《人事档案管理办法》

人事档案管理办法

1.目的

为了规范公司人事档案的管理，形成人事档案管理制度，有效的保护和使用档案，为公司各级部门提供开展工作的基础依据，根据相关法律和法规，制定本办法。

2.范围

3.总则

人事档案工作是人力资源部工作的重要组成部分，也是公司档案工作的重要组成部分，它是为了贯彻执行公司的人才战略、方针政策、为了选贤举能，知人善任，历史地全面地考察了解和正确选拔使用人才服务的，是公司人力资源部按照公司的政策，组织本部门及相关部门人员对公司员工在工作中和学习中形成的个人经历、学业情况、培训情况、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作业绩、工资待遇、岗位变动等一系列内容及时进行记载，它是反映个人成长历史的重要凭证和依据，由人力资源部实行集中统一管理。

4.职责

4.1人力资源部应为每位员工个人建立人事档案，并集中对档案进行收集整理、保管统计、借阅传递等管理工作。

4.2员工个人应按照公司要求及时提供真实准确、详细完善的资料。

4.3档案管理人员应严格遵守阅档保密制度，不得在公共场所及无关人员面前议论人事档案内容，不得转借给无关人员翻阅；未经审批不得向外公布人事档案内容。

4.4人事档案的交接和传递必须由档案管理双方亲自交接，并建立档案交、接台帐（附件1人事档案资料交接清单）。

4.5人事档案必须由人力资源部档案负责人保管。

5.管理制度5.1案卷内容

5.1.1卷内目录

见附件2人事档案目录5.1.2入职资料

人员应聘登记表

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8张一寸红底免冠照片身份证正反面复印件户口本户主页及本人页复印件毕业证、学位证（或学历证明）复印件

解除（终止）劳动合同证明原件（或离职证明、失业证复印件）无劣迹证明原件

特殊工种作业操作证原件/复印件（焊工、电工、天车工、起重工、司炉工、叉车司机、电瓶车司机）各种资格证和职称的复印件参加过各种培训的证书复印件

应届大学毕业生还应包括：报到证、户籍迁移证明原件

5.1.3在职资料

员工本人签字确认后的劳动合同/劳动协议文本；员工转正、转岗相关材料。

5.1.4调薪资料

工资变动审批表及通知书，提职晋级审批及考核、奖励工资审批表、各种待遇审批手续、个人申请类档案存于《薪资档案》，此类档案分门别类，建立检索目录。

5.1.5职务任免文件

审批及通知文件。

5.1.6异动文件、奖惩材料

各类申请书、职称职务评聘、考察、考核、奖惩材料、在职期间病假相关手续（诊断、病志等）等工作学习中形成的可以反映其德、能、勤、绩等文件材料，进入档案。

5.1.7考核、评定工作中形成的有关材料

与个人工资收入考核有关的资料存入《薪资档案》

5.1.8离职资料

①离职申请、离职交接、考勤表、解除劳动关系证明等材料。员工离职后档案仍旧保存。

②未领取完毕的解除劳动关系证明可单独存档保管，建立明细及领取签收记录。

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5.1.9其他应归档的资料5.2员工档案归档时间

5.2.1例行常规资料归档时间定于每月30日交接完成上月产生的人事资料，对于特殊重要资料应在次日内归档。

5.2.2对于新入职员工的入职资料，人力资源部门应在员工入职当日，将与员工个人有关的材料，进行整理、编号、装订，进行归档。

5.2.3其它归档的资料，由人力资源部门相关人员在该事项完成后的五个工作日内，将相关材料装订，存入该员工的人事档案。（应有纸板、电子版人事档案交接表格见附件1）

附件1：人事档案资料交接清单附件2：人事档案目录

附件3：借阅、领取人力资源相关资料申请表附件4：档案明细表

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