《档案分类整理制度》

档案分类整理制度

一、整理分类的定义及方法

整理分类是建立物业类档案基础的重要工作，是由物业管理公司或下属管理处将收集的资料按四类常见档案的类型区分、归类整理，组成物业管理公司内部所需保存的档案。同时根据所售或租物业的特点，按一户一档的办法，为每幢物业的业主或租户建立相应的档案。每售出或租出一套物业，预立卷工作同步进行，总卷与一户一档的整理归类工作也要同步开展。

二、收集归类，整理成卷

这里所说的收集的档案资料，是物业管理公司需要总体掌握的资料，然后按部门、内存、年度顺序整理成为物业管理公司所需的若干大类总卷宗。

1.业户档案资料。

（1）购房合同及身份证的复印件、入伙通知单、入伙手续书、业主公约、验房单等。

（2）业主详细资料登记表。（3）家庭人员登记表。（4）业主房屋维修档案。（5）缴费情况一览等。

2.工程技术档案资料（含产权）。（1）规划图纸、项目批文、用地批文。（2）建筑许可证、投资许可证、开工许可证。（3）拆迁安置资料。

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（4）竣工总平面图。

（5）地质勘查报告、开（竣）工报告、图纸会审报告。（6）工程合同、工程预决算。（7）工程设计变更通知。

（8）竣工图。单体建筑、结构及隐蔽工程竣工图，消防、燃气等；工程及地下管网竣工图。

（9）房屋、消防、燃气竣工验收证明书。

（10）主要材料质量保证书，新材料、购配件的签订合同、证书。（11）水、电、消防等设备的检验合格证书及设备技术资料。（12）砂浆、混泥土块试压报告。（13）绿化工程竣工图。（14）各类房屋清单。

（15）出售房屋的产权范围或成本核算清单。（16）公用设施设备及公共场地清单。

（17）未完工房屋公用设施设备及公共场地的竣工日期。（18）产权方面的资料。（19）其他工程技术资料。

3.服务档案资料。

服务档案，一般又可细分为业户服务档案、装修档案、维修档案、治安交通管理档案、设备设施管理档案、绿化清洁管理档案、社区文化档案等资料。

（1）业户服务档案。业户意见调查、统计结果；业户接待记录；业户投诉及处理记录；回访记录等。

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（2）装修档案资料。二次装修申请表、装修责任书；施工企业资质证明、装修人员登记表；室内装修设计平面图；装修竣工图等。

（3）维修档案资料。维修申请记录、回访记录；维修派工单；公共设施巡检记录等。

（4）治安交通管理档案。日常“四防一保”网络图、巡检记录、交接班记录、值班记录、巡逻路线；日常抽检记录、查岗记录、闭路电视监控系统录像带；进出入记录、应急处理记录；车辆管理记录、车辆详细资料等。

（5）设备设施管理档案。公用设备设施维修保养计划；公用设备设施维修保养记录；机电设备运行、巡查记录；设备承包方资料；公用设备设施台账及更新记录等。

（6）绿化清洁管理档案。清洁班月检记录、周检记录；绿化工作记录、检查记录；消毒、杀虫记录；绿化病虫害检查记录等。

（7）社区文化档案。社区文化创建构想、组织活动计划及实施情况记录；社区文化活动图片等记录内容；传媒报道资料；文化活动场所、设施台账及使用记录等。

4.其他管理档案。在物业管理日常工作中形成的一些公务性、行政性、指导性的管理文件资料。一般有行政文件、管理指导文件和业委会相关资料。

（1）行政文件。财务文件；人事管理记录、文件；政府主管部门文件；内部管理规则制度、通知、签报等文件。

（2）管理指导文件。质量手册；程序文件（质量）；环境手册；程序文件（环境）；作业文件等。

（3）业委会相关资料。下属管理处业委会筹备成立文件；下属管理处业委会成立后的运行文件等。

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三、建立一户一档

根据业主或租户所有或使用（租用）的一幢物业的性质、特点、将总卷宗内部分涉及的相关资料集中，然后分别建立相应的档案。

1.旧公房出售类档案卷应含的基本资料。（1）住房审批表。（2）公有住房买卖合同。（3）付款凭证。

（4）购买公有住房委托书。

（5）购买公有住房员工连续工龄证明。（6）购买公有住房员工的职称、职级证明。（7）本户人员情况表。

（8）出售公有住房建筑面积摊算表。（9）公有住房价格计算表。

（10）住宅债券单或减免债审批手续。（11）旧房卡。（12）公房维修合同。

（13）各户维修签报单、报修单、结算单。（14）拆损房屋扣押金签报。

2.商品房类案卷应含的资料。（1）商品房出售合同。（2）商品房认购书。（3）商品房出售会签单。（4）商品房用地面积表。

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（5）公证书。（6）产权证。（7）房屋价目表。（8）入伙通知书。（9）入伙手续流转单。（10）入伙交费表。（11）业主公约。

（12）房屋自用部位验收单。（13）入户资料签收单。（14）业户入伙所交费用一览表。（15）住宅装修申请表。（16）室内装修施工登记表。（17）各户维修、报修单、结算单。

3.外销商品房类案卷应含资料。（1）外销商品房出售合同。（2）外销商品房出售认购书。（3）外销商品房出售公证书。（4）外销商品房出售产权证。（5）业户付款情况明细表。（6）甲、乙双方聘请律师协议书。（7）房屋使用、管理、维修公约。（8）房屋维修合同。（9）房屋价目表。

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（10）借、贷款协议书。（11）入伙通知书。（12）入伙缴费一览表。（13）转售方案。

4.员工购房类案卷应含的资料。（1）房屋出售合同。（2）房屋置换协议书。（3）房屋置换细则。（4）产权交换合同。（5）入户通知单。（6）住房签收单。（7）补充协议。（8）产证编号。（9）分房一览表。（10）征询单。

（11）缴费一览表（各类缴费收据以及借据）（12）业主公约。（13）住宅装修申请表。（14）各户维修报修单、结算单。

5.出租类公房案卷应含的资料。（1）住房调配单。

（2）动拆迁（过渡）协议书。

（3）建设债券证明或减免债券审批手续。

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（4）拆迁户建设债券认购单。（5）房屋拆迁安置协议。（6）私房保留产权协议书。（7）公房管理协议书。（8）旧房卡。

（9）工会证明及家庭成员身份证复印件。（10）小区管理公约。（11）房屋维修合同。（12）维修签报单。（13）报修单、结算单。（14）拆损房屋扣押金签报。

6.租赁商品房类案卷应含的资料。（1）业户委托协议书。（2）租赁合同、会签单。（3）租户入住通知。（4）租户身份证复印件。（5）验房单。（6）缴费一览表。（7）维修公约。（8）房租调整协议。（9）房屋维修签报单。（10）报修单、结算单。

7.租赁商业办公楼类案卷应含的资料。

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（1）租赁合同。（2）来往函件。

（3）降租、退租、续租协议。

（4）欠租、催交租金的来往公函、法院审理判决材料。

8.公建配套设备设施类案卷应含的资料（按设备类别分类，而后根据设备所属物业区分建相关档案）。

（1）设备设施产品合格证。（2）电器线路图纸。（3）安装调试保养手册。（4）使用说明书。（5）安全检验报告书。

（6）危险性较大的生产设备技术登录薄。（7）设备设施安装质量等级核定书。（8）设备设施分部工程质量评定书。（9）设备管理检查表。

（10）安装（大修）检验报告书。（11）维修合同。（12）维修报告。

（13）日常运行检查记录等。

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第二篇：档案分类档案分类

一、文书档案：

（1）党群工作类：党务工作、组织工作、宣传工作、纪检工作、工会工作、

共青团工作、协会工作等。

（2）行政管理类：行政事务、治安保卫、审计工作、人事劳资、教育工作、

医疗卫生、后勤福利、外事工作等。

（3）经营管理类：经营决策、计划工作、财务管理、物质管理、企业管理

等。

（4）生产管理类：生产调度、质量管理、能源管理、安全管理、科技管理、

环境保护、计量工作、标准化工作、档案与信息管理、基建管理、设备管理、合同等。

二、科技档案

（1）产品文字材料：各种任务书、建议书、协议书、说明书、鉴定书、

试验大纲、试验报告、分析报告、审查报告、运行报告、总结、产品图样等。

（2）科研文字材料：各种合同（协议书）、任务书、科研报告、调查

报告、开题报告、实验报告、鉴定证书、发明申请书等。

（3）基建文字材料：各种建议书、任务书、计算书、开工报告、概（预、

决）算、检验分析材料、施工图样等。

（4）设备文字材料：各种申请书、说明书、技术规程、维护保养规程、

设备图样等。

三、财务档案

会计原始凭证和报表中所附的各种借据、书面证明材料、分析报告等。

四、人事档案

职工的招聘（包括公司与员工签订的劳动合同）、履历、培训等。

五、电子档案

计算机磁带、磁盘和光盘等。

六、声像档案

照片、缩微胶片、电影胶片、录像片、录音磁带和唱片等。

第三篇：档案分类一般有以下几类：

一、文书档案：档案分类

（1）党群工作类：党务工作、组织工作、宣传工作、纪检工作、工会工作、共青团工作、协会工作等；

（2）行政管理类：行政事务、治安保卫、审计工作、人事劳资、教育工作、医疗卫生、后勤福利、外事工作等

（3）经营管理类：经营决策、计划工作、财务管理、物资管理、企业管理等

（4）生产管理类：生产调度、质量管理、能源管理、安全管理、科技管理、环境保护、计量工作、标准化工作、档案与信息管理、基建管理、设备管理、合同等

二、科技档案

（1）产品文字材料：各种任务书、建议书、协议书、说明书、鉴定书、试验大纲、试验报告、分析报告、审查报告、运行报告、总结、产品图样等

（2）科研文字材料：各种合同（协议书）、任务书、科研报告、调查报告、开题报告、实验报告、鉴定证书、发明申请书等

（3）基建文字材料：各种建议书、任务书、计算书、开工报告、概（预、决）算、检验分析材料、施工图样等

（4）设备文字材料：各种申请书、说明书、技术规程、维护保养规程、设备图样等

三、财务档案

会计原始凭证和报表中所附的各种借据、书面证明材料、分析报告等。

四、人事档案

职工的招聘、履历、培训等

五、电子档案

计算机磁带、磁盘和光盘等

六、声像档案

照片、缩微胶片、电影胶片、录像片、录音磁带和唱片等

第四篇：集体林权制度改革档案分类集体林权制度改革档案分类

一、林改综合类

（一）上级机关的有关材料

1、上级机关召开的会议材料

重要会议材料：通知、名单、议程、报告、讲话、讨论通过的文件、决议、纪要等文件材料。典型材料、代表发言。一般会议材料：纪要、通知、总结、讲话、报告、典型材料、代表发言。

2、上级机关颁发的文件材料。

属于林改政策并要执行的重要文件、属于林改政策并要执行的一般文件。

3、上级机关印发的出版物、简报、情况反映、工作动态等。

（二）、本机关的有关材料

1、本机关召开会议材料。

2、本机关党组（党委）和行政办公会的纪要、会议记录、讨论通过的文件。

3、本机关制发的文件材料。

4、本机关形成的工作计划、总结、报告。

5、本机关检查下级机关工作、下级机关报送的整改情况、调查。研究形成的文件材料。

6、本机关处理人民来信、来访的文件材料。

7、本机关受到上级机关表彰和先进工作者的文件材料。

（三）集体经济组织有关材料

集体经济组织召开的村民会议或村民代表会议通过的文件材料。通过并签名的林改方案、会议记录、表决票、签收通知、会议签到记录。

（四）下级机关的有关文件材料

下级机关报送的总结、报告、统计报表、典型材料。

二、确权类

（一）登记材料

1、本机关登记管辖范围内的。

经县级以上人民政府批准生效的林权登记申请表及其附件，林权登记，地理信息系统及各类测量表，毗邻单位（个人）定界意见表，林地平面图或地形图，本人身份证复印件，承包（流转）等确权合同书，林权登记公示材料等登记规定要求提交的其他有关文件。

申请登记的权属证明材料。即林源依据，包括林权证（自留山证）、土地证、农业合作化、“四固定”以及林业“三定”时期确定的权属证明，当时有权批准的机关的批准文件、协议、协约或赠与协议等，村民（村民代表）会议通过的明确集体林分配的林改方案；退耕还林工程中退耕地的农村土地承包经营权证；原权源依据遗失的，有逐级组织证明，并经县级以上林业主管部门核实认定的材料。

2、登记规定要求提交的其他有关文件。

非本机关登记管辖范围但林地所有权、使用权属于本辖区国有、集体单位的。经县级以上人民政府批准生效的林权登记申请表及其附图（副本或经该登记机关存档的复印件）。申请登记的权属证明材料（副本或经该登记机关存档的复印件）。登记规定要求提交的其他有关文件（副本或经该登记机关存档的复印件）。

（二）本机关登记管辖范围内的林权界限拼图

各集体经济组织和相邻国有单位的林地所有权界限拼图。集体所有林地，该集体所有林地单位内林地使用权界限拼图。

（三）、本机关登记管辖范围内的林权登记台账。

（四）、本机关登记管辖范围内的林权证发放登记表。

（五）、本机关登记管辖范围内的计算机数据资料（光盘）。

（六）、本机关登记发证前公示文本。

（七）、本机关组织的林权现场勘查材料及图册。

（八）、本机关登记管辖范围内的林权登记代码文件材料。

（九）、本机关购林权证数量及其编号材料。

5、预备役军官登记表;

6、转业干部转服预备役审批表;

7、只生一个孩子审批表。