者。

2、符号说明包括照片号、底片号和参见号。其中参见号是指与本张（组）照片有联系的其他档案的档号。

3、照片的文字说明包括事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等六要素

4、编写文字说明要综合六个要素，概括地揭示照片影象所反映的全部信息，其次要语言流畅，文字简洁。

5、编写说明一般以单张照片为单元，而对由若干联系密切的一组照片应编写一个总说明，其中的每一个单张还需编写的分说明。总说明在该组照片的第一张照片的上方书写，分说明则一律在每张照片的正下方或者左侧、右侧书写。

数码照片的整理。实行“双套制”保存。冲印具有代表性的数码照片按照传统照片整理方法进行整理、编写说明等，形成的全部数码照片配上文字说明刻成光盘进行保存。

二、磁带、录音带、录像带、光盘的整理在不同载体形式分类的基础上，按其包含内容所形成的先后时间顺序逐件编号，可跨年度编制流水号，并编制目录，目录应包括序号、内容、形成日期、保管期限、备注等项目。

三、实物档案的整理包括奖牌、奖状、奖杯、锦旗、纪念品、废旧印章等，可以总的编一个大流水号，并编制实物档案目录。

讲课到此结束谢谢。

第三篇：文书档案浅析高校文书档案管理

大学四年在协助老师工作的过程中，我深切地体会到学校文书档案管理的重要性，同时也看到了学校文书档案管理中存在着一系列的缺陷和不足，下面就来谈谈我的看法。

文书档案是机关、团体、企事业单位在行政管理事务活动中产生的，通常是由办理完毕的有保存价值的文书转化而成，也是由通用文书转化部分档案的习惯称谓。文书工作是对文件的全部生命周期进行处理的一个完整的运动过程，是档案工作的基础，档案是文件材料的归宿，是文书工作的延续和发展。文书档案既是一个单位过去发展历程的缩影，又是现在文书档案管理建设状况的记录，因此在整个行政工作中发挥着极为重要的作用。

高校体系机构庞杂，随着学校办学年限延长，学校文书档案的数量也会越来越多，内容也会越来越复杂。做好学校文书档案管理也越发显得至关重要。档案是由文件转化而来的，文书工作是档案工作的基础，档案工作是文书工作的延伸和发展。文书档案是现代化信息高速发展中不可缺少的信息资源，只有规范化、科学化、标准化的管理，才能保证文件材料的齐全、完整，更好地发挥档案的重要作用，为学校的各项工作及师生员工服务.在日常工作中，虽然文书处理工作与档案工作具有相对的独立性，但由于文书是档案的前身和源泉，档案是文书的归宿，两者密不可分.文书工作不仅直接影响公文的质量，也直接关系到文书档案的质量，做好文书工作是实现档案工作规范化、标准化的重要基础.高校文书档案管理，是整个档案管理工作的重要组成部分，它不仅直接影响到学校整体档案管理的质量，也体现了学校档案管理的水平。

一、高校文书档案工作存在的问题

（一）文书档案立卷质量不高。高校档案整理的目的就是为了保存学校在各种工作与活动中所形成的有保存价值文件材料中的原始记录，可以为后人提供借鉴的经验、查考凭证，也为编写校志等提供宝贵资料，所以全宗档案的真实、齐全、完整极为重要。档案收集得齐全，就能准确、系统地反映出学校工作的历史原貌；反之，档案残缺不齐，就不能很好地反映一所学校的工作原貌，如严重不齐全的，反映的将是支离破碎的情况，直接影响将来的编史修志等工作。高校文书档案原始资料的质量缺陷大致为：文书档案归档时常常出现公文制发不规范、齐全、格式不完整、原稿不齐全（公文修改稿特别是领导批示的原稿更具存档价值，但归档时，常常只有定稿，缺原稿或修改稿）、缺附件和附件不规范、正文和附件的名称不一致、缺批复、缺日期、少作者；在修改文件或批注时，将字写在左边，不留装订线；修改用圆珠笔、铅笔；文件字迹褪色、模糊（有些归档材料是传真件，接收时字迹就模糊不清，很难看清内容）、扩散，纸张规格大小不一等现象。出现这些问题的主要原因是：大多数从事文书工作人员档案意识也比较淡薄且缺乏文书档案管理方面知识，不够重视对文书档案管理方面的知识的学习和了解。

（二）档案材料归档措施不到位。近年来，随着科技进步的加快，高校办公自动化程度不断提高。电脑、复印机、扫描仪等科技产品迅速普及，极大地提高了文书档案材料的收集与处理效率。但利用现代化办公设备形成的一些文书档案资料，则与传统的档案立卷方式产生了冲突。目前，高校文书档案资料归档存在着两种倾向：一种是只存于软盘、硬盘和光盘之中，不打印文字资料进行留底保存，很难达到长久保存的目的；另一种是只存文字性资料而不存软盘、硬盘等电子版材料，也不利于重要文件档案的保存。

（三）管理工作人员积极性不高。有些高校档案管理工作人员由于缺乏档案意识和责任心，或者缺乏文书档案管理方面的知识，致使文书在立卷过程中不符合原则、要求和方法，出现案卷保管期限划分混乱或者造成全宗档案收集不齐全等。例如有些管理工作人员认为一件工作做完了就算过去了，而工作中的资料在工作完成后便随手一扔，认为没有保存的必要，认为档案收集工作是档案室工作人员的事情，与自己无关。目前，我们虽然有了一支稳定而发展的档案干部队伍，但这个队伍的文化程度和专业素质还不适应新时期开展档案工作的需要，特别是进入21世纪，熟悉档案内容，能进行档案信息深层次研究和开发的专业人才十分匮乏。

（四）档案检索效率不高。档案检索方式有手工检索和计算机检索。在目前，传统的手工检索占有很大比重。各档案部门在手工检索的途径上做了大量的工作，编制了多种形式的检索工具。在编制检索工具中出现了求“多”不求“精”的现象，误认为编制的检索工具越多档案工作服务质量越高。高校虽然多数购买了网络化档案管理软件，但由于办公一体化、管理人员不足等原因，档案管理软件有些还未做到在各部门普及使用。

（五）人员配备不够合理。高校从事档案管理工作人员多数不是档案专业毕业，计算机应用水平也有限，也有的将年龄偏大人员安置在档案室，即便有些年轻的档案专业毕业的学生，由于档案管理工作效益滞后、默默无闻容易被忽视，数年很难在考核、评优等方面得不到惠顾，很难安心本职工作，找机会调离的不在少数。因此多数高校档案室目前长期处于缺人或人员配备不够合理状态。

二、提高档案管理效率的对策

1、档案案卷按不同保管期限排列，即每年所有类别的永久卷一起流水排列，长期卷一起流水排列，短期卷一起流水排列。

2、2001年开始形成的文书档案按类别与保管期限排列按件整理，每年形成一个流水号，并按永久（y）、长期（c）、短期（d）依次排列；按件整理档号结构为：全宗号一年度号—期限号—件号。

3、会计档案每