《浅谈秘书的素养对工作质量的影响》

浅谈秘书的素养对工作质量的影响

性别对秘书工作的影响

选题意义

按国际秘书联合会的定义，“秘书”是上司的特殊助手，他们掌握办公室工作的技巧，能在上司没有过问的情况下表现自己的责任感，以实际行动显示主动性和判断力，并在所有给予的权利范围内作出决定。所以真正的秘书不是吃“青春饭”的，从前台秘书到部门初级秘书到中级秘书到高级秘书，甚至成为总裁助理、行政总监等位置时，秘书的性别也不仅仅是女性，秘书的发展空间是很大的。

说及秘书，大众会与女人、女性联系起来，社会上流传的“女秘书”，“小秘”。其实不然，男性秘书以前就存在并发挥着不可抹的历史功劳，现在不少高校都已开设文秘专业，有不少男生也开始报名，毕业后纷纷走上秘书岗位。因此如何正确认识性别对秘书工作造成的影响是我创作本文的动机，当今秘书人员的工作现状在秘书的工作内容方面、秘书人员的素质方面以及秘书人员的性别刍议等方面呈现出不同的面貌。通过对这些现状的研究与分析，我们应采取相应的对策改善这些现状，随着秘书学的进一步发展，使秘书人员更加深入的了解自身的工作内容与职责，提高秘书人员的素质，抓住性别差异对秘书工作的影响从而有利于正确的选择秘书人员。国内外研究述评

（一）国外秘书行业目前的现状

在很多人印象中，国外担任秘书工作的一定都是些金发碧眼、年轻貌美的小姐，其实并非如此。在欧美国家，秘书意味着是一种职业，一个具有严格素质要求的职业。高级总裁或是高级部门的秘书职位，很难看到年轻的女秘书，事实上，这些职位大都是一些40多岁、有教养、有经验的职业女性在支撑，她们的特殊地位，足以令部门经理和公司其他员工尊敬。除了一般的文字、外语、计算机技能之外，她们的沟通、协调、预见和判断力都必须很强，在公司顶层能站住脚，需要付出极大的努力。她们在企业中虽只是执行者，却为企业的正常运营扮演了不容忽视的角色。

（二）我国秘书行业整体现状

我国秘书职业女性多、年轻人多、流动性大，短期从事秘书工作的人员多。曾在英国获得“supersecretary”头衔的shirleytaylor发现，在中国，秘书并不是一个受尊敬的职业；同时，秘书的专业训练不够完善，一些人只要会打字、会使用电脑、复印机就可以做秘书了，根本谈不上专业性。她坦言，中国秘书未达国际标准，而马来西亚跨势集团创办者施国忠先生指出，据他观察，在很多情况下，中国秘书不够自信，他们自觉地把自己定位在一个“低级”的角色，只是等待老板命令，而不会主动提前解决问题，这显然不符合高标准高薪水的要求。中国秘书的现状主要还是来自大多数秘书的表现，“你具备什么样的能力，才能得到什么样的回报”。

二、研究内容和方法

（一）秘书工作中的性别差异及影响

1.心理差异。女秘书自信心不如男秘书强，男秘书惯于主导环境。她们常显得比男秘书胆小、怯懦、多虑，易情绪化，产生从众心理。但女秘书更为细心，能细致周密地为领导安排好工作行程，更善于理解他人，易沟通。男秘书喜欢打破常规，权力欲强。

2.思维差异。女性有较强的形象记忆和机械记忆能力而更善于形象思维，男性更善于抽象思维，长于判断和推理，思维的灵活性较强，理解力较强，逻辑推理方面占优势，做事脑子更冷静更富条理而且更果断。处理危机的能力更大大超过女秘书。女秘书做事大多谨慎仔细，倾向于模仿。男秘书更善于独立思考，多半注重全局，对细节常考虑不周。

3.语言行为差异。男性通常喜欢发号施令，常用命令语言，既不和善也不温良；而女性说话较含蓄、委婉，在表达反对意思时也多用委婉、含蓄的方式，言语不会过于尖锐。女性更具利他行为，没有强烈的支配欲望。男秘书在工作中比女秘书有更强的动手能力，也乐于自己进行探索，有强烈的创造欲望。

（二）造成不良影响的成因

1、社会文化心理和性别观念的变化具有滞后性。男权为中心的价值观，内化成为了女性的“集体无意识”，麻痹了女性的社会性别意识，钝化了女性的生命感觉。生活在被强大男权话语笼罩的现代传媒中的女性，是很难抗拒这种无处不在的力量的。

2、商业文化与消费主义的泛滥。大众文化的特点是以快乐为原则的。在“快乐”原则驱使和影响下，消费主义意识形态的传播加剧了人类本能的放纵，享乐主义在社会成员中蔓延，不少人沉浸于物质享乐中，

性别对秘书工作的影响

已经并正在接纳这种文化，传媒中的女性形象也随之被物化成为一种物质享乐的符号。

3、大众文化的通俗性和趋众性易于传播性别歧视信息。在现实生活中，性格温柔、文静内向、善于“主内”的女性容易得到社会认可，而性格开朗、喜欢交际、办事泼辣、事业有成的女性容易受到不公正的评价。现代大众传媒在社会文化中扮演的是一个维护既有性别统治秩序，掩盖两性世界实际存在的不平等关系，并且麻痹和弱化女性的性别文化批判力，以使现存的（仍然是男性中心的）文化和社会统治更为坚固、合理的角色。

（三）研究方法

1.调查法。例。调查中，13％的人觉得文秘“在国外是越老越值钱，国内却还以年轻取人”。过了26岁，可以选择的单位就得“打着灯笼找了”。“尽管人们对文秘的认识更加深入了，可国内用人单位对文秘年龄的要求却保持了下来。”

2.文献研究法。是性别对秘书工作的影响这个课题，翻阅文献来获得资料，从而全面地、正确地了解。通过文献，我了解了秘书工作的历史和现状，以及造成这种现状的原因。

3.个案研究法。查看了好几个实例，对课题有了进一步的了解。例：在中国，女的比男的难找工作几乎是一种习惯了。更有甚者，有些地区居然规定领导干部不允许配女秘书。“男领导不能配女秘书”，在很多支持者看来，有利于限制男性官员的私欲膨胀。由于把私欲与情欲、情欲与女人直接挂钩，因此先禁了女人再说。这种方式好像对待戒毒者，要让吸毒者戒毒，首先令其远离毒品。

4.经验总结法。现代秘书不仅要熟练掌握办公室的工作技巧，还要能在上司没有过问的情况下表现出责任感，以实际行动显示主动性和判断力，并在给予的权力范围内果断做出决定。

三、预期价值

从以上论述我们可以了解到当今文秘工作在国内外的现状、造成秘书工作的一些不良影响的原因、性别差异方面呈现出的各种现状及每一种现状我们应采取的对策。我相信这些现状会得到逐步的改善，这些对策也会有助于我们文秘工作的发展乃至整个秘书行业的发展。随着随着社会的发展，经济的繁荣，对外贸易的往来，各种社会关系的多样化，复杂化，秘书工作内容不仅仅是为辅助领导管理，提供综合服务。它更是上呈下达，联络各方，参与政务等等众多事务聚于一身的一项重要的工作。而管理事务是现代企业管理工作中不可缺少的重要组成部分。现代的秘书工作，对秘书工作人员的文化素养，领导能力，社会交际，智谋，口才，写作水平等多方面的综合素质要求也会越来越高。所以加快秘书学理论研究和相关问题的研究是势在必行的一件大事。参考文献

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