《档案信息资源开发利用思考》

档案信息资源开发利用思考

提供档案信息为社会服务，最大限度地实现档案的价值，是档案工作的根本目的。档案的深度开发开放是实现此目的的有效途径，我们必须高度重视开放开发的法制化建设，使之既符合世贸组织的法制化运作规则，也顺应社会规范发展的潮流。本文就法制背景下规范社会对档案的利用，浅谈如何进一步做好档案信息资源的开发和利用。

一、档案信息资源开发利用的现状

1、档案基础业务工作不够扎实，馆藏资源不够丰富。档案基础业务工作是档案利用、档案服务的前提条件，档案利用、档案服务又反过来带动档案业务基础工作的积极开展，他们是一对相辅相成的关系。在档案业务指导中，一方面由于各单位档案队伍的不稳定，客观上影响了档案业务的正常开展，造成许多当年该归档的材料仍散失在各处的现象。另一方面未能依法在每年的档案业务质量检查中及时发现问题，加以检查督促，以致十年后移交档案时根本无从追查，档案收集齐全完整也就无从谈起。

在档案收集过程中，普遍存在三多三少的现象，即文书档案接收多，科技档案、专门档案接收少；政治领域方面的档案接收多，经济领域方面的档案接收少；宏观方面的档案接收多而微观方面的档案接收少，直接造成综合档案馆档案不综合，馆藏结构单一，制约了信息化资源的开发利用。主要是因为档案收集范围面狭窄，收集内容不够丰富。其表现为一是只注意接收党、政、群团一级机关的档案，而放松其二级、三级单位档案的接收；二是只注意接收撤销机关单位的档案，而放松现行机关单位档案的接收。三是只注意文书档案的接收，而放松对工商登记档案、房地产档案、户籍档案、诉讼档案、学籍档案等科技档案、专门档案的收集。四是只注意接收纸质档案，而放松书法、字画等其它载体的富有地方特色的档案收集。五是只注意接收移交来的档案，而放松了征集档案。六是只注意档案的接收，而放松了与档案有关的史志、内部资料的收集。

2、未能正确处理开放档案、限制开放档案与保密档案的关系，未及时依法开放档案信息，造成档案馆开放的档案信息在时间上老化、内容上滞后，空间上则断层脱节。《档案法》规定：“国家档案馆保管的档案，一般应当自形成之日起满30年向社会开放，经济、科学、技术、文化等类档案向社会开放的期限，可以少于30年，涉及国家安全或者重大利益以及其他到期不宜开放的档案向社会开放的期限，可以多于30年”。也就是说开放的是30年前形成的档案信息，即使有开放期少于30年的，这类档案就算进馆即开放，其开放期市县级档案也在形成之日起10年后，档案馆开放的档案仅仅满足了档案利用者对历史的研究利用需求，而对于其“现实的”工作查考利用需求，恰是日前利用人数最多，利用范围最广且利用最为迫切的需求。

《档案法实施办法》第二十二条明确规定：“机关、团体、企事业单位和其他组织内的档案机构所保存的尚未向档案馆移交的档案，主要供本单位利用，其他机关、团体、企业事业单位和组织，以及中国公民如需利用，必须经过档案保存单位的批准”。按照我国现行档案接收的规定，基层单位的档案在本单位10年才接收入馆，尽管档案馆可以面向社会公民服务，这10年对市县级档案馆来说是一个收藏空白，一方面由于档案馆接收档案在时间上的滞后性，另一方面，由于机关、团体、社会组织的档案基本上是为本机关服务，而不面向社会，这就造成档案利用者利用档案必须面临这样的窘境：机关档案室不予接待利用，档案馆又是“无米之炊”，档案现实利用需求与档案馆档案室在档案交接空间上的相对脱节，严重地挫伤了档案利用者利用档案的热情，影响档案馆档案价值及功能的发挥。

3、档案工作者不断强化自身的素质，及时完善知识结构。各级档案管理人员除熟练掌握档案专业知识外，还要加强现代化知识的学习，如计算机知识、网络知识、数据库管理知识及电子文件的管理知识。一方面，面对各种计算机、网络等技术含量的专业设施，需要一批具有相关专业知识的技术人员进行日常维护、维修，从而保障各种专业设施的正常运行；另一方面，随着专业技术水平的提高和信息化不断升级、更新，相应的软件开发人员也是不可缺少的。只有具备一定的适应计算机技术和网络技术发展需要的基本技能，才能处理好档案信息的数字化和网络化，做好网络环境下的档案信息资源的开发。

4、加强档案的宣传力度，增强全社会的档案意识。要让全社会知晓档案馆的社会价值，就必须开展广泛的舆论宣传和畅通的信息交流。可以用《档案法实施办法》第二十三条规定的七种形式向社会公开档案，即通过报纸、刊物、图书、声像、电子等出版发表；通过电台、电视台播放；通过公众计算机信息网络传播；在公开场合宣读播放；出版发行档案史料、资料的全文或者摘录汇编；公开出售、散发或者张贴档案复制件；展览、公开陈列档案或者复制件。通过多种形式的宣传与出版，拉近政府与百姓的距离，提升档案部门的形象，激活沉寂的档案信息资源。

档案信息资源的开发是一项系统工程，是对人类精神财富的升华和再创造，是一项功在当今，利于后世的伟业。现代社会是法制化的社会，我们要在实践中始终坚持求真务实的态度，积极探索开发档案信息资源的途径，使档案工作更好地为社会发展服务。