《抓好三个主要环节，提高公文处理质量》

抓好三个主要环节，提高公文处理质量

一、发文管理的主要环节是办公室审稿发文管理流程通常由8个环节组成：部门起草→部门领导审阅→办公室秘书审稿→办公室主任复审→相关领导会签→主管领导签发→办公室秘书核稿→办公室文书制发。在过程中经常出现的问题有：

（一）部门起草文件格式不符合要求，质量不高。这主要是起草人员文字表达能力不强，再就是部门领导审稿不仔细。

（二）部门发文流程不规范，不经过部门领导审阅或是部门领导提前审阅但不在流程上体现。这主要是发文部门不遵守发文规则，没有按照既定流程进行。

（三）文稿审核把关不严。主要在于秘书没有认真审稿，办公室主任没有复审。

（四）文件制发不规范。主要有格式不规范，单位名称使用不规范，附件、附注标识不准确等现象，也是办公室的责任。发文管理最重要的环节在办公室。对发文经常出现的问题，除了要加强对相关人员的专业培训外，更重要的是办公室审核，秘书人员要仔细核对，严格把关，对不符合要求的文稿要予以驳回，要严格要求发文流程的每个环节都养成认真仔细、层层把关的良好习惯，这样就会大大提高文件的制发质量。

二、收文管理的重要环节是部门阅文收文管理流程一般由8个环节组成：文书接收文件→办公室主任审批→分管领导批示意见→文书根据领导批示流转至相关部门→部门领导阅办文件→文件返回至文书→文书反馈办文结果→文书结束流程。收文流程中经常出现的问题有：

（一）文件归档资料不全。一份完整的档案文件由正式文件、拟文纸和底稿三部分组成，正式文件和拟文纸一般不会缺失，但底稿就容易出现问题：一是没有修改痕迹。有时为了页面整齐、美观，会在某个环节将修改痕迹消除，底稿已同正式文件内容完全一样，没有了参考价值；二是电子版底稿不保存。底稿的意义在于修改前后的对比，对办公室秘书来说，经常翻阅底稿，可以研究领导的思路，尽快地写出符合要求的文章。如果不保存底稿，缺少了可以随时查阅、对比的资料，会给工作带来诸多不便。

（二）部门外出开会带回的文件和上级机关对口发送到部门的文件，没有按规定交回办公室进行规范处理，而是由本部门自行处理，致使文件处理不规范，办理不及时，甚至造成文件丢失，无法归档。

（三）不归纸质版文件档案。现代企业提倡无纸化办公，但对文书档案部门来说，却仍然要“两条腿”走路，也就是说，在进行电子版文件归档的同时，必须同时保存一份纸质档案。因为当办公自动化系统的服务器发生故障时，很容易丢失数据，一旦造成数据丢失，档案部门的损失就不可弥补了。文件的立卷归档工作主要在办公室。办公室的文书、秘书要加强在公文处理过程中的责任心，提高对立卷归档工作的认识，只有办公室对这项工作重视了，才会加强这方面的管理，保证文件处理的每一个环节都不放松。综上所述，公文处理是一项需要高度用心负责的工作，它既需要办公室的工作人员认真仔细，严格管理，又需要与多个部门加强交流，团结合作。整个处理流程环节多，人员广，但只要抓好了办公室审稿、部门阅文、办公室归档这三个主要环节，就能让每一个环节都丝丝相扣不脱节，大大提高公文处理的质量，自然也就能提升办公室的整体工作水平。