《税务系统征管资料档案管理制度》

税务系统征管资料档案管理制度

为规范分局税收征管资料管理，维护征管档案的完整和安全，促进税收征管档案管理的发展，更好的为税收征管服务，根据某地局iso9001质量管理体系的有关规定，制定本制度。

第二条。本制度所称税收征管资料，是指在征管全过程中形成的与税收征管有关的文件、凭证、报表、帐册、文书、案卷等不同形式或载体的记录。

社会保险费和其他地方规费的征管资料管理适用本制度。

第三条。税收征管资料管理遵循科学规范、安全集中、系统完整、简便实用、真实准确的原则。

税收征管资料管理内容包括采集（录入）、整理、移交、归档、移送、保管、调阅等部分。

第四条。税收征管资料管理实行属地负责制，各征管组负责征管资料的收集、整理和归档等工作，综合组负责征管资料管理工作的检查、指导和监督，并接受上级税务机关的检查、指导和监督，不断提高征管资料管理的质量和水平。

第五条。建立征管资料档案室和专用档案柜，配备忠于职守、熟悉业务、保守机密、认真负责的档案管理人员。

第六条；征管资料按基本资料、分户资料和综合资料等分类管理，具体为：税务登记类、帐簿凭证类、纳税申报类、税款征收类、发票管理类、税务检查类、综合类、征管质量考核类等。

第七条：各征管组对征管资料的收集、整理、审核、归档一般按以下归集流程操作：收集资料—-整理资料—-按年度、类别、保管期限分类—-按标准装订资料—-排列编号—-装盒编目—-移交上柜。

第八条。综合组在税务检查中形成的检查资料，按规定整理、传递和归档，并在结案后10天内复印送交征管组，进入户管档案。

第九条。归档资料必须是税收征管各环节办理完毕后的正式资料。资料应文字清楚、内容完整、手续齐全。资料格式原则上以上级局制定的表证单书式样及规格为准。

第十条。企业、从事生产经营的事业单位等的税收征管资料实行一户一档。户管档案内容应包括从税务登记到税款入库，整个征管过程的全部资料，并按税务登记、纳税申报、税款征收、税务检查、财务报表等项目分类顺序归档。

个体工商户的征管资料一般按街道、地段、行业等归档，实行十户一档。并按税务登记、定税、申报、征收、停复业等项目顺序归档。

第十一条。分户档案中的税务登记类资料归入当年度档案。

第十二条。征管资料归档时，应按税收征管环节、时间顺序依次排列。同类资料应排放在一起，以便查阅和调用。

永久、长期保管的资料档案必须去掉金属物。

归档资料应依据分类和资料编号编制资料目录。目录的标题应按所归档的征管资料的分类填写，并按资料的排列顺序编写页码。

归档资料目录应置于归档资料之首。

第十三条。建立健全征管资料的传递、登记、保管、借阅等项管理制度，并对资料的归集、保管、借用等情况进行监督检查。

往年资料必须由档案室保存，当年资料由各征管组分别归集，集中到专柜保管。

第十四条：征管资料档案的保管必须做到“三专”、“六防”，即：专人、专柜、专室，并有防火、防盗、防虫、防潮、防尘、防高温等措施。

第十五条。征管资料调阅、复制、移送应严格遵守档案管理的有关规定，履行必要的手续，依法为纳税人的情况保密。

第二篇：湖南省国税系统税收征管资料档案管理办法湖南省国税系统税收征管资料档案管理办法（试行）

第一章总则

第一条为规范税收征管资料的管理，加强税收基础工作，根据《中华人民共和国税收征收管理法》和《中华人民共和国档案法》的规定，结合税收征收管理工作的实际，特制定本办法。

第二条本办法所称的征管资料档案是指在税收征收管理过程中形成的，反映和记录征纳行为的各种表、证、单和磁盘等不同形式的文字和数据资料，以及专门案卷所需的其他资料。

第三条征管资料档案应按纳税人分户或职能单位分类建立与管理。基层征收单位（征收分局或税务所）必须建立纳税人分户征管资料档案。

第四条根据征管资料档案来源与用途划分管理职责，对征管资料档案实行分级集中管理，各有关责任单位和责任人必须认真收集，严格审核，及时传递处理，维护各项征管资料的真实、安全和完整。

第五条征管档案资料包括税务登记、发票管理、税务文书、纳税申报、税款征收、税务稽查、税务行政复议与诉讼和纳税义务人、非纳税义务人报送或提供的与税收征管有关的资料、信息等。

第六条各级国税机关都应当按照本办法的规定管理征管资料，建立征管资料档案。

第二章征管资料的主要种类

第七条征管资料按其反映的内容及产生的环节不同分为：

（一）税务登记类。包括办理开业登记，变更税务登记，停复业处理，注销税务登记，税务登记验证、换证，税种登记，增值税一般纳税人认定、年审，金银首饰消费税纳税人认定，非正常户处理，税务登记违法（章）处理等各环节的文书、报表和数据资料。

（二）发票管理类。包括发票的印制、购领、使用、缴销各种事项的登记台帐，申请审批文书表格，发票违章（法）案件资料和处理文书以及发票稽核检查及交叉传递文书。

（三）税务文书类。包括办理税收返还、退库、缓缴、减免审批，核定应纳税额，固定业户外出经营税收管理以及企业进货退出及索取折让的通知书，申请审批表、清单、证明单等资料。

（四）纳税申报类。包括纳税人申报纳税的各项报表，征收机关对逾期未申报和逾期未纳税户进行催报、催缴的文书资料以及纳税申报违章处理资料。

（五）税款征收类。包括各项税款、滞纳金、罚款的征收、退还凭据、通知单，税款应征、减免、征收、入库、欠缴和提退等项业务文书和核算资料。

（六）税务稽查类。包括税务稽查选案、立案、稽查、审理、执行各个环节的文书，纳税人涉税违法（章）案件材料，实施税收保全、强制措施的通知书、凭据等资料。

（七）行政复议与诉讼类。包括纳税人提起行政复议、赔偿的申请书、附报材料及行政诉状副本，国税机关受理行政复议、赔偿案件的调查材料及相应的处理决定书，国税机关向法院提交的答辩状、上诉状、强制执行申请书等文书资料。

（八）其它类。包括企业财务报表、其他外部信息资料，以及与税收征管业务有关的其他资料。

上述分类情况及编号参见附件《征管资料分类目录》。

第八条税收征管资料的种类和具体项目（表、证、单、书）按国家税法和政策规定确定，税法和政策规定作出修改调整的，按新的规定执行。

第三章征管资料的采集和录入

第九条各类征管资料的采集和录入由负责具体税收业务和征管工作的职能部门承担，各职能部门及工作人员应按税法和税收政策规定取得、制作、录入、归集征管资料，保证各种表、证、单、书和原始资料准确齐全、录入及时。

第十条征管资料的采集必须做到及时、完整、准确，以原始资料为依据，特殊情况下不能取得原始资料的，应当复印或抄录原始资料。对复印或抄录的资料，经办人员应签名备注。

第十一条省、地、市局各业务职能部门负责本部门处理的涉及税收征管业务资料的采集、整理和录入，对下级国税机关及相关部门进行业务指导，提供资料服务。

第十二条根据机构设置和业务分工情况，各县市分局及其工作部门按下列职责采集、录入征管资料。职能分工不一致的，由县市分局明确职责。

（一）综合业务部门负责直接办理的税务登记类、税务文书类、发票管理类、行政诉讼类征管资料的采集和录入，全面正确反映本部门管理的税收征管业务工作情况，负责向其他职能部门反馈信息。

（二）征收部门负责纳税申报类、其他类征管资料的审理、采集和录入，负责向计财和稽查部门提供纳税人申报征收情况。

（三）计财部门负责税款征收类征管资料的采集和录入，对征收部门采集、录入的应征（应退）税款、减免税款、已缴税款、提退税款等信息进行税收会计核算，开具票据，并负责反馈给征收部门。

（四）稽查部门根据征收部门、计财部门及其他方面所提供的有关信息，采集和录入稽查工作实施中的税务稽查类资料。

（五）基层征收分局、办税服务厅负责自行办理的各项税收征管业务资料的采集、整理和录入，并按照工作要求和职责范围，向上级领导和有关部门反馈税收征收管理情况。

第十三条以计算机磁盘和其他电子设备采集录入的征管资料，应当与文字资料核对一致，重要的资料应打印纸质资料或在磁介质上备份。

具体办法另行制定。

第四章征管资料的整理和归档

第十四条各级国税机关及业务职能部门，应当按照本办法第十五条的规定，整理、归集税收征管资料，全面实行规范化管理，为税收征管工作奠定基础。

第十五条征管资料的归档一般分为3类，即。纳税人分户纳税资料档案、专门案卷资料档案和职能部门征管台帐、文书等资料档案。

第十六条征管资料的整理归档按照事责一致的原则，由具体经办、采集资料的职能部门及工作人员负责。纳税人分户纳税资料应在纳税期结束后整理归档。税务稽查资料和涉税案件材料，应在案件结束后整理归档，具体办法另行制定。行政复议、应诉、赔偿处理材料，按《湖南省国家税务局税务行政案件档案管理办法》处理。

第十七条各级国税机关及其业务工作部门整理归档的征管资料，应当按会计年度分类立卷，每年3月底以前，将上年度的征管资料装订成册，制成档案。

第五章征管档案的保管和查阅

第十八条各级国税机关应当根据《档案法》和本办法的要求管理征管档案，建立档案保管、查阅制度，充分利用征管档案资料为税收工作服务。

第十九条征管档案的保管按照征管业务工作管理的范围实行分级负责，统一管理。

县以上国税机关业务部门归集的征管档案，除属于单位文件档案管理的内容外，自行负责管理。

县局机关、城市分局以及征收分局、办税服务厅当年的征管档案原则上应于次年3月份以前，由各职能部门和责任人按要求组卷、编目、装订后移送档案室统一保管。因库房等其他客观原因档案室暂时无法保管的，报经地、市局批准后，也可由征管业务部门统一管理。

第二十条各级国税机关应明确专人负责征管档案的保管、查阅工作。建立符合防火、防盗、防潮、防蛀等条件的征管档案保管室，配备必要的柜架，对不同内容、类别的征管档案按编号顺序存放、保管。

第二十一条征管档案资料保存期限按照《征管法》规定为10年，保存期满的档案需销毁的，由档案管理部门会同监察部门清点、造册，经本单位领导批准，到指定地点统一销毁。

第二十二条本办法从1998年1月1日起执行。

附件：

征管资料分类目录

一、税务登记类

分类编号名称

dj001税务登记表（适用于内资企业）

dj002税务登记表（适用于外商投资企业）

dj003税务登记表（适用于企业分支机构）

dj004税务登记表（适用于外国企业）

dj005税务登记表（适用于个体工商户）

dj006纳税人税种登记表

dj007增值税一般纳税人申请认定表

dj008金银首饰消费税纳税人认定登记表

dj009税务变更登记表

dj010停歇（复）业申请审批表

dj011注销税务登记申请审批表

dj012纳税人迁移通知书

dj012-1纳税人档案资料移交清单

dj013非正常户认定书

dj014税务登记验证（换证）登记审批表

dj015增值税一般纳税人年检申请审批表

dj016取消一般纳税人资格审批表

二、发票管理类

fp001发票领购申请审批表

fp002发票领、用、存月报表

fp003增值税（专用发票/收购凭证/运输发票）抵扣明细表

fp004增值税（专用/普通）发票使用明细表

fp005发票缴销登记表

fp006发票挂失声明申请审批表

fp007发票核销审批表

fp008普通发票印制申请审批表

fp009发票保证金收据

fp010发票保证金退款凭证

fp011发票注销、购领及票款结报表

fp012发票交叉传递卡

fp013发票违章处理通知

fp014发票质量情况报告表

fp015发票检查原始记录

三、税务文书类

jm001生产性外商投资企业和外国企业减免税申请审批表

jm002高新技术减免申请审批表

jm003内资企业减免税申请审批表

jm0041993年12月31日前工商注册的外商投资企业和外国企业增值税、消费税税负增加季度表

jm005外商投资企业和外国企业再投资退税申请申批表

jm006外商投资企业出口货物退税申请表

jm007减免（退）税批准通知书

jm008湖南省国家税务系统企业所得税减免和税前扣除审批通知

jm009企业所得税减免到期通知书

jm010企业税前弥补亏损审批表

jm011企业财产损失计税扣除审批表

jm012准予免税购进出口卷烟证明

jm013出口卷烟免税证明

hd001企业纳税定额申请核定表（适用财务不健全企业）

hd002年（季度）纳税营业额申报核定表（适用个体工商户）

hd003纳税户营业情况典型调查表

hd004纳税人变更纳税定额申请审批表

hd005核定定额调整通知书

hd006外国企业常驻代表机构纳税方式申请审批表

hd007外国常驻代表机构纳税方式核定通知书

hd008合作银行管理部门管理费决算审批表

hd008-1合作银行管理部门管理费预算审批表

ws001邮寄申报申请审批表

ws002延期申报申请审批表

ws003延期缴纳税款申请审批表

ws004固定工商户外出经营税收管理证明单

ws005企业进货退出及索取折让证明单

ws006金银首饰购货（加工）管理证明单领用存明细表

ws007税务文书传递卡

ws008税务文书附送资料清单

ws009税务文书领取通知单

四、纳税申报类

sb001增值税纳税申报表（适用于一般纳税人）

sb002增值税纳税申报表（适用于小规模纳税人）

sb003消费税纳税申报表、消费税纳税申报表附表

sb004金融保险营业税纳税申报表

sb005企业所得税纳税申报表及其附表

sb006外商投资企业和外国企业季度所得税申报表

sb007外商投资企业和外国企业年度所得税申报表

sb008外商投资企业清算所得税申报表

sb009个人所得税年度申报表

sb009-1个人所得税月份申报表

sb010申报（缴款）错误更正通知书

五、税款征收类

jk001税收缴款书（通用）

jk002税收（出口货物专用）缴款书

jk003出口货物完税分割单

jk004税收（汇总专用）缴款书

jk005通用税收完税证

jk006税收定额完税证

jk007税收罚款收据

jk008税收收入退还书

jk009小额税额退税凭证

jk010纳税保证金收据

六、借阅人员必须爱护所借阅档案，不得擅自涂改、撕毁、损坏档案，不得随意将档案转借他人，不得泄密。对于丢失、损坏、破坏档案资料的有关人员，按其程度和价值给予相应的经济处罚和行政处罚。

七、对于需要复制的图纸和文件材料，必须经公司主管领导批准后方可复制，不经批准的一律不能复制。

九、档案管理工作是现代化管理的一项重要内容，各级领导干部、各部门都必须高度重视和支持。