《大数据时代教育档案规范化分析》

大数据时代教育档案规范化分析

大数据时代为我们思维与生活模式带来了深远影响，在信息获取方面更加高效和便捷。在以往教育档案管理工作中，通常以纸质文件为主，现在光盘、图片和影音等档案的出现，让档案信息变得更加丰富，且存储方式也日益多元化。大数据对传统教育档案管理造成了巨大的冲击，在资源共享与数据交流上有了更高的要求，同时也要关注档案管理安全问题。对此档案部门要从实际情况出发，不断对教育档案管理方法进行创新，主动适应大数据时代要求，加快档案工作改革步伐，通过提升教育档案的规范化水平，才能保证其利用价值真正得到体现。

一、大数据时代教育档案面临的机遇

大数据为教育档案管理工作带来了新的变化，人们对档案管理的重要性有了新的认识，也为档案部门提出了更高要求。大数据时代需要将档案数据准确、全面记录下来，由于教育档案种类越来越多，档案管理工作量逐步加大，若是现在还采取以往的人工管理方式，则难以适宜时代发展要求。在此背景下要求档案部门尽快作出调整，主动应用大数据技术，在海量教育档案中成功提取有价值的档案信息，从而为今后档案的查询与利用创造更加便捷的条件。档案人员也通过对大数据技术的应用，让以往较为棘手的邮件处理得到妥善管理，除了可以保证教育档案管理效率以外，也让档案管理内容变得更加丰富。此外，也可以应用先进档案管理系统，档案人员能够直接分析获得的档案资料，这样既推动了档案部门的快速发展，也减少了档案丢失与损坏问题，保证了教育档案资料的完整性。

二、大数据为教育档案管理带来的挑战

由于档案管理在我国起步很晚，在教育档案管理上也以传统方法为主，即档案人员用手工方式管理档案，这样效率并不高。而大数据的普及与应用，加之教育档案管理工作量的不断增加，在数据信息处理上提出了更高要求，以往的档案管理方法就显得过于落后，无法让海量电子档案数据得到高效管理。因此当教育档案数量增加到一定程度后，传统管理方法必然会产生各种问题，也为档案部门工作的开展带来了阻碍。在大数据背景下，电子文件数量也越来越多，这是教育档案管理中的一项重要内容，在安全性上要求极高。若是在电子文件管理上存在问题，将极易受到不法分子的攻击，引起档案信息泄露的问题，也为档案部门带来较大的损失，引起教育档案的丢失与损坏等问题。基于此，档案部门应该主动适宜大数据的发展，积极对教育档案管理模式进行改进，这样既能够让数据得到安全管理，也提升了教育档案的规范化水平。

三、大数据时代教育档案规范化措施

（一）转变档案管理思维模式。大数据为教育档案管理提出了新的要求，在档案管理思维上也应该进行创新，逐步朝着数据观、档案观和服务观等方向转变。在数据观理念下开展教育档案管理工作的过程中，应该注重资料收集的全面性与具体性，这样才能让各项数据更加完整。此外档案管理人员也要信息数据上作出深加工，要积极借助先进的智能工具对信息进行检索，妥善处理与分析条件相符的信息，其余信息则储存备用。而在档案观理念上需要将教育档案的建立与归档放在首位，应用计算机技术提升教育档案管理的信息化水平，不仅要构建数字化教育档案目录，也要注重对数据库的建设。这样才能让教育档案实现数据化动态管理，信息的更新与补充也更加及时，档案内在价值也能得到充分体现。而在服务观理念下档案人员应该具备较强的服务意识，不断提升服务质量，让用户享受到个性化的档案服务，为他们进行基础性查阅与检索指导提供帮助。此外，也要让用户享受到智能化服务，可以将微博、微信等新媒体利用起来，保证服务的即时性与规范性。

（二）打造大数据档案资源平台。面对着大量的教育档案信息资源，只有做到科学合理的利用，才能避免出现浪费资源的现象。为了实现这个目标，档案部门应该进行大数据档案资源平台的建设，这样才能保证教育档案信息资源的共建与共享。现在我国很多地方逐步建立起全国开放的档案信息资源共享平台，并直接连接各级档案馆的开放平台，从而达到了对各地教育档案管理资源共建与共享的目标。在教育档案管理工作中，不仅要将大数据技术的作用体现出来，也要从教育档案信息资源共享平台出发，加大两者的整合力度，确保各自优势得到全面发挥，也有利于平台功能和服务更加完善。

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