《浅谈秘书的素养对工作质量的影响》

浅谈秘书的素养对工作质量的影响

浅谈秘书文化素养对工作质量的影响

摘

要

随着社会的发展，企业规模的扩大和经营模式的改善，沟通起到了至关重要的作用。秘书在企业作为一个上传下达传递信息的重要人物，其所具备的文化素养将对工作质量起到重要的影响。秘书作为领导身边的参谋助手，应该具备出色的能力技巧与良好的道德思想，这样才能使上司准确地了解问题的所在，作出及时的措施，提高了工作质量，才能使企业的效益不断的提高与进一步发展。

关键词秘书文化素养；工作质量；影响

秘书是领导同志的参谋和助手，是领导同志和机关与群众联系的纽带，是上请下达，下情上达的桥梁和纽带。狭义的秘书定义指：“专门从事办公室程序性工作，协助领导处理政务及日常事务并为领导决策及其他服务的人员。”广义上的定义是：“位居领导人身边或领导机构中枢，从事办公室事务，办理文书，联系各方，保证领导工作正常运转，直接为领导工作服务并为各方面事务与信息工作的人。”秘书工作的性质、任务与特点决定了秘书工作的重要性。秘书工作能否做好对领导和机关的影响很大，要成为一个优秀的秘书人员，其需要具备基本的政治理论素养、思想道德素养和文化技能素养。而文化素养是秘书人员最基本的能力要求，其对工作质量的好坏起到了决定性的作用。

一、文秘文化素养的含义与内容

“素养”一词在《辞海》中的定义有4种，期中两条的概括对文化素养的解较为直接。其一：“素质”是指个人的才智、能力和内在涵养，即才干和道德力量。其二：素质”是指人的体质、品质和素养。而文化素养从一般意义上讲是指人对自然科学和人文科学的认识理解，狭义的思想上文化素养指一个人接受文化知识的高低，而广义上涉及到一个人的外在修养，本身所具备的知识能力技巧，和内在思想品质素养等。

当代社会，企业不断发展，竞争力不断加强，职员工作内容安排更加细致。秘书不再是“花瓶”，她必须具备执行力和判断力，协助领导完成工作。一个优秀的秘书，其所具备的文化素养对工作质量的影响非常重要。而文化素养包括很多内容，概括为以下几点：

1、社会科学

学好专业知识应是起码的要求，而懂得一点文史哲，具备一定的文化素养，也很有必要，可陶冶人生情趣，亦可对工作有所裨益。相传，在清朝某年间，皇帝派朝廷官员到南方招考官吏，但先后派了几人均未能完成此任。何故。只为南方的秀才们嫌这些官员文化素养低，写诗做对皆不行。后皇帝派了一个叫王尔烈的人又去江南办理此事。那些江南才子们以出对联来试王的文化，上联曰：江南千山千水千秀才，王尔烈即刻以此下联对之：塞北一天一地一圣人。语出惊人，顿受青睐。江南秀才们进而问到，先生的学问究竟有多大。王随口吟到：天下文章属三江三江文章属吾乡吾乡文章属吾弟吾为吾弟改文章。由此，一句对联，一首诗完成了招考工作。

2、自然科学

秘书不仅仅要处理日常办公室内收发文件，传递信息等外还要为领导安排户外的一些活动。了解一定的自然科学知识，可以及时的处理些突发事件。比如重要领导人开会，选择开会地点时需要考虑到当地或者外地的地理位置条件，气候适应度，安全便捷等条件，这些都需要具备一定的自然科学常识。

3、语言沟通

当代社会，信息传递全球化，沟通尤为重要。良好的交流奠定成功的基础。一个高级涉外秘书必须具备一门精通的外语，能够顺利的与外界交流，掌握了信息才能合理的提供服务。

4、法律知识

当今社会是个文明的社会，但也存在很多道德缺乏有损国家或企业利益的人或事。为了保护自己和企业的利益安全，秘书人员要具备一定的法律知识。

5办公软件运用及文件抒写能力

秘书在日常办公中基本上要掌握word、excel、ppt等办公软件，有些公司要求会用photoshop、coreward、cad软件。需要用到的是办公自动化设备有复印机、打印机、传真机，以及相关的维护。最基本的是要会公文写作、应用文写作，比如报告、函、通知、会议安排、会议纪要、礼仪接待等。

二、秘书文化素养对工作质量的影响

秘书人员基本的三要素中。一是内容–办什么事；二是时限–什么时间完成；三是要求–工作质量，注意事项。由二三两点可见，秘书人员做事情要有质量的保证及效率的把握。工作质量的好坏与秘书的文化素质密切相关，也直接影响到了工作质量。

参考文献

[1]夏征农.辞海[m].上海：上海出版社，2003

[2]吴欢章.秘书素养[m].上海：上海文化出版社，2007