《浅谈秘书的素养对工作质量的影响》

浅谈秘书的素养对工作质量的影响

信息是事物存在方式或运动状态的直接或间接的反映。信息是一种普遍存在的社会现象，客观世界的一切事物及其运动都是信息之源。从自然界到人类社会，种种物质都可以成为信息源，都能产生和发生信息。我们通常说，秘书是领导的左右手，现代意义的秘书不再只是为领导整理内务。传统的秘书其职能除了撰写文书外，大都是较低层次的服务。然而，随着社会的发展，这样的秘书已不能满足实际需要。现代社会要求的是智能型的秘书。要有思想、懂管理、能参谋。现代秘书不仅要有智慧，而且要能主动。由于秘书的活动总是依附于、受制于领导活动，因此传统的秘书工作往往具有被动性。但一个领导让干什么就干什么，失去主动性的秘书不是一个优秀的秘书。一个优秀的秘书需要创造性地开展工作。在飞速发展的现代社会，需要的不光是知识型人才，更是信息型人才。作为一个与社会接轨十分密切的业内人员，信息对于秘书工作无疑可以产生不可估量的影响，主要表现在信息收集、整理、开发、传递、存储、利用、决策、反馈和管理方面。具体表现在：

一、提供信息服务决策是领导工作中最重要、最基本的一个环节。信息是决策的基础和依据。领导者的决策工作，在一定意义上说就是对信息的处理工作。进行科学预测、确定决策目标、拟定和确定决策方案，整个过程就是收集信息、利用信息、分析信息、综合处理信息的过程。秘书部门不是决策者，不参与决策，但必须为领导决策服务，要为领导决策提供及时、准确、有参考价值的信息，这可称之为辅助决策，应当注意的是，秘书人员不但要做到决策前的信息超前服务，更要做到决策中的信息跟踪服务和决策后的信息反馈服务。

二、传递信息服务领导作出决策以后，要付诸实施，这就需要把决策信息及时准确地传递下去，也就是要把领导机关的决定、方针、政策、意图传达下去。这是自上而下的信息传递，也是需要秘书部门来做的，要求把领导机关的决策准确地表述出来。信息传递有多种方法，一是语言传递；二是文字传递，包括文本、表格、图表等；三是电讯传递；四是可视图像传递，选用何种传递方式则要依情况而定。

三、反馈信息服务在领导进行指挥、控制、协调以达到决策目标的过程中，要提供反馈信息。所谓信息反馈，就是把输出的信息与作用对象相比较的结果再输送回来，并对信息的再输出发生影响的过程。反馈是控制论中很重要的原理。反馈是系统调节控制的基本形式。实施决策，进行指挥、控制、协调的过程，也就是反馈调节的过程。信息反馈可分为信息输出、作用结果返回来、再输出三个阶段。输出的信息与作用对象相比较的结果再输送回来，这个结果也是一种重要信息，叫反馈信息。在领导工作中，反馈信息对于实现正确的指挥、控制、协调是十分重要的。同时，反馈信息对于决策也是十分重要的。它是判断、检验决策是否正确的主要尺度，是对决策进行不断修正、不断调整，使之符合客观实际的主要依据。以上是秘书在为领导提供信息服务的一个过程。然而要做好信息工作是不容易的。

基于以上信息对于秘书工作的重要意义，秘书人员应遵循以下的要求：

一、有强烈的感受力和持久的注意力

简言之，就是秘书人员对秘书工作信息的敏感程度。现代秘书强烈的信息意识，首先表现为能够敏锐地感受社会信息的变化对秘书工作带来的有利和不利影响。无论现在或未来，秘书工作者和他（她）的服务对象–领导者，都生活在被信息包围的社会里，电话、文件、图书、报刊、广播、影视以及各种互联网络，每天都有成千上万比特的信息向我们倾泻而来。秘书人员具有强烈的信息意识，就会积极主动的挖掘、搜集、利用有利于领导决策和秘书工作开展的各种信息；敏锐地发现别人尚未注意到的信息，迅速而准确地找到事物的本质、问题的症结；善于从司空见惯的信息中看到差异，并能迅速选择和捕捉，达到发现早、挖掘深、效率高的境界。其次，表现为对领导决策信息和秘书工作信息的关注。现代秘书要像吃饭穿衣一样，每天都要读一读文件，看一看新闻，听一听广播，浏览一下网络，查找所需要的资料，并形成一种习惯性倾向；无论是对涉及领导决策和秘书工作哪个方面的信息都能自觉敏锐地察觉，并主动与自己所关心的问题、需要解决的问题联系起来思考，从而更好地开展秘书工作。

二、出色的信息能力

现代秘书的信息能力是指秘书人员在从事秘书工作实践活动中所应具备的对于秘书工作信息的搜集、理解、分析、处理的能力。它主要包括五个方面的内容：

1.信息获取能力。秘书工作除了充分利用好组织建立的内部信息网络以外，还应建立并掌握自己常规的信息渠道，善于开发新的秘书工作信息资源，并及时、准确全面地获取所需的信息。比如，秘书人员要了解信息网络上有哪些秘书工作的站点、网页、栏目，通过哪些方法和渠道（包括工具软件）才能迅速进行查找与浏览；如何下载和保存这些信息等等。

2.是信息选择能力。信息时代，人们每时每刻都面对着滚滚而来的信息，信息垃圾、信息干扰、信息焦虑实难避免。现代秘书必须学会对其进行筛选和分类，以达到去粗取精、去伪存真、为我所用的目的；学会准确无误地识别、理解所遇到信息的含义，正确判断所搜集到信息的价值与意义，全面把握所获信息对领导决策和秘书工作产生的影响等。

4.高尚的信息道德。信息道德是指秘书人员在获取和使用信息过程中，应遵循一定的伦理规范。不得危害社会或侵犯他人的合法权益，能自觉保护他人的知识产权、隐私权等，也

不得向领导者和有关用户传递各种不良信息。秘书人员的信息道德关系到其信息素养发展的正确方向。当前，信息传播媒体多种多样，有广播、电视、也有自由度较大的各种互联网络；有政府主办的各种媒体，也有民间自办发行的书报杂志。媒体的多样性使信息传播过程中不可避免地带有一定的主观偏见，虚拟空间交流的隐蔽性也可能会伴生一定的无政府状态，如果没有一定的道德约束，就很容易使人们在享受信息网络技术带来便利的同时，产生一些与先进的伦理道德相悖的现象。这就对秘书人员的文明程度、道德责任感等提出了更高的要求。高尚的信息道德是保证现代秘书信息行为正确性的重要保证。

以上则是我对信息与秘书工作的一些浅薄理解，现代信息社会对秘书工作的要求更为高。为了将自己锻造成为一名优秀的人才，秘书不但要遵循行业中的金科玉律，更要做到对信息把握的游刃有余，这样才能将工作做的更好。